Los negocios ya deberían tener hechas y legalizadas las cuentas anuales: sanciones y próximos plazos

Faltan poco más de dos semanas para que termine abril y los pequeños negocios tendrán que haber completado por esas fechas varias obligaciones contables. La Ley de Sociedades de Capital exige que, en los tres primeros meses del año, las empresas de todos los tamaños tengan sus cuentas elaboradas y, antes del cuarto mes, ya las hayan presentado en el Registro Mercantil.

Prácticamente todas las sociedades mercantiles en España tienen la obligación de elaborar, legalizar, aprobar y depositar sus cuentas durante el primer semestre del año. Cada una de estas etapas tiene un plazo y, además, conlleva multas cuantiosas si se incumplen.

Las cuentas anuales son un documento oficial que se compone de distintos libros contables, como el Libro de Pérdidas y Ganancias y otros documentos que reflejan el patrimonio, las deudas y, en general, la situación económica en la que se encuentra la empresa. Estas cuentas sirven para asegurar la transparencia de todos los negocios de cara a sus proveedores, acreedores, clientes, entidades financieras y, en conclusión, cualquiera que quiera consultar la contabilidad del negocio.

Ahora, a punto de finalizar el mes, los negocios tendrían que tener ya elaboradas sus cuentas anuales, y en unas semanas haberlas legalizado porque llega también a término el plazo para hacerlo.

Las pymes deben presentar sus libros contables en el Registro Mercantil antes del 30 de abril

La Ley de Sociedades de Capital dice que todas las sociedades están obligadas a elaborar sus cuentas antes del 31 de marzo y a legalizarlas antes del 30 de abril. 

Esta norma marca muchos plazos para el primer semestre del año. Durante los cuatro primeros meses, hasta abril de 2024, los negocios tienen que haber superado las siguientes etapas: 

• Elaboración de las cuentas anuales. Es el paso que deben dar las empresas nada más empezar el año y antes del final del tercer mes del año. Los libros deben elaborarse siguiendo el Plan General de Contabilidad (PGC). Es un proceso interno que suele empezar cuando ya ha finalizado el año contable -que para la mayoría de pymes coincide con el año natural-. Este proceso tiene que llevarse a cabo antes del 31 de marzo.
• Legalizar los libros contables: Después de haber elaborado las cuentas es obligación legalizarlas. Para hacerlo hay que presentarlas telemáticamente ante el Registro Mercantil en un plazo de cuatro meses desde que se cerró el año contable, hasta el 30 de abril.  Este proceso pasa por presentar los libros, que queden selladas y anotadas en el registro.

Incumplir el plazo conlleva una multa de 150 euros

Lo normal es que las revisiones de contabilidad de las empresas y las sanciones se impongan por no haber depositado las cuentas anuales, que es una obligación a cumplir antes de julio. Sin embargo, no elaborar y legalizar en plazo estas cuentas también puede traer consecuencias negativas a las empresas.

Desde el despacho GD asesoría explican que en el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción por la falta de legalización, pero esto no quiere decir que no pueda haber multas. "En la Ley General Tributaria se establecen sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros", dicen.

Además, si hubiera un concurso de acreedores, el incumplimiento de la llevanza de contabilidad puede dar lugar a la calificación de culpable en dicho concurso.

Próximas obligaciones contables que tendrán los pequeños negocios

Cuando los libros contables ya están elaborados y legalizados, aún faltan dos etapas que son casi más importantes para los negocios:

• Presentar y aprobar las cuentas anuales en Junta General: Un paso importante en los pequeños negocios conformados por pocos socios, es la presentación y aprobación de las cuentas. Es obligatorio presentar y aprobar los textos en Junta en el plazo máximo de seis meses desde el cierre del año, es decir, antes del 30 de junio.

• Depositar las cuentas en el Registro Mercantil: Por último,  la etapa más importante del proceso es entregar y hacer públicas las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Esto se tiene que hacer como máximo, un mes después de la aprobación en Junta, por lo que la fecha límite es el 30 de julio. Y no hacerlo puede traer consecuencias importantes.

Las consecuencias para los negocios van más allá de las sanciones económicas

No depositar a tiempo la contabilidad supone más consecuencias, aparte de las propias sanciones que marca la ley. Por ejemplo, sufrir la revocación del NIF, el cierre del negocio o que se entienda que el administrador es responsable de todas las deudas de su pyme en caso de concurso.

Según explicó Miquel Morales, abogado corporativo especializado en Derecho Mercantil, "las consecuencias pueden ser de varios tipos. Están las legales, entre las que destaca la prohibición de inscribir documentos en el Registro Mercantil o la responsabilidad de los administradores ante las deudas que haya generado la sociedad. También están las consecuencias reputacionales, sobre todo de cara a los bancos, que ahora analizan cada vez más la contabilidad para decidir si otorgar o renovar un crédito".

Además, uno de los problemas más importantes que puede traer la no presentación de la contabilidad es que "cualquier cambio o modificación o cualquier otra cosa que se quiera inscribir en el registro mercantil no se podrá llevar a cabo, ya que está cerrada la hoja registral", apuntó el abogado corporativo.

A nivel práctico puede suponer, por ejemplo, la pérdida del derecho a hacer muchos trámites muy habituales.

Por último, la Ley de Sociedades de Capital también prevé multas de entre 1.200 y 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas a las empresas que no presenten sus cuentas. Esta sanción se establece según el tamaño del negocio.