Consejos para mejorar la productividad de autónomos y pequeños empresarios
La mayoría de personas ha soñado alguna vez con emprender su negocio y ser sus propios jefes, dedicándose a un sector que les apasione. Sin embargo, la realidad muchas veces puede echarles para atrás, ya que emprender un nuevo negocio es muy estresante y requiere dedicarle una gran cantidad de tiempo a cada detalle, esperando unos resultados que por lo general tardan bastante en llegar.
Uno de los requisitos imprescindibles para que un negocio pueda crecer es tener absolutamente claro dónde se quiere estar en 3 años. Para conseguir esto, no basta con simplemente esperar a la inspiración, definir los objetivos, sonreír y soñar, sino que es necesario dedicarle tiempo cada semana para conectar con esa visión, revisar acciones, volver a planificar y consistentemente trabajar en ello. La mejor forma de conseguirlo sin demasiado esfuerzo es reservando un bloque de una mañana o una tarde (unas 4 horas) cada semana para la estrategia del negocio.
Los autónomos y pequeños empresarios habitualmente se pierden en las tareas urgentes y más cotidianas, lo que le hace llegar al final de cada día con la sensación de haber hecho muchas cosas, pero sin que nada haya sido realmente productivo. No es necesario buscar sentirse ocupado, sino que la meta debe ser buscar ser productivos. Una herramienta sencilla para hacerlo es bloquear cada día entre 30 minutos y 2 horas para aquellas tareas importantes que harán que el negocio crezca, olvidando el cortoplacismo. El mejor momento para ello es el inicio del día, porque el nivel de atención cognitiva y alerta mental es mucho mayor.
Todas estas tareas cotidianas como llamadas, reuniones, emails, presupuestos, visitas, facturación, entre otras muchas otras, son el día a día del empresario y son muy necesarias para el correcto funcionamiento de cualquier negocio, sin embargo cada vez que una persona cambia de una tarea a otra, el cerebro tarda entre 10 y 15 minutos en volver a recuperar el nivel de concentración previo, lo que tiene un impacto negativo en la productividad. La mejor solución en este sentido es trabajar en bloques de tiempo, agrupando tareas de naturaleza similar. Por ejemplo, si hay que llamar a 10 clientes, es mejor hacerlo seguido; también hay que evitar responder emails de forma salteada, es mejor buscar un hueco en el que procesar todos los correos pendientes, y esto funciona igual con cualquier otra tarea.
El gran punto de inflexión que requiere un autónomo o pequeño empresario para que su negocio pueda crecer (y para que pueda tener una calidad de vida aceptable, sin horarios interminables) es la construcción de un equipo con el que tenga la confianza para comenzar a delegar tareas. Aunque esto sea difícil, especialmente por la creencia de que nadie lo hará tan bien como uno mismo lo hace, abordar todas o la gran mayoría de tareas de un negocio crea un cuello de botella que acabará explotando, y finalmente muchas tareas importantes quedarán pospuestas indefinidamente por la incapacidad de llevar todo el peso sobre una persona. En este sentido es esencial elegir qué tarea es la primera que se puede delegar y hacerlo cuanto antes, evitando una saturación innecesaria en acciones que quizás no requieran toda la atención del empresario y aumentando así su productividad.
La productividad real no es simplemente hacer tareas, planificar, organizar la agenda y querer hacerlo todo, sino que está más relacionada con la capacidad para tomar decisiones, liderar, inspirar, evolucionar internamente y hacer que todo esto genere un impacto extraordinario en el negocio. Para ello son necesarios unos niveles de energía física, mental y emocional muy elevados y, lo mejor para alcanzarlos, es buscando espacios de relajación, contacto con la naturaleza, o cualquier actividad que ayude a desconectar adecuadamente.
Otra gran ayuda puede ser la formación, ya que se puede saber cómo liderar un negocio, pero es muy distinto liderar desde las técnicas de productividad avanzadas y de liderazgo de equipos claramente orientados a objetivos. Por este motivo, siempre es una muy buena opción encontrar formadores o mentores que puedan inspirar y orientar correctamente. Existen talleres y programas para acelerar la productividad del equipo en la plataforma de Productividad Feroz, empresa dirigida por el formador y emprendedor Miguel Navarro.
También es muy importante cuidar siempre del triángulo mágico de la productividad invisible: alimentación, ejercicio y descanso. Un cuerpo sano es la herramienta fundamental de cualquier persona, y un empresario, que lleva a cargo tanta responsabilidad, tiene que mantener estos tres factores siempre a régimen para llevar su productividad al máximo exponente.