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Guía y plantilla para cumplir con la norma sobre el registro horario y evitar las sanciones

Autónomos y Emprendedores | 14 de Mayo de 2019

El Ministerio de Trabajo, Seguridad Social y Migraciones ha publicado una guía para explicar cómo ha de cumplimentarse el registro diario de la jornada de los trabajadores en plantilla. Las sanciones a las que se expone el autónomo pueden alcanzar los 6.250 euros. Asimismo, Autónomos y Emprendedores facilita una plantilla para llevar el control del horario de sus empleados.

El domingo 12 de mayo entró en vigor el Real Decreto que obliga a los autónomos, las pymes y las grandes empresas a registrar la jornada de trabajo de su plantilla o, lo que es lo mismo, insta a que todos y cada uno de los asalariados de España 'fichen' cada día independientemente del tamaño del negocio. La medida no sólo ha sido duramente criticada por las asociaciones que representan han colectivo de trabajadores por cuenta propia y por las patronales de la gran empresa sino que, además, ha generado un cierto caos en los pequeños negocios que cuentan con empleados a su cargo

En medio del embrollo, el Ministerio de Trabajo ha salido al paso publicando una “guía práctica” sobre cómo aplicar el registro horario y evitar las sanciones que acarrea el incumplimiento.

  • ¿A quién se aplica? A la totalidad de los trabajadores, inclusive a los considerados “móviles”, como comerciales, temporales o trabajadores a distancia. Las únicas excepciones se dan en las “relaciones laborales especiales” -servicios del hogar, artistas, deportistas, estibadores o discapacitados- y personal de alta dirección (consejeros y miembros de órganos de administración de empresas) siempre y cuando su actividad se limite al desarrollo de los cometidos inherentes al cargo. Tampoco tendrán obligación de registrar la jornada los trabajadores con contrato a tiempo parcial y los que cuentan con registros específicos sobre jornadas especiales de trabajo, como puede ser algunos transportes por carretera. Asimismo, los autónomos persona física sin empleados quedan fuera de esta obligación.
  • ¿Qué ocurre si hay un pacto de libre disponibilidad? También se deberá registrar la jornada diaria. En este caso Trabajo interpreta “que la retribución obtenida por el trabajador compensa de manera proporcionada la existencia del tiempo de trabajo”. Este supuesto afecta entre otros a periodistas o médicos de los servicios privados de salud.
  • ¿Y en el caso del teletrabajo o de los empleados tengan horario flexible? de igual manera se deberá llevar el registro diario de jornada. Ahora bien, al ser la jornada variable éste “deberá ponderarse y globalizarse” en cómputo mensual. Por ejemplo, un empleado podrá realizar una jornada de diez horas si éstas se compensan con otras de menor extensión en cualquier momento del mes en curso. En el caso del teletrabajo, el empleado podrá utilizar hojas o “instrumentos similares de autogestión”, sin perjuicio de que el empresario pueda controlar la veracidad de lo declarado por el trabajador.
  • ¿Cómo debo proceder si subcontrato algún servicio con otra empresa? Será la empresa subcontratista la responsable de que se cumpla el registro horario. No obstante, si la actividad se presta directamente en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar que los empleados utilicen los sistemas de establecidos en ésta última, aunque la conservación y mantenimiento de la documentación de los registros diarios siempre será de la empresa que sea subcontratada. “De esta manera se asegura la mayor fiabilidad de la jornada realizada”, aclaran en Trabajo.
  • Si contrato a un empleado a través de una Empresa de Trabajo Temporal (ETT), ¿debo ser yo quién lleve el registro? Sí. Y también deberá conservar los registros durante el periodo de cuatro años que se establece en la normativa. Aunque debido a que es la ETT quien asume el pago de los salarios y de las cotizaciones sociales tendrá que acordar con ésta el procedimiento de aportación de los registros con en fin de que se pueda cumplir con todas las obligaciones derivadas de la relación laboral.
  • ¿Qué medios puedo utilizar? La normativa no especifica ninguno en concreto, por lo que servirá “cualquier sistema o medio en soporte papel o telemático” que proporcione “información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”. A este respecto, cabe destacar que según un informe de la consultora Aggity el 47% de los negocios llevará el registro de forma manual. Lo que sí debe permitir es que el registro se lleve a cabo diariamente. En el caso de dispositivos digitales o sistemas de videovigilancia o geolocalización la regulación exige el respeto al derecho a la intimidad recogido en el Estatuto de los Trabajadores.
  • ¿Y para la conservación del registro durante los cuatro años obligatorios? Al igual que en el caso anterior será válido cualquier medio siempre que “se garantice su preservación y la fiablidad e invariabilidad a posteriori del contenido”.
  • ¿Qué conceptos ha de incluir el registro diario de la jornada de trabajo?  El nombre del trabajador, la hora de entrada y salida, las horas ordinarias y horas complementarias. Asimismo, Trabajo sugiere que se incorporen las pausas previstas diariamente (comida, desayuno…) para garantizar que todo el tiempo se corresponda con horas de trabajo efectivo. Autónomos y Emprendedores, les facilita más abajo una plantilla para que pueden emplear para registrar la jornada de sus trabajadores [Al final del artículo encontrarás la plantilla disponible para descargar].
  • ¿Me puede pedir el comité de empresa el registro? Si, siempre que tenga como objeto “el intercambio de opiniones y la apertura de diálogo” con el autónomo empleador o empresario y se emita un informe previo por parte de dicho comité. Éste deberá también emitir un informe posterior en un plazo de quince días contados a partir de la solicitud y remisión de la documentación correspondiente.
  • ¿Tengo que tener el registro a disposición de los trabajadores? Sí. Interpretándose como tal que sea posible acceder al mismo en cualquier momento. Es decir, deberán permanecer en el centro de trabajo o ser accesible desde el mismo de manera inmediata.
  • ¿A qué sanciones me enfrento y desde cuándo si no cumplo con el registro horario? La cuantía de las sanciones puede ascender hasta 6.250 euros. En a las actuaciones inspectoras están en marcha desde que entró en vigor la normativa, es decir, el día 12 de mayo.
  • ¿Hay que llevar también un registro de horas extraordinarias? Según se deduce de la guía publicada por el Ministerio de Trabajo sí, ya que el registro diario de jornada y el correspondiente de horas extraordinarias son "obligaciones legales independientes y compatibles". En este último habrá de constar la jornada de cada trabajador y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones. Asimismo, se deberá entregar copia del resumen al trabajador.

