Gastarse el IVA nunca es bueno: algunos errores de los autónomos que pueden afectar al negocio
Muchos autónomos siguen creyendo que el IVA es un dinero que tienen que pagar de su propio bolsillo, cuando en realidad son meros recaudadores que cobran ese impuesto a sus clientes en nombre de Hacienda ya la que luego deben ingresarlo. Es decir, es un dinero que no es suyo y para, el bien del negocio, lo mejor es no tocarlo.
“El IVA nunca es tuyo”, recordó la experta fiscalista y fundadora de tuplanfiscal.com, María Orea. “Tú lo cobras, pero lo debes ingresar trimestralmente. Por lo que no puedes contar con ese dinero para tu negocio o para tus gastos, aunque muchos autónomos lo hacen. Eso lleva a que luego se lleven un susto cuando llega el fin del trimestre”.
Esa falta de educación financiera está detrás de muchos errores que pueden poner en peligro la liquidez de un pequeño negocio. Desde calcular mal los precios al no tener en cuenta el impacto del IVA, hasta presumir que pueden deducirse cualquier gasto.
Según advirtió Orea, dejarlo todo en manos del gestor sin entender los conceptos básicos es otro de los fallos más habituales que cometen los trabajadores por cuenta propia.
Por eso, conocer cómo funciona realmente el IVA y qué margen de actuación tiene cada autónomo es fundamental para tomar mejores decisiones y evitar problemas que pueden salir muy caros.
El IVA nunca es del autónomo: es un error considerarlo parte de la liquidez del negocio
Uno de los errores más comunes entre los trabajadores por cuenta propia es pensar que el IVA forma parte de sus ingresos y utilizar ese dinero para cubrir gastos del día a día. Como advirtió la fiscalista María Orea, el trabajador por cuenta propia actúa como un simple recaudador de este impuesto: lo cobra a sus clientes, pero debe ingresarlo íntegramente en Hacienda.
“Tú lo cobras, pero lo debes ingresar a Hacienda trimestralmente". Esta confusión suele estar detrás de muchos problemas de liquidez. Según explicó Orea, hay quien utiliza el IVA para mantener la actividad del negocio, sin reservar la cantidad que debe declarar cada trimestre. La consecuencia es que, cuando llega el momento de cumplir con Hacienda, se encuentran sin fondos suficientes para hacer frente al pago del impuesto.
El autónomo comienza por pedir aplazamientos de pago del IVA porque se lo ha gastado. De ahí a incumplimientos que derivan en ¡la obligación de abonarle a Hacienda interesas de demora. Y, en muchos casos, es una bola que acaba por perjudicar al negocio.
Además, este error suele ir acompañado de una falta de control sobre los flujos de caja y de una mala planificación de los precios, al no tener en cuenta el impacto real que tiene el IVA sobre los márgenes.
Por qué es importante hacer una estimación del IVA antes de que llegue la declaración
Según advirtió la fiscalista María Orea, otro de los fallos más habituales entre los autónomos es no hacer una estimación previa de cuánto tendrán que pagar en impuestos antes de presentar las declaraciones trimestrales.
Esta falta de previsión es, en muchos casos, la causa de que el resultado a pagar termine siendo mucho más alto de lo esperado, generando tensiones de liquidez en el negocio.
“Llega la trimestral de IVA y resulta que tienen que pagar un pico que no habían contemplado, porque no han hecho el ejercicio de ver qué gastos se pueden deducir, qué gastos no se podían deducir y si, en aquellos gastos que efectivamente se pueden deducir, han pedido factura”, explicó Orea.
La fiscalista recomendó realizar estimaciones periódicas a lo largo del año, sin necesidad de que sean mensuales, pero sí lo bastante frecuentes como para tener una visión clara de las obligaciones fiscales que se avecinan. Esta planificación permite, además, identificar posibles errores o carencias en la documentación de los gastos.
“Está bien ir haciendo varias estimaciones a lo largo del año. Tampoco hay que hacer una cada mes, pero sí es aconsejable ir poniendo mecanismos de control”, apuntó Orea.
Entre esos mecanismos, destacó la importancia de revisar de forma regular las facturas recibidas y hacerse preguntas clave como: “¿Estoy viendo las facturas de todo, con todos los requisitos formales? ¿Estoy incurriendo en gastos que no puedo deducir y no lo sé?”, aconsejó la experta.
Qué gastos pueden deducirse y por qué es clave hacer la factura correcta
Otro de los errores frecuentes que cometen muchos autónomos es pensar que cualquier gasto relacionado con su actividad puede deducirse en el IVA.
Según explicó a este diario la fiscalista María Orea, para poder aplicar una deducción es imprescindible contar con una factura completa, es decir, con todos los datos obligatorios: el nombre del autónomo, la dirección, el número de identificación fiscal y la descripción detallada del servicio o producto.
“La gente cree que, como en los tickets aparece la base imponible y la cuota de IVA, ya pueden deducírselo, pero no es así”, advirtió Orea. En los tickets no figura la identificación del autónomo, por lo que Hacienda no los considera válidos para aplicar deducciones en el impuesto.
Además, la experta recordó que no todos los autónomos pueden deducirse el IVA de los gastos relacionados con su actividad. Quienes prestan servicios exentos de IVA, como profesores o médicos, no pueden aplicar estas deducciones.
En estos casos, el IVA soportado en las compras o servicios que reciben pasa a ser un gasto más de su actividad, como cualquier otro coste que deben tener en cuenta a la hora de fijar sus precios.
