Prepara tu empresa para el regreso de las vacaciones y evita el caos con estos cinco sencillos pasos

Existe un error que solemos cometer la mayoría de las personas: intentamos aprovechar hasta el último minuto de trabajo antes de marcharnos de vacaciones. Respondemos correos, atendemos llamadas y hacemos tareas del día a día hasta el instante previo a cerrar el ordenador.

Lo dejamos todo como si fuésemos a regresar al día siguiente, pero el problema es que no lo haremos hasta pasadas algunas semanas. Y, entonces, tendremos que recuperar el hilo de lo que estábamos haciendo. Y sí, es cierto que desconectar es un poco más difícil cuando dirigimos un negocio. Las ideas aprovechan el período de descanso para invadir nuestra mente, el equipo sigue necesitándonos para resolver algunas dudas y existen clientes para los que el correo de ausencia por vacaciones parece no surtir ningún efecto.

Pero las tareas del día a día sí que quedan aparcadas hasta nuestra vuelta. ¿Qué podemos hacer para que, al volver de las vacaciones, no nos olvidemos de ellas en las primeras horas de regreso al trabajo? Vamos a verlo:

Paso 1. Empieza tus vacaciones un día antes.

O, al menos, comunícaselo así a todas las personas que tienen contacto con tu negocio: clientes, proveedores y equipo. Así dispondrás de ese día extra para preparar tu vuelta.

Es importante que tú también tomes consciencia de que estás de vacaciones, al menos de forma oficial, así que finaliza las tareas habituales el día antes, activa el correo de Fuera de la oficina y despídete de todos. Bloquea tiempo en tu agenda o calendario para dedicar este último día a los siguientes pasos.

Paso 2. Revisa tu meta anual y tus objetivos.

Antes de marcharte de vacaciones es buen momento para comprobar los números de tu empresa y las acciones que has estado realizando en los últimos meses. ¿Qué porcentaje de tu meta de facturación has conseguido?

• Si prácticamente has logrado ya lo que te habías propuesto para este año, quizás sea un buen momento para ampliarla de cara al último cuatrimestre.
• En cambio, si te encuentras muy lejos, deberás decidir si aún es una meta alcanzable o necesitas redefinirla.

En función de esta meta, también necesitarás concretar cuáles serán los objetivos prioritarios de los próximos meses: aumentar las ventas, lanzar un nuevo producto o potenciar acciones de marketing.

De este modo, tendrás claras tus prioridades al regresar de las vacaciones. Recuerda dejarlo por escrito para revisarlo el primer día tras tu vuelta.

Paso 3. Planifica tu regreso con antelación.

Además de definir los objetivos de los próximos meses, plantea ya cómo será la primera semana después de las vacaciones. Utiliza tu sistema habitual de planificación: time blocking con Google Calendar, una agenda de papel de toda la vida o un gestor de tareas como Todoist.

Igual que te recomendaba empezar tus vacaciones un día antes de forma oficial, te aconsejo que comuniques que regresas un día después y, así, cuentes con esta jornada para revisar tus prioridades para lo que resta de año.

Anota qué harás en este día extra, pero también qué tareas vas a atender en los días siguientes. Esto te permitirá retomar el trabajo en el punto exacto en el que lo habías dejado. No confíes en tu memoria, deja todo lo que necesites por escrito. Así favorecerás que tu mente descanse de verdad en las vacaciones.

Paso 4. Confía en tu equipo y delega.

Lo sé, cuando dirigimos nuestro propio negocio es muy tentador echarle un vistazo durante las vacaciones, pero para ser más productivos necesitamos desconectar, descansar y, para ello, delegar. Pero esto solo es posible si confiamos en el criterio de nuestro equipo y dejamos definido antes de irnos de vacaciones cuáles son las directrices que deben seguir.

¿Qué consideramos una urgencia? ¿Cuándo pueden interrumpir nuestras vacaciones? ¿Quién debe hacerlo? Si queremos evitar que nos llamen para cada detalle, solo lo conseguiremos proporcionándoles la autonomía que necesitan. Sí, quizás cometan errores (a ti y a mí también nos pasa, recuérdalo), pero la única forma de que crezcan profesionalmente es transmitiéndoles nuestra confianza.

Además, planea una reunión con ellos para tu regreso: servirá para reencontraros tras el verano, que compartan contigo lo más relevante de las últimas semanas y revisar los objetivos de los próximos meses.

Paso 5. Menos es mejor.

Aplica el enfoque esencialista a tu negocio empezando estas mismas vacaciones: disminuye el número de exigencias, de objetivos y de tareas. Céntrate en lo verdaderamente importante, en ese 20% que te trae el 80% de tus resultados según la Ley de Pareto.

Por tanto, cuando planifiques, céntrate en lo verdaderamente importante y deja a un lado todas esas tareas que te roban tiempo y te alejan de tus metas.

Sé que priorizar lo importante y disminuir el número de tareas es especialmente difícil cuando emprendemos, lo veo continuamente en las empresarias a las que mentorizo, pero créeme: es posible. Solemos pensar que nuestro tiempo es ilimitado y que, por tanto, podemos poner en práctica todas las ideas que pasan por nuestra mente.

Sin embargo, debemos aprender a decirnos «no» y tener muy claro cuáles son los recursos de los que disponemos: el objetivo no es trabajar más y más horas, sino hacerlo mejor. Y, para ello, es fundamental que reduzcamos el número de tareas diarias, deleguemos cada vez más en nuestro equipo y nos centremos en lo verdaderamente importante.

Y sí, eso también significa cuidar de nuestra energía y desconectar en vacaciones.