Esta es la nueva fórmula que deben usar los autónomos para acordar cambios de jornada con sus asalariados

La jornada máxima de trabajo está fijada en los términos del Estatuto de los Trabajadores (ET), donde se establece que la jornada de trabajo no podrá superar las 40 horas semanales, lo que equivale a 1.826 horas en cómputo anual. Sin embargo, los autónomos pueden necesitar ampliar o modificar la jornada de sus empleados en determinadas ocasiones, para lo que deben tener en cuenta qué es el tiempo efectivo de trabajo, así como diferenciar entre horas extra, horas complementarias y la jornada de trabajo irregular, como explicó a este medio Luis San José, socio y abogado laboralista en AGM Abogados. 

Además, teniendo en cuenta el incremento de la vigilancia sobre el cumplimiento del registro de jornada por parte de la Inspección -desde su puesta en marcha obligatoria en 2019- y que, próximamente, podría restringirse al formato digital, es importante que los autónomos recuerden que su incorrecta realización podría implicar importantes sanciones, que podrían superar los 7.500 euros. 

Los autónomos deben distinguir entre el tiempo efectivo de trabajo y el tiempo de presencia de sus asalariados

El tiempo efectivo efectivo de trabajo es aquel en el que el empleado está realizando sus labores de forma activa y productiva. Algo que, en el caso de los negocios itinerantes, “incluye el desplazamiento desde el domicilio del primer cliente y viceversa”, apuntó el abogado. 

Como recomendó, los autónomos también tienen que diferenciar entre el tiempo de trabajo efectivo y el tiempo de presencia, de disponibilidad, o las guardias localizables, es decir, cuando el trabajador está a disposición de la empresa a la expectativa de realizar su actividad laboral. “A veces, el tiempo de presencia, disponibilidad, o guardias localizables puede ser considerado como tiempo de trabajo aunque el empleado no esté prestando sus servicios. Según el tipo de actividad, la presencia o la localización o la guardia pueden ser consideradas tiempo efectivo de trabajo, y computable como horas de su jornada”, explicó San José.

En este sentido, todo lo que no quede registrado como tiempo efectivo de trabajo, no será considerado tiempo de trabajo, tal es el caso de las pausas, por ejemplo para el desayuno. Como aclaró San José, “si no está señalado como tiempo efectivo de trabajo en el convenio, acuerdo o contrato, no será considerado tiempo de trabajo. Si no hay una normativa en la empresa de permisibilidad, en principio todas esas pausas deberán registrarse como pausas del tiempo de trabajo”. 

Así, como destacó el abogado, todas las modificaciones de la jornada de trabajo explicadas a continuación se deben controlar por medio del registro horario. Las infracciones en las que se puede incurrir por no llevar su registro adecuadamente podrían alcanzar los 7.500 euros, y por incumplir el convenio en términos de la jornada laboral, "las sanciones pueden conllevar multas que alcanzan los 225.018 euros". 

Existen diferencias entre las horas extraordinarias y las complementarias

Las horas extraordinarias -las que son realizadas por encima de la jornada ordinaria establecida en el contrato de trabajo o convenio colectivo-, deben ser remuneradas de manera adicional y/o “extraordinaria”. 

Sin embargo, según aclaró el abogado, los autónomos con empleados a cargo deben saber que, como máximo, se pueden realizar 80 horas extra al año por trabajador. Además, las horas extra deben estar establecidas mediante convenio colectivo o, en su defecto, contrato individual, y nunca por un valor inferior al de la hora ordinaria. 

Entre los aspectos más importantes a tener en cuenta, San José destacó que las horas extra no pueden ser compensadas por tiempos equivalentes de descanso retribuido, y en el caso de ausencia de pacto, sí podrán ser compensadas, pero  “mediante descanso dentro de los cuatro meses siguientes a su realización -no computándose dentro del límite de las 80 horas anuales-”.  

Como detalló San José, las horas complementarias, a diferencia de las extra, no tienen la consideración de horas extraordinarias y se retribuyen como horas ordinarias de trabajo. Así, los autónomos deben tener en cuenta que “tienen que ser reflejadas en el recibo de salarios y en los documentos de cotización a la Seguridad Social”.

