La externalización de tareas, clave para la competitividad empresarial

En el día a día de cualquier negocio no todo se reduce a facturar y hacer caja; contrariamente, el autónomo tiene muchos frentes abiertos durante la gestión; establecer el plan de Marketing, registrar la contabilidad, presentar impuestos, elaborar un contrato de trabajo y así una lista de tareas ... muchos autónomos han de enfrentarse con el tiempo y conocimiento limitados. ¿Por dónde pasa la solución? Por la externalización de tareas, o en el argot empresarial, el outsourcing, que en términos coloquiales se reduce a la subcontratación. 

Ventajas de la externalización de tareas

Hay cuatro caballos de batalla en los que va a redundar de forma directa la externalización de tareas: 

• Productividad: A través de la subcontratación podrás dedicarte a aquellas tareas que realmente dominas y despedirte del tiempo empleado en aquellas actuaciones que realizas sin conocimiento. De esta forma te centras en la propia actividad económica y no en procesos secundarios.  
• Competitividad: La externalización mejora la eficiencia de procesos y la eficiencia favorece la competitividad, reduciendo el riesgo en la inversión.
• Rentabilidad: A todos los empresarios y profesionales les importa su bolsillo. Reducir costes no solo económicos sino de tiempo es uno de los principales objetivos empresariales.  A medio plazo, delegar determinados procesos a terceros aumenta la rentabilidad. 
• Calidad y mejora de los procesos: Solo por medio del outsourcing puedes acceder a personaliza cualificado y especializado que optimice los procesos. 

Factores determinantes para externalizar tareas empresariales

El III Estudio Nacional del Autónomo (ENA), publicado por Infoautónomos en noviembre de 2019, revela que el 74,6% de los autónomos externaliza la gestión fiscal de su actividad económica siendo esta tarea la más subcontratada por el colectivo autónomo. Pero. ¿por qué precisamente esta tarea?, ¿qué factores debes tener en cuenta en el planteamiento estratégico de la externalización de labores empresariales?  Muchos son los autores que en el pasado siglo analizaron y clasificaron aquello que influye en la decisión de externalizar un proceso; pero, lejos de la literatura de los 90, las consideraciones que hoy en día has de realizar son: 

• El tipo de tarea: Empieza por preguntarte qué proceso o tarea pretendes externalizar; si es interno o externo; si forma parte de la producción, la comercialización o la administración; si se va a llevar a cabo dentro de tus instalaciones o fuera… Generalmente no se debe externalizar aquellas tareas que tienen un alto nivel estratégico; aquellas que forman parte de la actividad principal. De hacerlo, perderías el control del negocio y el componente competitivo.
• La frecuencia de la tarea: ¿Merece la pena contratar personal interno para una tarea que no es recurrente? Cuando se trata de una tarea las posibilidades de que contrates personal interno para ello son muy limitadas.
• Los recursos de los que dispones: Y en este apartado hay que valorar: 
  • Recursos Humanos: ¿Cuentas con equipo cualificado para abordar esa tarea? Si gestionas una pyme es probable que cuentes con una plantilla reducida sin especialización para tener competencias accesorias. No ocurre lo mismo en las grandes compañías en la que contar con departamentos específicos de finanzas, marketing o atención al cliente está a la orden del día. 
  • Recursos materiales: Las rutinas empresariales están experimentando un imparable proceso de digitalización que exige disponer de recursos tecnológicos. ¿Cuentas con ellos o necesitas servirte de un tercero? 
  • Recursos económicos: Generalmente la contratación de personal para tareas complementarias tiene un coste más elevado que la diversificación de estas mediante la contratación de terceros.

La gestión fiscal del negocio, entre las tareas más externalizadas

En líneas generales, en el seno de una empresa se puede tercerizar cualquier tarea que no forme parte de la actividad principal pero la fiscalidad y contabilidad figura entre las externalizadas. De hecho, más de la mitad de los autónomos confían en un tercero la gestión fiscal (74,6%) y contable (65,4%) de su actividad económica. El III Estudio Nacional del Autónomo así lo confirma. Y es que la llevanza de cuentas e impuestos no es peccata minuta pues es mucho lo que como autónomo te juegas frente a Hacienda; razón suficiente para sentirse seguro con un servicio de asesoría fiscal con experiencia suficiente para hacerte pagar menos impuestos sin dejar de ser legal. Además, enero es el mes idóneo para conseguir este objetivo a través de un cambio de asesoría pues este mes coincide con el inicio de un nuevo ejercicio y el cierre del anterior. 

Otras las tareas empresariales que autónomos y empresas delegan en un tercero son la atención comercial o al cliente, el mantenimiento técnico, el diseño corporativo, el reclutamiento de personal o la protección de datos. Pon sobre la mesa tus necesidades y las de tu negocio y valora si te conviene o no la externalización de tareas.