Claves para que los negocios elijan el mejor programa de facturación para su actividad
Llevar al día todas las tareas de un negocio no es fácil. Y menos todavía cuando se trata de un autónomo que, en la mayoría de los casos, suele soportar él sólo todas las cargas de su actividad: desde tratar con los clientes y gestionar las ventas hasta presentar la contabilidad e impuestos o elaborar las facturas. A diferencia de las medianas y grandes empresas los trabajadores por cuenta propia no tienen la suerte de contar con varios departamentos que gestionen cada una de las áreas de su actividad.
Lo habitual es que los autónomos inviertan más de la mitad del tiempo que dedican a su negocio a tareas que, en realidad, no tienen ninguna relación con la dirección de la empresa o el producto o servicio que ofrecen. De hecho, se calcula que cada trabajador por cuenta propia, sea cual sea su sector, invierte una media de diez minutos tan sólo para realizar una factura. Esto para muchos negocios que venden a decenas de clientes puede convertirse en una gran cantidad de horas dedicadas todos los días a realizar tareas de facturación.
Por ello, cada vez es más habitual que los autónomos inviertan en programas de contabilidad y facturación que les permiten, en primer lugar, crear, cambiar, enviar y recibir facturas de clientes de forma automatizada. Además, al estar gestionadas sus facturas por un software, la contabilidad se hace también de manera automática y estos documentos quedan siempre organizados.
Sin embargo, antes de delegar toda la documentación del negocio a este tipo de softwares, los autónomos deben conocer algunas claves para elegir la mejor herramienta. A continuación, los expertos de la gestoría Xolo dan algunos consejos para elegir el mejor programa de contabilidad y facturación online.
Claves para que los autónomos elijan el mejor programa de facturación para su negocio
- Intuitivo (fácil de usar): de nada le sirve al autónomo tener un programa de contabilidad y facturación con el objetivo de hacerle la vida más fácil si al final termina invirtiendo muchas horas para aprender a usarlo. Desde Xolo recomiendan ver primero algunos ejemplos del programa para asegurarse de que se vea sencillo y ordenado.
- Accesible desde cualquier lugar: si el autónomo necesita desplazarse para poder trabajar desde diferentes lugares, debería poder llevarse su programa de contabilidad y facturación consigo. ¿En qué dispositivos está disponible? ¿Qué pasa si falla su conexión a internet? Son algunas preguntas que habría que plantearse antes de seleccionar uno u otro software
- Asistencia técnica: El autónomo debe comprobar que haya trabajadores detrás de este programa de contabilidad y facturación con el que pueda resolver todas sus dudas, Aunque de primeras pueda pasar por alto estas características, el trabajador por cuenta propia debe tener en cuenta que, en momentos de estrés, el tener asegurada la ayuda de una persona suele compensar.
- Programa de creación y edición de facturas para autónomos El programa que elija debería ofrecerle poder crear facturas de una manera fácil y hacer un seguimiento de las mismas
- Información actualizada en tiempo real En lugar de tener que hacer una recopilación de información al final de cada trimestre, el autónomo tendrá todo ordenado para que el propio sistema pueda automatizar esos procesos y, si quiere, poder conectar esa información a su cuenta bancaria profesional. Así, incluso podría ver una estimación antes de que llegue el cobro
- Garantía de calidad Por supuesto, un programa siempre debería tener menos errores que un humano, pero aún así, en el caso de que se dé un error, ¿Quién va a responsabilizarse por ello? ¿Hay un grupo de expertos detrás con los que resolver dudas?
- Adaptable a la situación económica de cada autónomo: Es importante que el precio y las prestaciones del programa se adapten a la situación de cada autónomo. Ya que no es lo mismo tener que emitir cada mes varias facturas internacionales que gestionar un comercio local, así que es importante que la empresa tenga diferentes tarifas para que el negocio escoja la que más le convenga.
