La ruina de las reuniones

La popular Teoría del Sobre ya nos advierte del papel estelar de las reuniones en las empresas. Si bien todo junior que entra a trabajar en una empresa, inicialmente se dedica a trabajar todo el tiempo, según va adquiriendo experiencia y la empresa le va reconociendo, le da la responsabilidad de supervisar a un equipo de de personas que cada vez es más numeroso o de mayor nivel.

Durante este proceso, las reuniones empiezan a cobrar un protagonismo progresivo en el quehacer diario del empleado, y cada vez va dedicando más tiempo a las reuniones, en detrimento del trabajo, la creación y la aportación directa en la generación de valor. Hasta que llega un momento en el que el empleado tiene que dedicar su tiempo para reunirse, sin poder realizar otra actividad.

Si el empleado sigue siendo reconocido en la empresa, sigue escalando puestos de mando intermedio hacia la dirección. En esta segunda parte del proceso, el aspirante a Alto Directivo empieza a reunirse un poco menos y las comidas de trabajo, los cócteles y demás eventos empiezan a cobrar un mayor peso específico en detrimento de las reuniones normales de trabajo, siendo un tipo de reunión diferente a la de menor nivel que se realiza sólo en los despachos y salas de reuniones.

Por lo tanto las reuniones tienen un peso específico enorme en las empresas. Son muchas las reuniones que se mantienen diariamente, en muchos casos sin un objetivo claro, sin una agenda definida, con la asistencia de más gente de lo que tendría sentido, algunos de los cuáles no pintan nada y no tienen nada que aportar, que duran más tiempo de la cuenta y que terminan si un resumen de acciones a tomar como consecuencia de lo tratado en la reunión, obviamente sin responsables de las acciones pues no se ha acordado nada y sin una fecha de compromiso para resolver el tema para el que supuestamente se estableció la reunión.

Cuando intentas localizar a alguna persona de Mando Intermedio para arriba en una empresa, la respuesta que siempre encuentras es que esté reunida y lo más triste es que es verdad. Todos aceptamos que hay algo que no se está haciendo adecuadamente, pero seguimos con el hábito de la reunión, unas veces para justificar el trabajo y consumir tiempo, otras veces para ocultarse entre varios y eludir responsabilidades.

El resultado es que hay un porcentaje muy alto de reuniones que no aportan valor a la empresa, pero es mucho más grave, porque además suponen un coste enorme que la empresa no tiene donde contabilizar y por lo tanto no controla.

Hagamos un pequeño ejercicio, supongamos que convocamos una reunión en la que vamos a estar presentes cinco directivos, cuyo coste empresa es de aproximadamente 150 euros y cuya duración es de una hora.

El coste de la reunión es de 750€, supongamos que es una reunión de periodicidad diaria, lo que asumiendo 250 días de trabajo nos llevaría a un coste de casi 200.000€ al año. Si además en la empresa se producen unas 20 reuniones al día de este tipo y con características similares, nos encontraremos con un coste para la empresa por el concepto de reuniones de algo menos de cuatro millones de euros al año, un coste que repercute directamente en los beneficios. Es algo para pensarse, pero que nadie se preocupa porque este coste no aparece contabilizado en ningún sitio y consecuentemente no se aprecia a primera vista en la cuenta de resultados, aunque le afecte de forma brutal.

Además, si a estas prácticas le sumamos el coste de tiempo de los famosos 5 minutos de cortesía, que deberían serlo de descortesía, tendríamos unos costes de aproximadamente 300.000€.

En el 80% de las reuniones no se establecen ningunas conclusiones válidas, por no haber sido convocadas con unos objetivos claros y concretos. Para realizar un plan de acción con responsable y fecha, tendríamos un coste de aproximadamente tres millones de euros sin ningún retorno y si las reuniones se alargan innecesariamente unos 30 minutos aproximadamente por no estar convocadas con una agenda concreta, el coste innecesario sería de aproximadamente dos Millones de euros al año. Y si los asistentes de los que se ha convocado sólo 3 pueden aportar realmente al objeto de la reunión, pero a los otros dos se les ha invitado para que no se sienten mal, estaríamos desperdiciando en torno al millón y medio de euros.

Las cifras son muy serias como para replantearse el esquema de reuniones de las empresas. Hay que cambiar la cultura, empezando por convocar sólo reuniones con objetivos claros y concretos, invitando a participar sólo a los que pueden aportar sobre el tema y no a los que se pueden enfadar por no ser invitados, con una agenda concreta, empezando a la hora en punto, olvidándose de la mala práctica de los cinco minutos de cortesía, estableciendo como tiempo de duración ideal no más de 20 a 30 minutos y terminando la reunión con algún punto de acción, con personas que se responsabilicen del tema y una fecha en la que la acción deba concretarse.

Alguno de los hombres más ricos del mundo mantienen sus  reuniones diarias en entorno abierto y con todos los asistentes de pié, para ayudar a que las reuniones sean lo más breve posible, un ejemplo a seguir.