Consejos sobre el registro retributivo y su auditoria

Cada día son más las exigencias y obligaciones que nuestros legisladores imponen a nuestras empresas, no hemos tenido bastante con la batería de medidas publicadas durante la época Covid-19, que vuelven a imponer más carga de trabajo a los empresarios mediante la publicación de un Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, titulado de igualdad retributiva entre mujeres y hombres, que entra en vigor el próximo 14 de abril de 2021, el cual establece, para todas las empresas, la obligación de realizar un registro salarial (retributivo), aunque este venia ya impuesto desde el 8 de marzo de 2019, así como también, y sólo para las empresas que tengan plan de igualdad, la imposición de una auditoria retributiva, que esta sí entrará en vigor el 14 de abril de 2021.

La finalidad de este Real Decreto, por una parte es desarrollar el artículo 28 del Texto Refundido del Estatuto de los Trabajadores – Registro retributivo o salarial -, y por otra, imponer a las empresas que tienen o están obligadas a realizar un plan de igualdad, el tener que auditar las retribuciones que pagan a su personal.

1.- Registro retributivo o salarial.

El Real Decreto establece medidas para hacer efectivo el derecho a la igualdad de trato y a la no discriminación entre mujeres y hombres en materia retributiva, desarrollando mecanismos para identificar y poder corregir, la discriminación en este ámbito, así como luchar contra la misma, promoviendo las condiciones necesarias.

Esta normativa va dirigida a las relaciones laborales reguladas en el Estatuto de los Trabajadores, ello significa que se aplicará a todas las relaciones laborales comunes y especiales.

Así el artº 28.2 del Estatuto de los Trabajadores (su modificación, entró en vigor el 8-3-19) señala que todas las empresas deben tener un registro retributivo de toda su plantilla, incluido el personal directivo y los altos cargos. En este caso, entiendo que no se deberá de registrar los salarios de los administradores o miembros del consejo de administración, por la exclusión que el artículo 1.3 del Estatuto de los Trabajadores señala sobre los consejeros o miembros de los órganos de administración en las empresas que revistan la forma jurídica de sociedad y siempre que su actividad en la empresa, solo comporte la realización de cometidos inherentes a tal cargo. El objetivo de dicho registro es garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada, y un adecuado acceso a la información retributiva de las empresas, al margen de su tamaño, mediante la elaboración documentada de los datos promediados y desglosados.

Así, dicho registro debe de incluir los valores medios de los salarios, de los complementos salariales y de las percepciones extrasalariales de la plantilla, desagregados por sexo y distribuidos conforme a lo establecido en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Cómo debemos de realizarlo? Para establecer este registro retributivo, deberemos informar, debidamente desglosadas por sexo, la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido, en bruto anual, por cada uno de estos conceptos en cada grupo profesional, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable y establecida en la empresa. A su vez, esta información debe de estar desagregada en atención a la naturaleza de la retribución, incluyendo el salario base, cada uno de los complementos y cada una de las percepciones extrasalariales, especificando de modo diferenciado cada percepción.

En cuanto al acceso a dicho registro retributivo por parte de los trabajadores, señala la norma que ante la inexistencia de representación legal de los trabajadores, la información que se puede facilitar, no serán los datos promediados respecto a las cuantías efectivas de las retribuciones que constan en el registro, sino se facilitara solo a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable.

Si la empresa cuenta con representación legal de los trabajadores, el acceso al registro retributivo, se facilitará a través de estas, teniendo derecho a conocer el contenido íntegro del mismo.

Hay que tener en cuenta que la representación legal de las personas trabajadoras, deberá ser consultada, con una antelación de al menos diez días, con carácter previo a la elaboración del registro retributivo, así como también, en igual periodo, en sus posteriores modificaciones.

Pero, ¿qué periodo temporal debemos referenciar en el registro? En este caso la referencia será del año natural (de 1 de enero a 31 de diciembre), sin perjuicio de las modificaciones que fuesen necesarias, en el caso de que existan variaciones o alteraciones sustanciales de cualquiera de los elementos que integran el registro. En este caso, entiendo que el legislador pretende que se tenga actualizado mensualmente, ya que, por mínimo que sea, cambiará cada vez que procedamos a pagar la hoja salarial, salvo empresas que no les varia ni el salario y mantienen al mismo personal y de igual número.

¿Qué formato debe de tener dicho registro? Según señala el artº 5.5 del RD 902/2020, establece que se podrá tener el formato establecido en las páginas web oficiales del Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad.

Para finalizar este apartado, hay que tener presente que en las empresas con al menos 50 personas trabajadoras, si una vez realizado el registro salarial se muestra una diferencia del 25% o más en los promedios calculados de las retribuciones satisfechas a sus trabajadoras en comparación con los trabajadores, que se refieran a la masa salarial, o a la media de las percepciones pagadas, existe una obligación más, en este caso deberemos de justificar que esa diferencia responde a motivos diferentes al sexo de sus personas trabajadoras.

Así resumiendo este primer apartado, el registro debe de incluir todas las percepciones que reciban los empleados, ya tengan carácter salarial o extrasalarial, con diferenciación del sexo, clasificación profesional y la composición del salario:

• Salarios.
• Complementos salariales.

Percepciones extrasalariales.

Detallando cada percepción por separado, mostrando los datos retributivos distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo similares o de igual valor, con el objetivo de que cuanto mayor detalle se ofrezca, mas sencillo resultará poder realizar comparaciones, identificar las causas de la brecha salarial y poder buscar las medidas correctivas.

