Cómo entender la nómina de tus trabajadores si eres autónomo
Cuando se habla de nómina, se hace de un documento básico cuando se tienen trabajadores contratados. Sin embargo, es habitual que los autónomos y emprendedores que inician una actividad profesional, tengan dudas acerca de las nóminas de sus empleados.
Si te encuentras en esa etapa no te preocupes. En este artículo repasaremos todo lo necesario para que los autónomos puedan comprender con claridad la nómina de sus trabajadores: cuáles son los puntos clave, qué información debe contener, cómo debe estructurarse...
- ¿Qué es una nómina?
- Qué estructura tiene la nómina de un trabajador
- Qué información contiene una nómina
- Partidas del salario bruto
- Partidas del salario neto
¿Qué es una nómina?
La nómina es el documento que indica el salario que percibe un empleado de forma mensual por los trabajos realizados para la empresa.
La nómina de un trabajador debe incluir una serie de datos relevantes, de cara a realizarla correctamente, como por ejemplo, las cotizaciones a la Seguridad Social, las retenciones de IRPF, los complementos salariales...
Además, tanto para empresas como autónomos con empleados a cargo, es muy importante llevar un correcto registro de las nóminas de los trabajadores, ya que se trata de documentos que también forman parte de la contabilidad de la empresa.
Qué estructura tiene la nómina de un trabajador
Para poder elaborar una nómina de forma correcta es importante conocer todas las partes que la componen. A continuación detallamos cada una de de las partes que deben incluir, de cara confeccionarla correctamente.
Encabezado de la nómina
Como primer paso, hay que decir que la parte superior, conocida como el encabezado de la nómina, se destina a toda la información de la empresa así como los datos completos del trabajador.
- Datos de la empresa: Se debe incluir el nombre, el CIF, el Código Cuenta de Cotización y el domicilio fiscal.
- Datos del trabajador: En este apartado se deben incluir el nombre, DNI y Número afiliación a la Seguridad Social; el grupo de cotización, la categoría, el código de contrato y la fecha de antigüedad.
A la nómina hay que añadirle las fechas del mes que se abona por el trabajo realizado, sumado además al total de días trabajados.
Detalles de devengos
Luego se encuentran los devengos de la nómina. Estos son todos los conceptos salariales que el trabajador genera durante el mes trabajado, es decir el salario bruto del trabajador. Es decir:
- Salario base
- Complementos salariales individualizados
- Horas complementarias, en caso de contrato a tiempo parcial.
- Horas extra.
- Pagas extraordinarias
- Salario en especie
En el apartado de percepciones salariales, también se deben añadir las que no forman parte directamente del salario de empleado. Esto es:
- Prestaciones de la Seguridad Social.
- Indemnizaciones.
Deducciones a la Seguridad Social y retención de IRPF
Al finalizar los devengos, se deben añadir todas las deducciones de la nómina. Es decir en este apartado se restan los devengos los pagos a la Seguridad Social y la retención de IRPF. Es decir, la cantidad que la empresa ingresa a Seguridad Social y Hacienda en concepto de cotizaciones e IRPF a cuenta del trabajador.
Los conceptos que componen este apartado son:
- Aportaciones a la Seguridad Social desglosadas
- IRPF
- Otras deducciones
- Posibles anticipos
- Valor del salario en especie
Qué información contiene una nómina
La nómina es la forma que tiene de cobrar un trabajador por cuenta ajena por los rendimientos de trabajo, por lo tanto debe contener la información sobre unos conceptos mínimos que estandarizan el formato de la nómina según la legislación vigente. Se trata de la Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, de modelo de recibo individual de salarios.
Existen dos conceptos básicos de la nómina, que son el salario bruto y el salario neto.
Cuando se habla de salario bruto es lo que corresponde a la cuantía total de la nómina antes de practicar retenciones del IRPF y en concepto de cotización a la Seguridad Social.
Para el caso de salario neto, se refiere al dinero que finalmente va a ir directamente a la cuenta bancaria del trabajador. Este es el salario real del trabajador.
Partidas del salario bruto
El salario bruto se conforma de distintas retribuciones recogidas en el artículo 26 del Estatuto de los Trabajadores. A continuación las repasamos, una a una.
Percepciones salariales
Las percepciones salariales, son las que se consideran como la totalidad del salario, en dinero o en especie que percibe el trabajo por la prestación profesional de sus servicios laborales (por cuenta ajena) con independencia de la forma de remuneración.
