Las aplicaciones homologadas por Hacienda que permiten a los autónomos olvidarse de guardar tiques y facturas en papel

Los autónomos tienen la obligación de guardar entre cuatro y cinco años los tiques y facturas derivados de su actividad, si no quieren verse en un serio problema cuando reciban la visita de un inspector de Hacienda. Una tarea dura cuando se trata de clasificar, almacenar y proteger una serie de documentos, que al final acaban convirtiéndose en una inmensa montaña de papeles. La Agencia Tributaria permite a los trabajadores por cuenta propia digitalizar toda esta información, imponiendo para ello una serie de condiciones. Una de las formas más comunes de conseguir la validez legal de los documentos digitalizados es mediante el uso de los softwares homologados por la propia Administración Tributaria.

De hecho hay distintas herramientas en el mercado que permiten la fotografía y escaneo de facturas y que, además, emiten resúmenes mensuales de los gastos. Lo importante para los negocios es que estas apps dispongan de un sistema de escaneo que acepte Hacienda ante una posible Inspección.   

La utilización de los softwares homologados permite a los autónomos deshacerse de la copia en papel de la factura o del tique en el momento que se ha conseguido traspasar toda su información al formato digital. Pero no basta con hacerlo sin más. La directora general de ventas de Expensya, una empresa que se dedica a la gestión de gastos profesionales, María Teresa Rendo, explicó que lo importante de este tipo de herramientas es que “se cumpla a la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril. Normativa en la que se determina cómo deben guardarse y conservarse electrónicamente las facturas”.

El objetivo final es tirar todo el papel y que no llene carpetas y archivadores, si bien éste debe estar correctamente registrado y almacenado en base a los criterios de digitalización de la Agencia Tributaria. Según Rendo “si se siguen los pasos correctamente, el documento digitalizado tendrá la misma validez legal que el documento físico. De tal forma que una vez registrado con la herramienta, se puede tirar”. Y aseguró que en el caso de un control posterior por parte de la Inspección de Hacienda “bastará con mostrar el documento digitalizado”.

No confirma el acceso de un autónomo a la deducción

La digitalización que permiten este tipo de softwares homologados constituyen un avance muy útil especialmente para el registro de aquellos tiques o facturas que se generan casi diariamente. Un ejemplo muy claro tiene que ver con la información necesaria para acceder a la deducción por dietas diarias de comidas.

En estos momentos, los trabajadores por cuenta propia pueden desgravarse hasta 26,67 euros al día por las comidas que hagan fuera de casa mientras trabajan, en concepto de gastos de manutención. Eso sí, para poder deducirlos, hay que cumplir con una serie de requisitos, como pagar con tarjeta y guardar el tique. Si un autónomo come fuera de casa todos los días generará a final de mes un mínimo de 20 tiques. Que sumarán 240 al año y se convertirán en 1.200 en cinco años. Por supuesto, deberán guardarse físicamente y a disposición de Hacienda. La novedad es que ahora se pueden almacenar digitalmente a través del uso de estos softwares siempre que estén homologados. Si a éstos cientos de tiques se les añaden las compras a proveedores, el número de facturas se incrementa exponencialmente y puede evitarse su almacenamiento gracias a estas apps que lo escanean y guardan en la nube.  

La responsable de ventas de Expensya aseguró que “el uso de las herramientas homologadas para la digitalización de los tiques o facturas no dará el derecho directo al autónomo para acceder a cualquier tipo de deducción. Simplemente confirmará que se ha hecho un traspaso correcto de la información que contiene el documento en papel y que ahora está disponible de forma digital. Y que por tanto, en el caso de control no será necesario aportar ese tique o factura físicamente. Sino que se puede tirar una vez que quede bien registrado digitalmente” apuntó Rendo.

Asimismo, este tipo de herramientas no certifican la facturación de los negocios. Actualmente, la Agencia Tributaria es partidaria de que los autónomos y pequeños negocios opten por programas de facturación que permitan automatizar la remisión de los tiques directamente a la Administración. Todo esto se envuelve dentro de la última campaña de la Administración tributaria para controlar la utilización de software de doble uso, estos son programas diseñados para ocultar parte o la totalidad de la contabilidad y evitar así declarar al Fisco.

Si bien el uso de estas herramientas no confirmará el acceso directo a una deducción, sí que mejorará su acceso debido al ahorro de tiempo y espacio a la hora de presentar la información ante Hacienda en el caso de que requiera ver las facturas. Y también ayudará a eliminar errores de datos en su presentación.

¿Cómo saber si me puedo deshacer de un tique o una factura para siempre?

Según Rendo una de las preguntas que suelen hacer los usuarios de Expensya es cómo deben asegurarse de que pueden deshacerse de un tique o una factura para siempre. Al final, siempre les queda la duda. “Lo que permite la utilización de nuestra herramienta, que puede utilizarse mediante la captura como una foto del tique o mediante el escaneo, es certificar el valor legal del documento,” comentó la responsable de ventas.

De esta forma, esta empresa ha ideado un mecanismo para que sus clientes, en su mayoría autónomos y pequeños negocios, sepan cuando pueden librarse definitivamente de un tique o de una factura en papel: debe aparecer el símbolo de un candado cerrado al lado. “Si cojo un tique de un restaurante a través de la app de Expensya y aparece un candado cerrado, eso significa que puedes deshacerte de este documento. Si por el contrario, si el candado está abierto, hay que conservar el documento”.

Obtener un candado cerrado o abierto puede depender del proceso en el que se ha subido la información a la herramienta, ya que la Orden EHA/962/200 de la Agencia Tributaria es muy clara en cuanto a que no se puede interrumpir en ningún momento el proceso de digitalización.

De esta forma, “si un autónomo realiza una foto de una factura, la guarda en su galería y la sube más tarde a Expensya. El candado estará abierto, porque la Agencia Tributaria entiende que el proceso de digitalización no es correcto porque se ha interrumpido, ya que una vez que está en la galería se puede modificar. Sin embargo, si el profesional por cuenta propia realiza la foto a través de la aplicación, el candado estará cerrado y por tanto podrá librarse de ese papel” dijo Rendo.

Se obtiene el 95% de la información con la foto

A través de la foto o el escaneo de una imagen que se realice, por ejemplo, a través de Expensya -que es uno de los softwares homologados por la AEAT para llevar a cabo esta digitalización- se obtiene el 95% de la información que hay en la foto.

Es decir, “no sólo se almacena el documento, sino que se automatiza la recogida de la fecha, el importe pagado, la localización, el CIF de la empresa, la forma de pago, la categoría (taxis, comida, gastos) etc. Es una información que se recopilará automáticamente en un Excell, que luego el usuario podrá descargar” dijo Rendo. Antes el trabajador por cuenta propia se veía obligado no sólo a guardar los tiques, sino a recopilar uno a uno la información, para poder desgranarla y presentarla ante Hacienda o a su gestor.

Con la utilización de Expensya ese procedimiento se automatiza y el documento queda guardado en un Cloud europeo. El coste de esta herramienta es de 4,75 euros al mes por licencia, pero tienen un periodo gratuito de 13 días.