Qué hacer si el cliente no paga: cómo recuperar el IVA de esas facturas
Entre las quejas más habituales de los autónomos se encuentra la obligación de ingresar el IVA de las facturas emitidas, aunque el cliente no haya pagado.
Tal y como explicó la fiscalista María Orea, salvo que el autónomo se haya acogido al régimen especial del criterio de caja -que permite declarar el IVA solo cuando se cobra la factura-, la normativa obliga a adelantar el impuesto a Hacienda en el trimestre correspondiente, aunque el dinero no haya llegado a la cuenta.
“El régimen de criterio de caja existe, pero en la práctica casi nadie lo utiliza”, señaló Orea. Tal y como ya avanzó este diario, pese a ser una opción legal, muchos autónomos no optan por este sistema debido a su escasa implantación y a las complicaciones administrativas que tiene, sobre todo si los clientes no están también acogidos a este régimen.
No obstante, la experta recordó que sí es posible recuperar el IVA de aquellas facturas que finalmente queden impagadas, siempre que se cumplan una serie de requisitos.
Los trámites para solicitar la devolución de ese IVA, que antes resultaban bastante complejos, se han simplificado en los últimos años, aunque siguen exigiendo que el autónomo pueda demostrar de forma fehaciente que ha reclamado el pago al cliente y que el impago persiste pasado un determinado plazo.
Es importante que los autónomos no deleguen todas sus gestiones en el gestor
Delegar toda la fiscalidad en el gestor sin entender lo más básico sobre impuestos es otro de los errores que, según advirtió la fiscalista María Orea, cometen muchos autónomos.
Aunque contar con asesoramiento profesional es fundamental, desentenderse por completo de cómo funciona el IVA y de las obligaciones fiscales puede tener consecuencias graves para la economía del negocio.
“Escuchamos frases como: ‘Yo no quiero saber de esto, ya me dirás’, pero esta actitud es un error”, afirmó Orea. La experta recordó que, aunque el gestor puede encargarse de presentar los modelos tributarios, la persona que responde ante Hacienda es siempre el propio autónomo. “Si el resultado a pagar es muy alto, quien sufre el problema de caja es el autónomo, no el gestor”, subrayó.
Esta falta de implicación y de conocimientos básicos, derivada en muchos casos de la escasa educación financiera, impide a los trabajadores por cuenta propia tomar decisiones bien fundamentadas sobre su negocio.
Según explicó Orea, entender conceptos como qué es el IVA, cuándo debe ingresarse o qué gastos son deducibles permite al autónomo planificar mejor su tesorería, negociar adecuadamente los plazos de cobro y pago o ajustar sus precios de forma realista.
Claves para no cometer errores y ahorrar en IVA, según la experta
Evitar que el IVA se convierta en un problema para la liquidez del negocio no depende únicamente del gestor. También requiere que el propio autónomo conozca algunas pautas básicas y tome decisiones conscientes sobre cómo gestionar este impuesto.
La experta fiscalista María Orea resumió los principales consejos a tener en cuenta para no cometer errores y optimizar la gestión de este tributo:
- No considerar el IVA como dinero propio: la fiscalista volvió a subrayar que el IVA no es un ingreso del autónomo, sino un importe que debe custodiar hasta ingresarlo en la Agencia Tributaria. Contar con ese dinero para financiar la actividad es una práctica arriesgada que puede llevar a situaciones complicadas al cierre de cada trimestre.
- Separar el IVA del resto de la facturación: Orea recomendó mantener el importe del IVA en una cuenta específica, sin mezclarlo con el resto de los ingresos del negocio. De este modo, el autónomo evita la tentación de utilizar ese dinero para otros fines y garantiza que podrá cumplir con sus obligaciones fiscales sin sobresaltos.
- Conocer qué IVA puede deducirse y exigir siempre factura completa: La experta insistió en que solo es posible aplicar deducciones si se dispone de facturas completas, con todos los datos obligatorios. Los tickets, aunque incluyan la cuota de IVA, no permiten la deducción.
- Conservar todas las facturas y comprobar que cumplen los requisitos: Revisar periódicamente que cada factura esté correctamente emitida es clave para poder justificar las deducciones ante la Administración y evitar problemas en caso de inspección.
- Estar al día de las deducciones posibles y de los cambios en la normativa: Según advirtió Orea, es importante evitar las deducciones de riesgo o las que están expresamente prohibidas, y mantenerse informado sobre las novedades fiscales que puedan afectar a la actividad.
- Negociar bien los plazos de cobro y pago: Tener en cuenta el calendario de liquidación del IVA ayuda a planificar mejor los flujos de caja y a reducir el riesgo de tensiones de tesorería.
- Hacer estimaciones periódicas de lo que se va a pagar en impuestos. Orea aconsejó realizar previsiones a lo largo del año para evitar sorpresas cuando llega el momento de presentar las declaraciones. Este ejercicio permite comprobar si todos los gastos deducibles están correctamente documentados y si se están aplicando bien las deducciones.
- No delegar por completo la planificación fiscal en el gestor: Aunque el asesor fiscal pueda encargarse de los trámites, Orea recordó que el autónomo es siempre el responsable ante Hacienda. Por ello, conocer lo básico sobre cómo funciona el IVA, y la fiscalidad en general, es esencial para poder anticiparse a posibles problemas.
- No dejar pasar los plazos para reclamar la devolución del IVA de facturas impagadas: es importante coordinarse con el gestor y tener constancia documental de que se ha requerido el pago al cliente por medios válidos (por ejemplo, mediante burofax o reclamación judicial). De lo contrario, si no se sigue el procedimiento correctamente, se corre el riesgo de perder la posibilidad de recuperar ese importe, asumiendo un coste que podría haberse evitado.