Qué tipos de facturas existen y en qué se diferencian
Todas las empresas y autónomos que cobren por un servicio están obligados a emitir una factura que registre las operaciones comerciales.
Pero no todas las facturas son iguales. De hecho, existen distintos modelos de factura, en función de la información que contengan, su validez legal o el medio por el que se emitan.
A continuación te traemos una explicación detallada de qué tipos de facturas existen, en qué se diferencian y en qué casos se utiliza cada una.
- Factura simplificada (ticket)
- Factura completa ordinaria
- Duplicado y copia de factura
- Factura proforma
- Factura rectificativa
- Factura recapitulativa
- Factura electrónica
Factura simplificada (ticket)
Desde la aprobación del reglamento de facturación en diciembre de 2012, la factura simplificada coincide con el ticket que tradicionalmente se entrega al realizar una compra.
Las facturas simplificadas se diferencian de las ordinarias en que no contienen los datos del destinatario (domicilio y NIF) y no aparece desglosado el IVA, sino que simplemente aparece la indicación "IVA incluido".
De acuerdo con la Agencia Tributaria, una factura simplificada se puede emitir en los siguientes casos:
- Siempre que el importe no exceda los 400 euros, IVA incluido
- Siempre que el importe no exceda de 3.000 euros, IVA incluido y se trate de las siguientes operaciones: venta al por menor, servicios a domicilio, hostelería, belleza, utilización de instalaciones deportivas, aparcamientos y autopistas de peaje; servicios fotográficos y de vídeo.
- En caso de que se trate de una factura rectificativa.
Factura completa ordinaria
Es el tipo más habitual en España y es la que documenta una operación comercial, ya sea en formato de compraventa o de prestación de servicio.
Esta factura debe registrar los datos sobre la operación que se realizó. En detalle, la factura completa ordinaria debe incluir al menos:
- Número de factura y, en su caso, serie.
- Fecha de expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del emisor como del destinatario.
- Número de Identificación Fiscal.
- Descripción de la operación llevada a cabo.
- Tipo impositivo del IVA.
- Porcentaje de retención del IRPF.
- Cuota tributaria.
- Importe total a pagar.
- Fecha en que se haya producido la operación de que se trate.
Duplicado y copia de factura
El duplicado y la copia son dos tipos de factura parecidos, pero diferentes. Cuando hablamos de duplicado de factura, lo hacemos de un documento idéntico a la factura original, que se emite cuando existen varios destinatarios o cuando se produce la pérdida de la factura original.
Es obligatorio detallar que se trata de un duplicado, ya que si aparece la factura original puede provocar confusión.
En cuanto a la copia de una factura, ésta contiene los mismos datos que la factura original pero se diferencia en que tiene que venir especificada la expresión "Copia". De esta manera, es posible diferenciar entre ambas.
El emisor de la factura original se queda con la copia, mientras que la original es la que se queda el cliente.
Factura proforma
La factura proforma tiene valor meramente informativo para el cliente. En ella, se expone al comprador las condiciones y los servicios que obtendrá al contratar un servicio o la compra venta de un producto en el futuro.
Las facturas proforma son muy habituales en operaciones de índole internacional, por ejemplo, en hospedajes de hotelería, como paso previo a la factura definitiva.
Este tipo de factura carece de validez fiscal, por lo que no debe incluir ningún tipo de numeración ni existe la obligatoriedad de registrarla en contabilidad.
Lo que sí se debe incluir en este tipo de factura, es la fecha máxima de validez y la inscripción proforma en el encabezado.
Factura rectificativa
Las facturas rectificativa se utilizan para hacer la corrección de algún dato que esté mal expresado en la factura original emitida al cliente.
En el mundo comercial, esta factura contable también puede utilizarse para complementar información como, por ejemplo, modificaciones en las cuotas impositivas.
Las facturas rectificativas son muy comunes para realizar cambios en los datos que aparecen en la factura, como por ejemplo el NIF, la descripción de operaciones, entre otros ítems.
Factura recapitulativa
Emitir una factura recapitulativa sirve para agilizar el proceso de facturación. ¿La razón? En este tipo de factura es posible agrupar todas las operaciones realizadas con un mismo cliente en el mismo mes natural.
Así las cosas, en el caso de que se hayan emitido varias facturas ordinarias a un cliente, dentro de un mismo mes, es posible hacer una factura recapitulativa que incluya la información de esas facturas emitidas por productos vendidos o servicios realizados.
Hay que tener en cuenta que las facturas recapitulativas sustituirán a las ordinarias anteriores, por lo que esas facturas sustituidas deben declararse nulas.
Factura electrónica
En el caso de las facturas electrónicas, se trata de un documentos semejantes a la factura ordinaria hecha en papel. De hecho, desde enero de 2013, ambas, tienen la misma consideración legal.
Por eso, si hay que destacar alguna diferencia entre ambas, es la forma de transmisión, ya que la factura electrónica se emite por medios electrónicos y telemáticos.
Para que una factura electrónica sea válida, debe contener los campos obligatorios exigibles. Además, debe ser transmitida de un dispositivo electrónico a otro con el consentimiento de ambas partes.
Desde el punto de vista legal, no es necesario que incluya una firma electrónica. No obstante, sí que es una práctica recomendable.
