Entran en vigor las nuevas multas a los negocios que todavía no hayan creado un buzón de denuncias

Este martes entró en vigor la primera fase de la nueva obligación que va afectar a miles de empresas españolas, tanto grandes, como medianas y pequeñas. El pasado 13 de junio terminó el plazo para que los negocios de más de 250 empleados en plantilla incorporen un buzón de denuncias, donde los trabajadores puedan comunicar cualquier infracción que hayan detectado en la actividad.  

Así quedó recogido en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, que estableció dos plazos para que las empresas se adapten a esta obligación: la primera etapa que ya ha concluido, iba dirigida a negocios con más de 250 empleados. Las actividades que tienen entre 50 y 249 trabajadores en plantilla cuentan con un periodo transitorio más amplio, hasta el próximo 31 de diciembre.

En ambos casos, los negocios que no cumplan su obligación de tener un buzón de denuncias una vez concluido el plazo de adaptación se enfrentarían a multas por parte de la Inspección de Trabajo de hasta un millón de euros. De momento, sólo están obligadas las actividades más grandes, pero en apenas seis meses la obligación se extenderá al resto de las pequeñas y medianas empresas.

Las multas ya están en vigor para más de 6.000 empresas y en diciembre afectarán a 20.000 pymes

Según los últimos datos publicados por el Instituto Nacional de Estadística (INE), en España habría más de 26.000 empresas con más de 50 trabajadores que tendrán que poner en marcha el nuevo 'Sistema Interno de Información'. De esos 26.000 negocios, se calcula que alrededor de 6.000 tienen más de 250 empleados y ya tendrían que tener el buzón de denuncias activo.

Por otro lado, habría entorno a 20.000 empresas que tienen más de 50 empleados pero menos de 250, por lo que tendrían que implantar el buzón a partir de diciembre si no quieren enfrentarse a las sanciones previstas por Ley.

La normativa dice que las empresas y entidades deberán aplicarlo en el plazo máximo de tres meses, es decir, en junio. Ahora bien, como excepción, las medianas empresas tendrán un periodo de adaptación mayor, que durará hasta el 1 de diciembre de 2023. Desde ese momento, la Inspección de Trabajo ya podría sancionar con multas de miles de euros -y hasta un millón en los casos más flagrantes-a las actividades que no cumplan los requisitos fijados por la nueva ley..

Cómo funcionará el nuevo buzón que deberán implantar los negocios con más de 50 empleados?

El nuevo buzón servirá para recibir y gestionar las denuncias sobre "cualquier materia que afecte al ámbito laboral" por parte de empleados, becarios o incluso autónomos que hayan trabajado con el negocio.  Según explicó Luis San José, abogado laboralista de AGM Abogados, este sistema de denuncias se ha hecho para "proteger al denunciante y que no existan represalias. Las denuncias que podrá acoger este buzón son incontables. Los empleados o antiguos trabajadores podrán denunciar mediante este sistema cualquier infracción administrativa o penal que les afecte a ellos u otros trabajadores".

Los motivos más frecuentes para los que estaría diseñado este buzón serían: recoger fraudes detectados con Hacienda y Seguridad Social, "como por ejemplo que no se tenga a un empleado dado de alta en la Seguridad Social o que haga horas extras sin remunerar. También estaría pensado para casos de denuncias por acoso laboral o sexual en el ámbito del negocio y hasta por la posible existencia de un falso autónomo", dijo Luis San José, de AGM abogados.

Para asegurar que este buzón realmente funciona, no bastará con crear un correo electrónico o canal de voz para recopilar todas las denuncias sino que además habrá que encargar expresamente a un empleado o empresa externa que sea independiente, el control y gestión de todas estas denuncias para realizar un seguimiento si fuera necesario. 

Según el experto laboralista, "la empresa deberá designar a una persona que gestione y estudie de forma independiente estas denuncias. En el caso de las pymes, lo más habitual es que externalicen esta tarea en el despacho de abogados. En nuestro caso, el área penal lleva este tipo de buzones de algunas empresas que son clientes". 

Requisitos que deberá cumplir el nuevo buzón

El nuevo sistema de denuncias deberá cumplir algunos requisitos como:

-Permitir realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá realizar bien por escrito, a través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.¡

-Además, a quienes realicen la comunicación a través de canales internos se les informará, de forma clara y accesible, sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes y, en su caso, ante las instituciones, órganos u organismos de la Unión Europea.  Al hacer la comunicación, el informante podrá indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro a efectos de recibir las notificaciones.

Las comunicaciones verbales, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, telefónicamente o mediante sistema de mensajería de voz, deberán documentarse de alguna de las maneras siguientes, previo consentimiento del informante. Podría ser mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible; o a través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

- Los canales internos de información permitirán incluso la presentación y posterior tramitación de comunicaciones anónimas.

Protocolo de implantación

Además, tras haber puesto en marcha este sistema, el negocio deberá dejar constancia de haber seguido el siguiente protocolo de implantación:

• Identificación del canal o canales internos de información a los que se asocian.
• Inclusión de información clara y accesible sobre los canales externos de información ante las autoridades competentes 
• Envío de acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales 
• Determinación del plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación 
• Previsión de la posibilidad de mantener la comunicación con el informante y, si se considera necesario, de solicitar a la persona informante información adicional.
•  Establecimiento del derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser oída en cualquier momento.
• Garantía de la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos
•  Exigencia del respeto a la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas.
• Remisión de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito