Estos son los gastos que podrán y los que no podrán deducirse los autónomos en la declaración de IVA de octubre

Queda apenas un mes, hasta el día 20 de octubre, para que termine el plazo de la tercera declaración trimestral de IVA de este año y los autónomos vuelven a hacerse la misma pregunta de todos los trimestres: ¿Qué gastos puedo deducirme y cuáles no?

Además, en estos próximos meses, hay que tener más cuidado que nunca con los gastos que se eligen para deducir, ya que, según pudo saber este diario, ante la reducción de los pagos en efectivo -y por tanto, de la posibilidad de defraudar declarando menos ingresos-, Hacienda podría intensificar su lucha contra el fraude en los gastos.  

La ley especifica que sólo son deducibles los gastos que están directamente relacionados con la actividad del autónomo. Por ello, deberían ir con pies de plomo a la hora de incluir entre sus facturas, gastos que poco o nada tienen que ver con su profesión. De hecho, incluso algunos que tienen relación, en algunos casos, podrían traer problemas con el Fisco ya que, la normativa sobre deducciones en el IVA es a veces tan confusa que, en ocasiones, los trabajadores por cuenta propia no saben realmente si las deducciones que están practicando en sus declaraciones implican algún riesgo de sanción.

Lo cierto es que la ley especifica lo que en ningún caso es deducible, como joyas, tabaco, donativos y demás gastos personales. Como norma general, el artículo 95 de la Ley del IVA establece en su punto Uno que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.   

Gastos deducibles, no deducibles y difícilmente justificables para los autónomos 

En realidad, si la Ley no especifica claramente una lista de los gastos que se pueden deducir, "es porque casi todos los gastos -excepto los personales - pueden ser deducibles dependiendo de la actividad que desarrolle el autónomo. Si no hay una relación de gastos deducibles es porque todos, quitando unas pocas excepciones, se podrían desgravar en algún epígrafe. Y, de la misma forma, cualquiera de ellos puede no ser deducible en otros epígrafes", explicó Carlos Cruzado, presidente del Sindicato de Técnicos de Hacienda. 

Por tanto, lo primero es saber qué actividad se desarrolla y, a partir de ahí, conocer qué gastos están directa y exclusivamente relacionados con la actividad que desempeña el autónomo y se pueden justificar como tal. 

Dicho esto, y teniendo en cuenta que ningún gasto es deducible a cero riesgo, a continuación se ofrece un listado con los gastos que, normalmente, no suelen generar problemas con Hacienda. También los que son deducibles pero difíciles de justificar en caso de inspección y los que en ningún caso son deducibles. 

Estos últimos son los más sencillos de identificar ya que hay una serie de gastos que, por su naturaleza, no se pueden entender como relacionados a ninguna actividad.

Gastos que en ningún caso son deducibles

Las ocurrencias de algunos autónomos han llevado a muchos asesores a verse en la tesitura de intentar justificar gastos que en ningún caso pueden ser deducibles.  En realidad, es una cuestión de sentido común no todo lo que un autónomo compra en el ejercicio de su actividad está vinculado a ella.

Estos son algunos ejemplos de gastos imposibles de deducir:

• Joyas
• Alimentos, bebidas y tabaco para consumo propio.
• Espectáculos y servicios de carácter recreativo.
• Los destinados a atenciones a clientes o terceras personas.
• Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que sean gasto deducible en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o en el impuesto sobre sociedades (IS). 

Gastos que suelen ser deducibles

Aunque no hay ningún gasto que, de por sí sea deducible -ya que dependerá de la actividad del autónomo-, si hay algunos que no suelen ocasionar problemas con la inspección siempre y cuando estén relacionados directa y exclusivamente con la actividad del autónomo y, muy importante, se disponga de una factura completa para justificarlo.

Éstos serían los principales:

-Materiales y bienes necesarios para el negocio, desde un ordenador hasta secadores de pelo

Los materiales y productos necesarios para el desarrollo de la actividad que se han adquirido en el trimestre en curso son deducibles. De hecho, estos gastos suelen suponer el importe más elevado en las deducciones de la mayoría de los autónomos. No es fácil precisar los materiales o productos que son deducibles ya que, en este caso, dependerá por completo del tipo de negocio que tenga el autónomo.

La adquisición de un ordenador merece mención aparte. Su deducción no es exclusiva de actividades como comerciales, agentes de seguros, asesores o gestores, como cabría pensar. Prácticamente cualquier autónomo puede deducirse la compra de un ordenador y sus periféricos. A día de hoy, podría justificarse como necesario para todo tipo de actividades, ya que todo trabajador por cuenta propia necesita visibilizar su marca o la de su negocio a través de Internet; llevar sus cuentas; emitir facturas o estar atento al correo electrónico. 

