Tres reglas que deben cumplir los negocios para sobrevivir a la digitalización de las administraciones

En un contexto incierto en el que se han encadenado dos crisis económicas fulminantes para el país en general, y el tejido empresarial en particular, las empresas españolas deben afrontar un nuevo reto que viene a unirse al conjunto de desafíos que tienen que cumplir para sobrevivir en un mundo de competencia global.

En este sentido, podría decirse que cualquier empresa, independientemente de su tamaño (ya sea una gran empresa o un comercio de barrio), del sector en el que actúe, de su localización y del territorio en el que radique, está obligada a gestionar todos los trámites y gestiones con las Administraciones autonómicas, locales y centrales de forma exclusivamente digital.

Del mismo modo, todas las comunicaciones y notificaciones que las Administraciones quieran hacer llegar a las empresas, se van a canalizar exclusivamente vía electrónica. Lo cierto es que como consecuencia de que la Administración se ha digitalizado, se ha producido un apagón analógico, es decir, la Administración ha desaparecido para las empresas, o mejor dicho, se ha virtualizado.

De forma paulatina y gradual, desde 2010, los funcionarios y las ventanillas, las oficinas y las citas presenciales han ido encaminándose hacia su cierre definitivo. Ahora la Administración es 100% digital. Por responsabilidad corporativa, obligación legal, y por una mera razón de supervivencia, todas las empresas deben mantener una relación recurrente y continua con las más de 10.000 Administraciones y Organismos Públicos de las que dependen para mantener sus negocios a flote.

Tres reglas que deben cumplir los negocios

Gestiones y trámites, por un lado, y comunicaciones y notificaciones electrónicas, por otro, en el tema impositivo de cotizaciones sociales, licencias, autorizaciones y, ¿por qué no?, subvenciones, ayudas y contratas. Los administradores de todas las empresas deben digitalizar sus negocios para poder mantenerlos cumpliendo al menos estas tres reglas:

Primera: Crear una identidad digital

Asegurar la mínima capacidad operativa necesaria para comunicarse y relacionarse con la Administración Pública. En definitiva, ser capaz de acceder e identificarse ante las mismas. Para todo ello es imprescindible disponer de un certificado digital en vigor. Un certificado digital es la identidad y la firma válida de una empresa en el mundo electrónico. Hoy en día existen herramientas que
permiten a cualquier empresa crear una identidad digital de forma inmediata, sin  desplazamientos ni trámites, en solo tres clics.

Segunda: Seguridad e inviolabilidad de la identidad

El certificado digital tiene una trascendencia e implicación mayor de la que muchos imaginan. Si el titular del mismo, es decir, el representante de la empresa, cede su posesión y claves a un tercero, ese tercero poseerá su identidad y firma, con la que puede hablar en nombre de la empresa frente a las Administraciones Públicas y a cualquier tercero.

Esto sucede todos los días por la lógica y normal fluidez del tráfico mercantil en cualquier empresa, pero trae consigo un problema y es que la cesión de la representación de la empresa se otorgue a quien no posee cualificación para ello. Establecer protocolos y medidas de  seguridad que permitan garantizar la integridad digital de la empresa es posible gracias a recursos que centralizan de forma segura y gestionan de manera inteligente el acceso controlado al  certificado digital, garantizando su inviolabilidad. 

Tercera: Gestión de las notificaciones electrónicas

Desde 2010 las Administraciones Públicas solo notifican de forma electrónica a las empresas. Es más, su única obligación es poner a disposición del interesado dicha notificación en su propia Sede Electrónica. Por ejemplo, la TGSS solo deposita las notificaciones en su propia web www.tgss.org. El interesado, cada empresa, tiene la obligación de entrar continuamente en las webs de las más de 10.000 Administraciones Públicas para comprobar si tiene alguna notificación a su disposición.

Una gestión inabordable, con el agravante de que solo dispone de diez días para recogerla. Si no lo hubiera hecho en este plazo, la Administración da por notificada, produciendo todos los efectos que tal procedimiento quisiera iniciar. En este caso la empresa podría perder sus derechos de recurso y defensa ante la Administración. Afortunadamente, gracias a la evolución de la tecnología, hoy contamos con soluciones desasistidas, automatizadas, 100% gestionadas, completas y garantizadas para  la gestión, recogida y entrega al interesado de cualquier Notificación Electrónica.