Los autónomos no pueden sancionar a los empleados que se niegan a realizar horas complementarias no pactadas

Como detalló San José, son aquellas realizadas como adición a las horas ordinarias pactadas en un contrato a tiempo parcial, remunerándose como horas ordinarias y computándose para efectos de cotización. Estas horas complementarias pueden ser pactadas por escrito en el contrato a tiempo parcial y su incumplimiento por parte del empleador puede acarrear sanciones administrativas, según explicó el abogado. Deben estar reflejadas en los recibos de salarios y en los documentos de cotización a la Seguridad Social. 

Además, las horas complementarias pueden ser pactadas o de aceptación voluntaria, con un límite máximo del 30% de las horas ordinarias contratadas, ampliable al 60%, pactadas en el convenio colectivo. “Se prohíbe totalmente exigir horas complementarias por encima del límite pactado, y en caso de incumplimiento de los requisitos, la negativa del trabajador a realizarlas no puede ser sancionable laboralmente.”

También, San José destacó la importancia de planificar correctamente los contratos a tiempo parcial para garantizar el cumplimiento de la normativa laboral en cuanto a las horas complementarias y recordó que los empleados a tiempo parcial no pueden realizar horas extraordinarias, salvo en casos excepcionales, "como la prevención o reparación de siniestros".

La comunicación de la realización de horas complementarias debe cumplir con los preavisos establecidos para evitar posibles sanciones, ya sea el preaviso mínimo de tres días, o el que se encuentre estipulado en el convenio, que puede ser superior, así como otros requisitos acordados. 

Asimismo, en el caso de autónomos al frente de negocios con más de diez empleados, los representantes legales de los trabajadores “deben ser informados trimestralmente sobre los contratos a tiempo parcial y las horas complementarias realizadas”, añadió San José.

Los autónomos deben preavisar con cinco días a sus asalariados si establecen horarios flexibles

En determinados sectores es común que los flujos de trabajo se eleven considerablemente en función de la época del año. Este permiso que otorga el ET posibilita organizar a los empleados y la carga de trabajo según estos cambios. 

Así, como aclaró San José, la distribución irregular de la jornada de trabajo es la que permitiría, en estos casos, establecer horarios flexibles a lo largo del año mediante convenio colectivo, -o acuerdo entre el negocio y los representantes legales de los trabajadores-, permitiendo una variación en la distribución irregular sin limitación alguna de las horas laborales que figuran en el convenio de aplicación. 

Esta distribución de la jornada a lo largo del año, en ausencia de pacto, "mantiene un límite del 10% de la jornada de trabajo". 

Adicionalmente, la distribución irregular de la jornada puede implicar “la compensación de horas no trabajadas, la regularización en la liquidación final en caso de extinción anticipada del contrato y la posibilidad de establecer bolsas de horas reguladas en el convenio colectivo”, siempre respetando los límites legales de horas trabajadas y los plazos de preaviso establecidos, añadió el experto laboralista.

Ahora bien, no se puede reducir el plazo de preaviso de cinco días establecido en el ET al tratarse de una norma de mínimos. Por ello, aunque en el convenio se pueda pactar cualquier porcentaje de reducción de jornada irregular, no sucede lo mismo con relación al plazo de preaviso, “que deberá ser por un mínimo de cinco días, y en todo caso, ampliarlo, pero no empeorarlo”, explicó San José. 

Esta distribución irregular tiene que respetar los períodos mínimos de descanso diario y semanal previstos en la ley y el trabajador deberá conocer, con el preaviso mínimo de cinco días, “el día y la hora de la prestación de trabajo de la nueva distribución”, apuntó el abogado. 

Por último, la compensación de las diferencias, por exceso o por defecto, entre la jornada realizada y la duración máxima de la jornada ordinaria de trabajo legal o pactada será también exigible según lo acordado en convenio colectivo o por acuerdo previo. Cuando no haya pacto, como añadió San José, las diferencias provocadas por la distribución irregular de la jornada “tendrán que quedar compensadas en el plazo de doce meses desde que se produzcan”.