Kit Digital: requisitos que deben cumplir autónomos y agentes digitalizadores para cobrar las ayudas
Los autónomos y pequeños negocios todavía tienen un año por delante para acceder al Programa Kit Digital, que estará activo hasta el 31 de diciembre de 2024. A día de hoy, cuando apenas quedan tres semanas para terminar 2023, ya hay más de 300.000 pymes y trabajadores por cuenta propia que han recibido su bono digital y cerca de 11.000 empresas que están trabajando como Agentes Digitalizadores adheridos. Más de 8.700 ya han firmado, al menos, un acuerdo de prestación de servicios y están implantando una o varias soluciones en los negocios de los beneficiarios.
El Programa Kit Digital, gestionado por Red.es, entidad adscrita al Ministerio de Transformación digital, ya es a día de hoy el programa de ayudas a la digitalización de pymes más solicitado de la historia de España. Una de las claves de su éxito es el funcionamiento de las propias subvenciones: el autónomo o pyme beneficiario recibe la ayuda en forma de un bono digital que luego deberá invertir en contratar a un agente digitalizador que le implante uno de los servicios disponibles, como la creación de una página web, la gestión de sus redes sociales o un programa de facturación electrónica, entre otros.
Sin embargo, cabe recordar que este programa está financiado con fondos europeos y depende de la Ley General de Subvenciones. Esto significa que, a pesar de la rapidez en la tramitación de las ayudas -se ha diseñado un sistema "cero papeles" para agilizar la concesión- y de la sencillez del propio programa, tanto los beneficiarios como los agentes digitalizadores tienen que cumplir obligatoriamente una serie de requisitos para acceder a Kit Digital. Además, cuando hayan accedido tendrán que seguir cumpliendo algunas obligaciones para poder usar o cobrar el bono digital.
Requisitos generales para acceder al Programa Kit Digital
En primer lugar, los autónomos y pymes tienen que cumplir una serie de requisitos obligatorios para ser beneficiarios del Programa Kit Digital y cobrar el bono digital que luego usarán para contratar los servicios de un agente digitalizador que les instale una de las doce soluciones disponibles. Éstas condiciones son:
- Ser una pequeña empresa, microempresa o autónomo
- Cumplir los límites financieros que definen las categorías de empresa
- Estar en situación de alta con la antigüedad mínima que se establece en cada convocatoria
- No estar considerado como una empresa en crisis
- Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social
- No superar el límite de ayudas de pequeña cuantía
Por su lado, las empresas tecnológicas tendrán que cumplir también una serie de requisitos para convertirse en Agentes Digitalizadores adheridos al Programa Kit Digital:
- Disponer de una facturación acumulada de al menos 100.000 euros en los dos años anteriores a la presentación de la solicitud de adhesión, o de 50.000 euros en el año anterior, en proyectos similares a los que se desarrollarán en cualquiera de las categorías de soluciones digitales. En el caso de las personas en situación de autoempleo sin trabajadores a su cargo, la facturación acumulada deberá de ser de al menos 70.000 euros en los dos años anteriores a la presentación de la solicitud, o de 35.000 euros anuales en el año anterior, en proyectos similares a los que se deben desarrollar.
- Estar al corriente de sus obligaciones tributarias y frente a la Seguridad Social.
- No tener la consideración de empresa en crisis.
- Poseer acreditación de tener domicilio fiscal y centro principal de prestación de actividades dentro de la Unión Europea.
- Disponer en el momento de la solicitud, de una página web dedicada al Programa Kit Digital en un nombre de dominio del Agente Digitalizador que contenga las diferentes soluciones que ofrece.
Condiciones para cobrar y poder utilizar el bono digital
Una vez cumplidos todos estos requisitos para acceder al Programa, tanto los agentes digitalizadores como los propios beneficiarios deberán también cumplir una serie de obligaciones para poder cobrar el dinero del bono digital o usar la ayuda para instalar uno de los doce servicios disponibles.
Mantenerse de alta como autónomo y al corriente de las obligaciones con Hacienda y Seguridad Social
La primera y más básica de las obligaciones tanto para los autónomos y pymes beneficiarios como para los agentes digitalizadores viene regulada en la propia Ley General de Subvenciones. Esta norma obliga a los receptores de cualquier ayuda a estar al corriente de las obligaciones con Hacienda y Seguridad Social.
En el caso del Programa Kit Digital, los autónomos y pymes deberán mantenerse al corriente de sus obligaciones con la Administración tanto para solicitar la ayuda, es uno de los requisitos, como para poder cobrarla, en este caso, se hace la comprobación a la empresa beneficiaria, pero el cobro lo realiza el agente digitalizador correspondiente.