Una vez que tenemos estos datos, tenemos que buscar y reflejar solamente las medias aritméticas y las medianas de lo percibido por las personas trabajadoras. La media es el promedio de todos los valores, es decir, los conceptos salariales cuantitativos dividido entre el número de personas que componen dichos datos, y la mediana la cuantía que está en medio del computo de las personas, es decir si existen diez personas que hay en un grupo profesional, la cuantía que deberemos reflejar es la que está en el número cinco.

2.- La Auditoria Retributiva.

Las empresas que elaboren un plan de igualdad ( estén obligadas o no ), deberán incluir en el mismo una auditoría retributiva. Esta obligatoriedad, en consecuencia, se vincula solo a los planes de igualdad que ya tengan las empresas, o que tengan la obligación de realizarlos o no la tengan, pero realicen el plan de igualdad.

Hay que recordar que la obligatoriedad de elaborar planes de igualdad es a partir de empresas que tengan 50 o más personas trabajadoras, aunque existe un periodo transitorio que, recordamos es:

• Empresas entre 150 y 250 trabajadores el 8 de marzo de 2020 están obligadas a tener el plan de igualdad realizado.
• Empresas entre 100 y 150 trabajadores, a partir de 8 de marzo de 2021.
• Empresas entre 50 y 100 trabajadores, a partir de 8 de marzo de 2022.

Pues bien, el concepto de auditoria retributiva, va dirigido a las empresas que elaboren un plan de igualdad, incluyendo en el mismo una auditoria retributiva. Su objeto es obtener la información necesaria para comprobar si el sistema retributivo de la empresa, de manera trasversal y completa, cumple con la aplicación efectiva del principio de igualdad entre mujeres y hombres en materia de retribución. Asimismo, deberá permitir definir las necesidades para evitar, corregir y prevenir los obstáculos y dificultades existentes o que pudieran producirse en aras a garantizar la igualdad retributiva, y asegurar la transparencia y el seguimiento de dicho sistema retributivo.

Su vigencia será la misma que lo detallado en el plan de igualdad, salvo que se determine para este apartado otra inferior.

Contenido: La auditoria requiere un previo trabajo analítico, que va ligado con los registros retributivos que obligatoriamente debe de tener la empresa, para su análisis y desarrollo, con la finalidad de la realización de un diagnostico de diversos puntos que desarrollamos seguidamente.

Pues bien, según el artº 8 del Real Decreto 902/2020, señala que la auditoria retributiva implica una serie de obligaciones para la empresa:

La evaluación de los puestos de trabajo, según el artículo 4 del mismo Real Decreto, por el que ya en el registro salarial se especifica la diferenciación de la naturaleza de las funciones o tareas de la persona trabajadora; sus condiciones educativas, es decir sus titulaciones; las condiciones profesionales y de formación y como último las condiciones laborales para el desempeño de su actividad.

Así la valoración de los puestos de trabajo tienen por objeto realizar una estimación global de todos los factores que concurren o pudieran concurrir en un puesto de trabajo, así como que dicha valoración pueda determinar una puntuación o valor numérico al mismo. La valoración debe referirse a cada una de las tareas y funciones de cada puesto de trabajo de la empresa.

También tener presente la relevancia de otros factores desencadenantes de la diferencia retributiva, así como las posibles deficiencias o desigualdades que pudieran apreciarse en el diseño o uso de las medidas de conciliación y corresponsabilidad en la empresa, o dificultades que las personas trabajadoras pudieran encontrarse en su promoción profesional o económica derivadas de otros factores como las actuaciones empresariales discrecionales.

A todo ello, deberá de establecerse un plan de actuación para la corrección de las desigualdades retributivas, con determinación de objetivos, actuaciones concretas, establecer un cronograma y designar a la persona o personas para su implantación y seguimiento.

Hay que tener en cuenta que el Instituto de la Mujer y para la Igualdad de Oportunidades, en colaboración con las organizaciones sindicales y empresariales más representativas, elaborarán una guía técnica con indicadores para la realización de auditorias retributivas con perspectiva de género.

También para la valoración de los puestos de trabajo, en el plazo de seis meses desde la entrada en vigor del RD 902/2020 ( finaliza el 14-4-21) se aprobará, a través de orden dictada a propuesta conjunta de las personas titulares de los Ministerio de Trabajo y Economía Social y del Ministerio de Igualdad, un procedimiento de valoración de puestos de trabajo.

3.- Las Sanciones por infracciones por la falta del registro retributivo

El Real Decreto 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantizar la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, clasificó como infracción grave, según el artº 7.13 de la Ley de Infracciones y sanciones del orden social (LISOS), el incumplimiento de la obligación de llevar el registro retributivo. La sanción se sitúa, en grandes términos, entre su grado mínimo 626 euros, a un grado máximo de 6.250 euros. Pudiendo , también, ser sancionada la empresa por llevar el registro retributivo, con registros erróneos o incompletos, así como también no cumplir con el deber empresarial de facilitar el registro salarial a la representación legal de las personas trabajadoras de la empresa, también como no facilitar dicho registro o auditoria a la comisión negociadora del plan de igualdad, así como tampoco cumplir con el preaviso exigible de al menos diez días, para la consulta previa a los representantes de las personas trabajadoras para la consulta previa sobre la elaboración del registro salarial.

LES RECORDAMOS: La obligatoriedad de realizar los planes de igualdad, sin olvidar el registro retributivo y su auditoria. En este caso para este ejercicio 2021, las empresas obligadas a tener el plan de igualdad y el inicio de su aplicación es a partir de 8 de marzo de 2021, son las que su plantilla esté entre 100 y 150 trabajadores.

También les informamos que nuestro departamento Jurídico Laboral está especializado en la realización de los Planes de Igualdad y su obligatoria Auditoria Retributiva.