Domingo. 16.06.2019
Opinión

Protección de datos y el síndrome de Diógenes

Protección de datos y el síndrome de Diógenes

No pretendo frivolizar con esta grave enfermedad, que tantos problemas acarrea a las personas que la sufren y a las que las rodean, pero, aplicado a la protección de datos, los autónomos y empresas españolas lo sufrimos todos. No hay manera de que eliminemos papel o datos informáticos que son obsoletos y que ya no necesitamos para nada. Los eliminamos en ocasiones y, solamente en relación a la documentación en papel, sencillamente porque nos ocupan espacio, si no, ahí seguirían.

Las excusas que ponemos para conservarlo todo son múltiples y la mayoría muy banales. Y si algún día lo necesito… y si ese trabajador un día necesita un certificado… y si….

Me gustaría recordaros que, al menos en relación a los datos personales, la normativa que los regula nos obliga a suprimirlos, independientemente de que su tratamiento se realice en soporte papel o informático, una vez cumplida la finalidad por la que se obtuvieron y cuando hayan finalizado los plazos de prescripción legales que nos obliga a conservarlos para inspecciones u otros trámites, en cuyo caso, deberán custodiarse bloqueados.

¿Qué sentido tiene guardar datos laborales de antiguos trabajadores pasados los años en los que puedo sufrir una inspección laboral, de la Seguridad Social o Hacienda, o un currículum de un candidato de hace dos años o más, si cuando busquemos un trabajador seguramente pondremos un anuncio y ni nos acordaremos de que tenemos una carpeta apolillada con montones de currículums?

Hemos de tener presente que la Ley de Protección de Datos Personales, como he comentado, nos obliga a destruirlos, es más, con la aplicación del nuevo Reglamento Europeo de Protección de Datos, a partir de mayo de 2018 estaremos obligados a informar a los interesados del plazo de tiempo que conservaremos sus datos.

Hemos de mentalizarnos en ir suprimiendo de nuestras aplicaciones informáticas, documentos de Word, hojas de cálculo Excel, y también en soporte papel, los datos personales que no utilicemos y estén desactualizados.

Además, en lo que respecta al papel, debemos tomar las debidas precauciones para destruirlos, no vaya a ser peor el remedio que la enfermedad. Los documentos que contengan datos personales se deben destruir, bien por medio de empresas especializadas, actualmente muy económicas, por medio de una destructora o a mano, pero tomando la precaución de romperlo bien, sin que se pueda reconstruir la parte que contenga los datos.

No hace falta que diga que jamás, se debe reutilizar el papel con datos personales ni tirarlo sin destruirlo previamente, ya que corremos el riesgo de que, una vez esté en los contenedores de basura de la calle, alguien abra las bolsas y lo coja o desperdigue, con el consiguiente riesgo de ser denunciados y sancionados por parte de la Agencia Española de Protección de Datos.

Como siempre, recordar que en la página web de la Agencia Española de Protección de Datos (www.agpd.es), hay información con herramientas y consejos para cumplir con la Ley, o también se puede acudir a profesionales especializados en tratar con nuestro colectivo de autónomos, que conocen perfectamente sus necesidades y ofrecen servicios sencillos y acorde a las posibilidades económicas de nuestro colectivo.

Protección de datos y el síndrome de Diógenes
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