Si el autónomo tuviera una deuda, por ejemplo, por no haber pagado sus cuotas o las cotizaciones de sus trabajadores a la Seguridad Social, deberá ponerse al corriente de sus obligaciones para que el servicio se puede prestar correctamente y se pueda pagar el dinero de la ayuda al agente digitalizador por los servicios que ha prestado.
Utilizar en plazo el bono digital
Por otro lado, nada más solicitar las ayudas del programa Kit Digital, los autónomos beneficiarios ya empezarán a tener algunas obligaciones. Una vez que Red.es haya notificado al trabajador por cuenta propia que le ha sido concedido el bono digital, el beneficiario tiene seis meses de plazo para firmar acuerdos de prestación de solución con uno o varios agentes digitalizadores.
Según explican desde Red.es, la entidad encargada de gestionar este Programa, “los beneficiarios deben tener en cuenta que, una vez notificada la concesión de su bono, tienen seis meses para utilizarlo”.
Es importante cumplir con estos plazos ya que, según advierten desde Red.es, una vez transcurridos esos seis meses, “todo el dinero del bono que no se haya consumido se perderá”. Tras la firma de los acuerdos empezará la primera fase de implantación.
Implantar la solución y emitir la factura
El funcionamiento del programa Kit Digital cuenta con dos fases definidas: la fase de implantación y la fase de prestación del servicio. Es importante recordar que ambas deben ser ejecutadas y justificadas correctamente. El proceso de verificación de la justificación es realizado por Cámara de España, como entidad colaboradora del programa.
La primera fase comienza cuando Red.es valida un acuerdo de prestación de servicios suscrito entre la empresa beneficiaria de la ayuda y el agente digitalizador que haya elegido. A partir de ese día, el agente digitalizador cuenta con tres meses para implantar la solución o soluciones elegidas por la empresa beneficiaria. Además, en ese mismo periodo tendrá que emitir la factura de los servicios implantados.
Los plazos para implantar la solución, emitir y pagar la factura empezarán a contar una vez se haya validado el acuerdo. Si el negocio tiene entre diez empleados y menos de 50 -es decir, si pertenece al segmento 1- el agente digitalizador seleccionado por la empresa tendrá 3 meses para implantar la solución y emitir la factura. Por su parte, la empresa beneficiaria deberá abonar la parte no subvencionable en esos tres meses.
Si el autónomo tiene entre 0 y menos de diez empleados -es decir, pertenece al segmento dos o tres- su agente digitalizador deberá implantar la solución o soluciones en tres meses a contar desde la validación del acuerdo y también deberá emitir la factura en ese periodo. Pero en este caso, la empresa beneficiaria contará con otros tres meses más para abonar la factura de la parte no subvencionable.
Justificación de la primera fase
El Agente digitalizador tiene que implantar adecuadamente la solución. Pero también tiene la responsabilidad de justificar en ese tiempo el trabajo que ha realizado en cada una de las fases, puesto que es quien cobrará la cuantía de los servicios implantados.
De hecho, para cobrar la primera parte del servicio se debe haber justificado correctamente y en ese plazo de tres meses la primera fase de implantación.
Si el agente justifica correctamente y no es necesaria ninguna subsanación que dilate todo el proceso, el pago se está realizando en un plazo de 60 días.
Comienzo de la fase 2 tras la emisión de la factura
La factura se tiene que emitir en los tres meses tras la validación del acuerdo entre el autónomo beneficiario y el agente digitalizador. Esta fecha, según Red.es, es importante porque es la que dará comienzo a la fase dos.
A partir del comienzo de esta fase es cuando el agente digitalizador tiene que prestar durante doce meses los servicios de la solución que ya ha implantado.
Pasados esos doce meses, el agente digitalizador -al igual que en la primera fase- tiene la obligación y la responsabilidad de justificar el haber prestado el servicio durante ese tiempo. Tras ello, Red.es efectuaría el segundo pago correspondiente a la segunda fase.
Según Red.es, "es muy importante que esta fase dos también esté ejecutada y justificada de forma correcta por parte del agente digitalizador". De no ser así, puede incurrir en un incumplimiento de las bases reguladoras del programa.
¿Qué ocurre si se incumplen los requisitos y obligaciones del Programa Kit Digital?
Incumplir cualquiera de los requisitos y obligaciones del Kit Digital desde el momento en el que se notifica la concesión de la ayuda, puede acarrear consecuencias tanto para los agentes digitalizadores como para los beneficiarios.
Por un lado, para el agente digitalizador implicaría no cobrar la parte correspondiente de la fase dos. Para la empresa beneficiaria de la ayuda supondría el reintegro de la subvención correspondiente ya abonada al agente digitalizador en la primera fase, junto con los intereses de demora.
Las obligaciones que asumen tanto la empresa beneficiaria como el agente digitalizador se encuentran recogidas en las bases que regulan el funcionamiento del programa.
