Siete claves para no tener problemas de liquidez

Controlar el dinero que entra y sale del negocio es el caballo de batalla de cualquier autónomo. Es uno de los principales factores para evitar que se produzca una crisis de liquidez y que ésta impida pagar a tiempo las facturas. No importa tanto si la empresa está vendiendo mucho o si está experimentando crecimientos exponenciales, como que exista un flujo de caja para poder hacer frente a los pagos corrientes del día a día de un negocio. No poder atender a los compromisos de pago porque no hay dinero en caja es el preludio de la muerte de un negocio. 

Alex Jordan, director general de Hyperlink Media, agencia de marketing digital londinense, asesora de empresas y colaboradora de Sage, enumera las siete claves para mantener el flujo de caja bajo control y evitar problemas:

1. Hacer una previsión del dinero en efectivo

Jordan aconseja fijar objetivos a corto plazo, entre seis a doce meses, para no perder el control de las finanzas y evitar déficits. Para prever un flujo de efectivo, recomienda una simple hoja de cálculo que refleje los ingresos y los gastos de cada mes.

“Ten en cuenta las eventuales variaciones estacionales (las facturas de calefacción serán más altas en invierno, por ejemplo). Considera los costes fijos y variables en tus previsiones y sé realista; inclúyendolo todo”.

2. Llevar el control de los pagos

Es clave enviar las facturas puntualmente y no demorarse con las que ya están vencidas. “Vale la pena fijar claramente los plazos de pago con los proveedores desde el principio; 30 días es un plazo estándar”, señala Jordan.

Es un deber del autónomo anotar los plazos pago de sus clientes y tener en cuenta las posibles irregularidades o retrasos que pudiesen ocasionarse. “Las deficiencias en el pago de un cliente pueden llevar a un negocio a la quiebra”, por lo que saber cuándo pagarán ayudará a controlar la caja.

3. Gestionar bien el stock

“Una gestión eficiente del stock es tan importante como la gestión de la propia caja. Trata de conciliar los registros de tus existencias a la vez que tu cuenta bancaria, ya sea semanal o mensualmente”. De esta manera será más sencillo controlar las existencias en stock y, así, definir correctamente que se necesita reponer.

Un sistema de control de existencias efectivo y bien gestionado influirá positivamente en la tesorería del negocio, ya que nunca se incurrirá en excesos ni escasez de productos.

4. Mantener una relación cordial con los bancos

Es habitual que los negocios necesiten la ayuda, sobre todo en las fases de inicio de la actividad, de entidades de crédito o prestamistas. Es una manera a la que se recurre en gran medida para obtener liquidez rápidamente.

Alex Jordan recomienda tener una buena relación con ellos. “Mantenlos informados de cualquier gasto imprevisto o cambio en las previsiones. Establecer una relación positiva, basada en la confianza, con los bancos y prestamistas, te permitirá tener un trato favorable en caso de que tu negocio necesite apoyo financiero en el futuro”.

5. Recurrir al crédito

El asesor de empresas ejemplifica este factor: “imagina que tu negocio está creciendo rápidamente; digamos que acabas de firmar un nuevo contrato con un cliente y te preocupa no tener suficiente capital para cubrir tus gastos generales. No dudes en acceder a una línea de crédito de un banco o entidad financiera, ya sea un crédito en descubierto o un préstamo a corto plazo”.

Según Jordan, ésta es una opción viable en muchos casos, ya que la mayoría de los bancos tienden a conceder préstamos a los negocios que puedan mostrarles un borrador de contrato de servicio o una carta de intenciones. Así, una vez que el cliente pague, el autónomo podrá pagar su deuda, sin olvidar añadir los intereses que el banco o entidad financiera en cuestión imponga por el periodo de tiempo durante el que ha prestado el efectivo.

6. Ajustar los gastos

Es necesario estudiar la frecuencia con la que se paga a los proveedores, los impuestos, o los servicios públicos, entre otros. “¿Puedes hacerlo por plazos o flexibilizar dichos pagos?”. Aquí entra en juego la capacidad de negociación para conseguir acuerdos favorables para el negocio.

“Revisa igualmente todas esas pequeñas cosas que, juntas, te cuestan más dinero del que crees. Como dicen los británicos, <<cuida de los peniques, que las libras se cuidarán ellas solas>>”.

7. Anticiparse a los problemas

Por último, hay que ser capaz de identificar posibles problemas de tesorería con antelación, actualizando con frecuencia las previsiones de efectivo, observando las condiciones del mercado, no perdiendo de vista a los clientes que puedan estar sufriendo dificultades, y tomando medidas en cuanto se detecta un problema.

“No entierres la cabeza como el avestruz, esperando que el problema desaparezca por sí solo. Mantener controlado tu flujo de caja te permitirá abordar los problemas de manera rápida y eficaz. Y, ante cualquier cosa que te preocupe, habla con un contable, un inversor o una asesoría o despacho profesional”, concluye Alex Jordan.