Pero esto no es trasladable a todos bienes de inversión que pueden adquirir un autónomo ya que es difícilmente justificable ante Hacienda que, por ejemplo, una asesoría intente presentar facturas por la compra de una máquina de montaje de ruedas. Y sin embargo un taller de reparaciones no tendría problema.

Si nos salimos del concepto inversión y nos ajustamos al gasto de un negocio, para el dueño de un bar sería perfectamente justificable deducirse el IVA de la compra de productos de alimentación. No así para un autónomo que se dedique al transporte, o a la moda. 

Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas.

Pero ojo, Hacienda ha rechazado en algún caso la deducción por la compra de algunos bienes de inversión como por ejemplo la de uniformes de trabajo. Con lo que en este punto también aparecen sombras.

-Servicios de gestoría o asesoría o cualquier gasto profesional independiente que se necesite: 

Unos de los pocos gastos cuya deducción no da nunca problemas al autónomo son los de servicios profesionales de gestoría o asesoría. Al igual que los abogados o notarios Si el autónomo tiene un gestor o asesor para llevar su contabilidad, ha requerido de los servicios de un abogado o de un profesional externo para el desarrollo de la actividad, puede deducirse en la declaración trimestral el importe de sus facturas. Un gasto fácilmente justificable pues está directamente relacionado con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia. 

-Gastos de manutención:

Aunque fue una de las novedades de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018, todavía muchos autónomos desconocen que pueden desgravarse los gastos de manutención. Eso sí, hay que tener en cuenta que la deducibilidad de estas dietas es posible, siempre y cuando , se hagan fuera de casa, se paguen con tarjeta y se guarde el ticket.

El apartado c del artículo 11, dónde se recoge la deducción por manutención, establece las condiciones de la misma y prevé que“ los gastos de manutención del propio contribuyente, incurridos en el desarrollo de la actividad económica, serán deducibles siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.

En concreto, la normativa señala que los autónomos pueden deducirse hasta 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se han producido en un país extranjero. A pesar de todo, hay que decir. 

-Gastos de representación como comidas con clientes:

Hasta ahora, la deducción de gastos de representación es, en casi todos los casos, una batalla perdida para el autónomo. Hacienda no contemplaba la factura que emite el restaurante como prueba suficiente, por lo que, demostrar con pruebas sólidas la finalidad de una comida resultaba tan complicado que podría considerarse un gasto casi imposible de deducir sin riesgo de sanción. 

Sin embargo, como ya avanzó este diario, el Tribunal Supremo sentó jurisprudencia con la sentencia 458/2021, precisamente sobre la deducibilidad de este gasto para los trabajadores por cuenta propia. La autoridad judicial se posicionó así en contra del criterio de Hacienda, que, como norma general, rechaza cualquier deducción que no esté directamente relacionada con el negocio y exige una estricta justificación del gasto. 

Así, "los autónomos ya tienen derecho a deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado", explicó la abogada Andrea Torner, del despacho de la asesoría online Declarando.

-Asistencia a ferias o eventos relacionados con tu actividad

Aunque es una de las deducciones más desconocidas por los autónomos, no suele acarrear problemas con la Administración. Es común que muchos autónomos acudan a ferias o eventos vinculados con su negocio en calidad de comprador o expositor. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio, son deducibles. 

Desde la asesoría online 'Getquipu' explicaron que "las entradas a ferias, congresos y demás eventos que puedan ser interesantes para tu negocio también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA – si tenemos facturas- o declararlo como gasto, si tenemos ticket". 

-Inscripción a revistas profesionales

Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, son deducibles. Eso sí, siempre y cuando estén directamente vinculadas con la actividad que desempeña el autónomo. 

-Formación

Aunque desde el 1 de enero los autónomos ya pueden acceder a formación pública y gratuita - cotizan por ella desde hace un año-, esta oferta está aún por articular. Hasta el momento en que se ponga en marcha, la asistencia a cursos privados que formen al emprendedor o trabajador por cuenta propia en su sector es deducible. 

-Compra de un dominio web

En el mismo sentido que la compra de un ordenador, hacerse con un dominio para la web del negocio es perfectamente deducible. De hecho, es muy fácil de justificar. Si la plataforma está en marcha y el contenido es relativo al negocio o sector en el que desempeña el autónomo su actividad, no habrá duda posible. 