Caos en 600.000 actividades de autónomos

En su cuenta de Twitter el presidente de ATA (Federación Nacional de Asociaciones de Autónomos), Lorenzo Amor, describe el impacto de la medida con un símil automovilístico “es como si se pusiera un limitador de velocidad a todos los coches por que hay algunos conductores que circulan a 180 km por hora”. Asimismo, en una entrevista con Radio Nacional de España realizada ayer lunes Amor, puso el acento en las 600.000 actividades que no se ejercen en un centro de trabajo como tal. Además, “es una traba para la creación de empleo. (La medida) va contra la flexibilidad laboral y supone retrotraerse al siglo XIX, a la época de la mina”.

Su homólogo en UPTA (Unión de Profesionales y Trabajadores Autónomos), advirtió la pasada semana de que la cuantía de las multas podría elevarse hasta los 6.250 euros, lo que acabaría con los negocios de muchos autónomos que empiezan ahora a superar el bache de la crisis.

Por su parte, la patronal de las pequeñas y medianas empresas, Cepyme, se hacía eco de las “numerosas e importantes dudas” de la norma mediante un comunicado. En este también, se alertaba de “las dificultades de las pymes para adaptarse” de las “nuevas cargas y costes económicos” que conllevará.

Algo que también apunta Esther González Arnedo, del EAE, “las empresas se van a ver obligadas a implantar tecnología y procedimientos de control que en muchos casos antes no tenían, con el consiguiente esfuerzo e inversión. En ningún otro país de Europa existe en la actualidad una norma tan rígida, que no tiene sentido ni para todas las empresas ni para todos los niveles”. E insiste en que “controlar el exceso de horas trabajadas es una solución cortoplacista y no ataja el problema de fondo: la cultura de la empresa española que fomenta el ‘calentar la silla’. Añadir un sistema de control de horario no va a cambiar esto, más bien lo incentivará en muchos casos”.

Se da también la paradoja de que la medida se opone a la razón de ser del teletrabajo.  “En el mundo de la conciliación y el teletrabajo hablar de registros horarios es dar un paso atrás”, afirmó el presidente de ATA en declaraciones a Autónomos y Emprendedores.

Asimismo, “la medida es un corsé para los comisionistas que optan voluntariamente por hacer horas extraordinarias en los fines de semana. ¿Qué va a pasar con ellos?”, cuestiona el abogado laboralista, Alberto Ara.

Carlos Cid, profesor de recursos humanos del EAE Business School pone igualmente el acento en la inseguridad jurídica que genera la norma,  “en ella se registra el horario de inicio y fin pero ¿qué sucede con las pausas intermedias? Si el sistema de fichaje es mediante web ¿cabe exigir al trabajador que fiche con sus propios medios tecnológicos, como el teléfono móvil?, ¿qué ocurre en caso de discrepancia entre empresa y trabajador respecto de lo que consta en su registro?”.

La inspección va a actuar

Tal y como se deduce de las declaraciones vertidas ayer por la ministra de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, Magdalena Valerio, la inspección de trabajo va a se inflexible. “Nadie se lo ha tomado en serio. Ha habido dos meses para cumplirlo y, desde luego, la Inspección de Trabajo va a actuar”, afirmó ayer en un desayuno informativo. Valerio, además, echaba balones fuera en relación a las lagunas que deja la redacción de la norma “si hubiésemos concretado un registro de jornada nos habrían dicho que el sistema era inflexible”.

El objetivo del registro laboral es doble. Por un lado combatir la precarización del mercado laboral ya que facilita la conciliación laboral y, en teoría, los salarios por el afloramiento de las horas extraordinarias. Asimismo, desde Trabajo consideran que la medida supondrá un pico en términos de recaudación, ya que en la actualidad muchas empresas no estarían cotizando por el salario correspondiente a la jornada que verdaderamente se realiza. La iniciativa pretende a su vez ser un complemento al Plan de Choque contra el uso abusivo de la contratación a tiempo parcial que se recoge en el Plan Director que hasta diciembre del pasado año permitió incrementar la jornada a 8.824 trabajadores.

Según los datos manejados por Trabajo, obtenidos  a partir de la Encuesta de Población Activa (EPA), cada semana de 2018 se realizaron de media 6,4 millones de horas extraordinarias en España. Asimismo, el 48% de los trabajadores que las realizan declaran que éstas no le son abonadas. Siendo los sectores de comercio y hostelería donde mayores abusos se producen.

Desde el ministerio que dirige Valerio, exponen también que “el 35% de las denuncias por incumplimientos empresariales en materia de relaciones laborales recibidas por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social se referían al tiempo de trabajo”.

Registro Jornada plantilla 1

Imagen de una plantilla de registro de la jornada laboral.

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