Es decir entonces que la partida percepciones salariales es el salario base, los salarios en especie, las horas extraordinarias, las pagas extraordinarias prorrateadas a las que ha de hacer frente el autónomo o la sociedad empleadora.
Estas percepciones en general se cotizan a la Seguridad Social y vienen determinadas por el convenio colectivo de la actividad que se desarrolle.
Sin embargo es posible estipular, previa negociación con la empresa, cuantías superiores a las indicadas en el convenio dependiendo de la cualificación y experiencia del trabajador. Además de la competencia que para ese puesto de trabajo haya en el mercado laboral.
Por lo tanto, el salario además determina lo siguiente:
- La cuantía de la indemnización. Esto es para los casos en los que haya extinción de la relación laboral.
- La cuantía de los medios de protección que garantizan el estado de bienestar. Esto se refiere a la prestación por desempleo, jubilación, etc.
- La base imponible a efectos de tributación.
Percepciones no salariales
En las percepciones no salariales se cuentan las percepciones que no tienen la consideración de salario y por lo tanto no cotizan a la Seguridad Social.
Es decir que se trata de las cantidades percibidas por prestaciones o indemnizaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por gastos relacionados con la actividad (prendas de trabajo, dietas de viaje, gastos de locomoción…) así como indemnizaciones por traslados, despidos y suspensiones.
Está establecido entonces que estas percepciones extrasalariales corren a cargo bien de la empresa o de la propia Administración.
Partidas del salario neto
El salario neto es el resultado de haber restado al salario bruto la suma de dos conceptos-deducciones que son obligatorios: se trata de las cotizaciones a la Seguridad Social y a las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. A continuación se detallan.
Cotizaciones a la Seguridad Social
En relación a las cotizaciones a la Seguridad Social, éstas las asume en mayor medida el empresario contratante y en menor medida el trabajador empleado.
Cuando son cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa, se calculan teniendo en cuenta los aspectos, como:
- Salario bruto anual
- Tipo de jornada
- Tipo de contrato de trabajo
- Número de pagas
- Edad del trabajador
En estos casos es el empresario empleado el que asume parte de los costes en materia de cotización a la Seguridad Social de sus trabajadores.
Este ingreso se realiza en el momento del abono de la nómina descontándole las siguientes partidas.
- Cotización por desempleo. Este concepto cotiza al 5,50% en contratos indefinidos y 6,70% en contratos temporales.
- Cotización por contingencias comunes. Este concepto cotiza al tipo 23,60% del sueldo bruto.
- Cotización al Fondo de Garantía Salarial (Fogasa). Concepto que cotiza al tipo 0,20%.
- Cotización por accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Este porcentaje depende de las tablas de cotización para cada actividad. Puede ir entre el 1% para trabajadores de oficina, el 1,85% en el comercio al por menor, el 3,60% en actividades de limpieza y seguridad y el 6,70% en actividades de alta riesgo como la construcción o el transporte por carretera.
- Cotización por formación profesional. Este ítem cotiza al tipo 0,60%.
También existen bonificaciones a la contratación, a modo de incentivos para conseguir un coste menor de las cotizaciones a la Seguridad Social por parte del empresario. Esto conlleva la contratación de determinados tipos de trabajadores, normalmente en situación de desempleo.
Cuando se trata de cotizaciones a la Seguridad Social a cargo del trabajador, éste también la asume reduciendo su salario bruto y lo que da como resultado junto al resto de deducciones el salario neto a percibir.
Los tipos de cotización están compuestos por tres partidas, las cuales son:
- Cotización por formación. En este caso cotizan al tipo 0,10%
- Cotización por desempleo. Cotizan al tipo 1,55% en contratos indefinidos y 1,60% en contratos temporales, lo que en total es un aproximado de 6,35% del sueldo bruto
- Cotización por contingencias comunes. Estas cotizan al tipo 4,70% del sueldo bruto
Retenciones en el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF)
En relación al porcentaje de retención en el IRPF, hay que señalar que éste es variable. Esto es porque influye el volumen de ingresos que se debe deducir de la nómina y que el empresario tiene que ingresar en Hacienda cada tres meses como anticipo del IRPF a cuenta del trabajador.
Se debe tener en cuenta además las siguientes circunstancias personales del trabajador contratado.
- Año de nacimiento
- Estado civil e ingresos del cónyuge
- Grado de discapacidad
- Pagos de préstamos por vivienda habitual
- Descendientes y Ascendientes
El porcentaje de retención puede estar en el orden de entre el 4% para un sueldo bruto de 1.100 euros, hasta el 13% para 2.000 euros o el 20% o más para 3.000 euros brutos.