Por supuesto, el pago de servicios de profesionales o desarrolladores que pongan en marcha dicha web también es deducible en la declaración trimestral. 

-Publicidad, teléfono fijo y tarjetas de visita

Los costes por publicitar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo invierte una cantidad en Facebook ads o cualquier otro tipo de formato publicitario con el fin de dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. Además, los profesionales también pueden desgravar el IVA de los costes de crear tarjetas de visita para impulsar su marca personal o la de su negocio.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

Gastos difíciles de justificar

Y aquí entra en juego la segunda regla general: todo gasto que no pueda justificarse al 100% que se ha hecho en relación a la actividad del autónomo más vale no presentarlo a Hacienda.

Por ello, merecen un apartado exclusivo determinados gastos. Si bien pueden estar directamente vinculados a una actividad, no por ello han de ser deducibles, ya que la clave es que el autónomo también pueda justificarlos ante Hacienda. 

Según los expertos, no hay muchas deducciones imposibles pero sí hay bastantes de difícil justificación. Éstas son nada más y nada menos que las que no cumplen el principio de correlación del gasto con la actividad, por su naturaleza o por su forma, Hacienda no suele admitir las pruebas como válidas.

-El teléfono móvil

 Un autónomo tiene bastante difícil justificar que utiliza el teléfono móvil tan sólo para su actividad. “En muchos casos, para justificar la deducción de este gasto, Hacienda pedía que se probase que las llamadas fueran derivadas de la actividad, es decir, que se producían con clientes, o que se hubieran hecho tan sólo en días hábiles. Se trata de una prueba inviable. ¿Cómo justificar  que todas las llamadas han sido a clientes? ¿Qué hay de las llamadas que se producen por cualquier circunstancia fuera de días laborables?” apuntó la abogada.  

-Defectos formales en las facturas

Los defectos formales en una factura suelen traer problemas a los autónomos. Así lo apuntó Teresa Bernabé quien explicó, además, la gran cantidad de trabajadores por cuenta propia que han tenido problemas a la hora de deducirse algún gasto por este tipo de defectos. Que no aparezca el tipo impositivo en la factura o que esté mal calculado; que no aparezcan todos los datos del destinatario o que no aparezca el número de factura son tan sólo algunos de los defectos formales más habituales, que complicarán la deducción de un gasto.

-Ropa de trabajo

Además de estos gastos, Domingo Gallego, asesor jurídico de ATA incluyó también otros de difícil justificación. La ropa de trabajo, según el asesor, se considera de uso particular a pesar de que el autónomo pueda necesitar un traje o cualquier otra prenda para desarrollar su actividad. “A no ser que la compra se realice en una tienda especializada en ropa de trabajo, se trataría de un gasto de muy difícil justificación".

-Gastos relacionados con viajes, taxis o con el vehículo incluido el parking

Los gastos derivados del vehículo también suelen ser de muy difícil justificación. Normalmente, la propia naturaleza del gasto impide la prueba. Es el caso del combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes o los parkings. “Hacienda suele cuestionar este tipo de compras, es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad. Lo mismo sucede con las reparaciones, no existen pruebas irrefutables de que estos gastos hayan sido imprescindibles para el desarrollo de la actividad” explicó Teresa Bernabé.

Para deducir el 100% del IVA de la compra del vehículo sin correr el riesgo de tener que devolver el importe deducido y enfrentarse a una sanción, el autónomo tiene que ser un profesional que se dedique en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte.  Para especificar aún más, Hacienda prevé una serie de casos en los que sí es posible deducir el 100% del IVA en la adquisición de un vehículo.

• Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
• Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
• Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela).
• Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
• Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.

Pero ¿y si el autónomo no cumple estos requisitos, puede deducirse el 100% del IVA? En teoría sí es posible, pero, en este caso, habría que demostrar que el vehículo se utiliza en exclusiva para el desarrollo de la actividad y esto, según los expertos, es prácticamente inviable.

Tampoco es fácil justificar los gastos derivados de un viaje de trabajo como pueden ser el tren o el avión. O las estancias en hotel y los desplazamientos en taxi. Se ha dado el caso de abogados que han tenido que asistir a juicio en una localidad distinta a la suya en el que Hacienda ha rechazado el billete del tren porque el autónomo no ha podido justificar que realmente viajó por ese motivo, ni la titularidad del billete comprado.

Lo mismo pasa con los gastos de taxi en los que Hacienda muchas veces aduce no saber si ese desplazamiento ha sido por motivos de trabajo o por cualquier otra causa. Y capítulo aparte son los gastos de parking que en la mayoría de las ocasiones son rechazados por el Fisco.