La factura electrónica se implantará en dos fases dependiendo de la facturación del autónomo

La imposición de la factura electrónica entre empresas, profesionales y autónomos ya ha comenzado su cuenta atrás. Todo parece indicar que será en septiembre cuando el proyecto de Ley de Creación y Crecimiento termine su proceso parlamentario y sea publicado finalmente en el Boletín Oficial del Estado (BOE). Si bien, será a partir de ahí cuando se inicien dos periodos de adaptación a la nueva obligación, uno para empresas con una facturación superior a 8 millones de euros, y otro para las que tengan una facturación inferior a 8 millones de euros. Muchos autónomos vivirán en un himpas durante este periodo adaptativo y aunque sus proveedores se vean obligados a emitir este tipo de facturas ellos no se verán obligados a aceptarlas si no quieren. A menos que cambie el actual reglamento.

La página web FacturaE, dependiente tanto del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, como del Ministerio de Hacienda y Función Pública, publica una guía sobre las preguntas más frecuentes sobre la recepción de facturas electrónicas. Y en el documento se advierte sobre que no se puede obligar a recibir facturas electrónicas. Según recoge la guía: “¿Pueden obligarme a recibir facturas electrónicas? No, no pueden obligarme a recibir facturas electrónicas, tengo que dar mi consentimiento.”

La respuesta se sustenta en el artículo 9 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y en el que se establece que “la expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento”.

Se trata de una condición muy importante, especialmente porque la factura electrónica se impondrá en varias fases. Es decir, en este periodo adaptativo puede que la mayoría de las empresas y algunos autónomos se vean obligados a emitir facturas electrónicas y el resto de trabajadores por cuenta propia no estén obligados a aceptarlas, sin antes haber dado su consentimiento. Otra cosa será en la segunda fase cuando todo el tejido productivo esté obligado a emitirlas

Dos plazos para la obligación de emitir facturas electrónicas

La Ley Crea y Crece impondrá el uso de la factura electrónica, sin embargo, tal y como advirtieron desde la compañía especializada en la emisión de este tipo de documentos, Generix Group, se establecerán dos plazos para la entrada en vigor de esta obligación.

• El primero será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superiores 8 millones de euros. Todos ellos estarán obligados a emitir facturas electrónicas en el plazo de un año desde la publicación de la norma en el BOE. Esto quiere decir, como informa la compañía en un comunicado, que si la Ley se publica en el Boletín el próximo mes, en septiembre de 2023 todos los actores empresariales que facturen más de 8 millones de euros al año deberán de haber adoptado ya esta solución.
• El segundo será para todas las empresas y autónomos que tengan una facturación anual inferior a 8 millones de euros. Todos ellos tendrán que aplicar esta medida en un plazo de tres años desde la entrada en vigor de la medida. Es decir, será en 2025 cuando la factura electrónica sea obligatoria para estos actores.

La imposición de dos plazos se debe, como recoge el proyecto de Ley Crea y Crece, a que “resulta lógico que las empresas de menor tamaño cuenten con un periodo transitorio de dos años desde la aprobación de su desarrollo reglamentario para la implementación de la factura electrónica obligatoria, mientras que las grandes empresas, con mayor músculo financiero, encaren la transición en una primera etapa conforme a lo indicado en la disposición final octava”.

El consentimiento del cliente para el uso de la factura electrónica

En el transcurso de este periodo de tiempo hasta que todo el tejido productivo esté utilizando la factura electrónica en 2025, puede ocurrir que un autónomo tenga que trabajar con una empresa que esté obligada a emitir la factura electrónica. En este tipo de casos, como apuntaron los expertos, habrá que recurrir previamente al consentimiento.

Como se ha comentado, para que el uso de la factura electrónica sea legal en un entorno en el que todavía no se ha impuesto de manera obligatoria es necesario tener el consentimiento del cliente, como recoge el el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre.

De hecho, el bufete de abogados Del Cerro León & Arroyo ahonda sobre el consentimiento de la factura electrónica en los entornos empresariales. Y aseguran, en una entrada en su página web, que “se trata de uno de los requisitos más importantes para que la factura electrónica adquiera validez. El consentimiento en el entorno B2B puede ser expreso o tácito (Por ejemplo: si el cliente paga la factura remitida electrónicamente, o no se opone a la misma)”.

Además indican que “el consentimiento, en todo caso, debe ser informado, lo que significa que previamente debemos haber informado al cliente de la forma en que, una vez otorgado su consentimiento, le remitiremos las facturas, a fin de que disponga de los conocimientos y equipos necesarios para su recepción. De la misma manera, se ha de informar al cliente de su potestad de revocar el consentimiento cuando quiera, volviendo en tal caso a recibir las facturas en formato papel”.

Por todo ello, recomienda guardar “el consentimiento del cliente, cuando este lo ha efectuado de forma expresa”. Por ultimo, recuerdan que ese consentimiento debe otorgarse para cada factura que se emite, puesto que cada una hace referencia a un contrato distinto. "A fin de evitar reiteración, consideramos que es posible firmar un contrato marco (o reflejar en el contrato alimentario) que el cliente acepta que se le facture de forma electrónica mientras duren las relaciones comerciales. Sin embargo, aun así sería aconsejable que en la factura, a modo de condición contractual, quedará reflejado que el cliente ha consentido que se le facture electrónicamente en virtud del contrato marco, o contrato alimentario previamente suscrito" recomendaron.

Sanciones de hasta 10.000 euros para aquellos autónomos que no implementen la factura electrónica

Independientemente, del periodo en el que al autónomo le toque adaptarse a la factura electrónica, la norma coge importantes sanciones para aquellos negocios que no emitan sus facturas en el momento que estipula la Ley Crea y Crece. De hecho, aquellos trabajadores que no cumplan con el tiempo señalado y no ofrezcan o faciliten la factura electrónica, podrán ser sancionados con hasta 10.000 euros de multa. Esto también impedirá que puedan acceder a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.

Muchos autónomos ya trabajan con la factura electrónica

Actualmente son muchos los profesionales por cuenta propia los que utilizan diariamente la factura electrónica, especialmente si trabajan para el sector público. Desde enero de 2015, los autónomos y pequeños negocios que presten servicios a las administraciones públicas están obligados a emitir facturas electrónicas. Sin embargo, hasta que no se haga efectiva la nueva Ley Crea y Crece, no será necesario que los trabajadores por cuenta propia formalicen sus recibos de manera digital si van a realizar actividades con otros autónomos o empresas. No obstante, es recomendable que los autónomos vayan formándose de cara al futuro para saber cómo debe configurarse una factura electrónica.

Según un estudio realizado por SERES, una empresa de servicios de intercambio electrónico que está especializada en facturas digitales, aproximadamente solo un 15% de autónomos y negocios usa facturas electrónicas en España. Datos alarmantes ante la futura obligatoriedad del uso de este tipo de documentos digitales que pone en la palestra a todos aquellos sectores que nunca han requerido facturas digitales para el desarrollo de sus actividades. En especial el primario, en el que solo un 3,65% del total ha implantado este sistema.