Próximas obligaciones contables: estos son los plazos para aprobar y depositar las cuentas de los negocios

Acaba de empezar el mes de mayo y continúan las obligaciones para los pequeños negocios a todos los niveles. En estos próximos meses no sólo seguirá habiendo determinadas declaraciones de impuestos obligatorias para algunas pymes, sino que también las sociedades deberán cumplir con algunos trámites contables.

En estos primeros meses del año, los negocios de cualquier tamaño habrán tenido que elaborar y legalizar sus cuentas anuales. Esta última obligación tenía de plazo hasta finales de abril. Ahora que ya se ha terminado abril, no han acabado aún las obligaciones de contabilidad para los pequeños negocios. Es más, aún quedan las más importantes.

Prácticamente todas las sociedades mercantiles en España tienen la obligación de elaborar, legalizar, aprobar y depositar sus cuentas durante el primer semestre del año. Cada una de estas etapas tiene un plazo y, además, conlleva multas cuantiosas si se incumplen.

Las cuentas anuales son un documento oficial que se compone de distintos libros contables, como el Libro de Pérdidas y Ganancias y otros documentos que reflejan el patrimonio, las deudas y, en general, la situación económica en la que se encuentra la empresa. Estas cuentas sirven para asegurar la transparencia de todos los negocios de cara a sus proveedores, acreedores, clientes, entidades financieras y, en conclusión, cualquiera que quiera consultar la contabilidad del negocio.

Ahora, tras haber empezado mayo, los negocios tendrán que encarar dos obligaciones contables: la aprobación en junta y el depósito de toda la contabilidad del año anterior.

Plazos y próximas obligaciones contables para los pequeños negocios

Según explican desde la web del Colegio de Gestores Administrativos, una vez finalizado el ejercicio contable, que en la mayoría de los negocios coincide con el año natural (del 1 de enero al 31 de diciembre), las sociedades y empresas tienen hasta el 30 de julio para presentar las cuentas ante el Registro Mercantil.

Los plazos pueden dividirse en cuatro pasos:

• Elaboración de las cuentas anuales (plazo expirado)

Se trata de un proceso interno de contabilidad de cada negocio, que por lo general se inicia al finalizar el año contable y que abarca un período de tres meses desde el cierre (31 de marzo).

Las cuentas anuales deben estar elaboradas cumpliendo con los parámetros del Plan General de Contabilidad (PGC). El PGC es un texto legal cuyo objetivo es hacer que todas las empresas sigan una metodología similar al hacer las cuentas, de modo que se puedan comparar y evaluar.

• Legalizar los libros contables (plazo expirado)

Es un paso obligatorio cada año y los negocios tienen cuatro meses desde el cierre del ejercicio (30 de abril) para hacerlo. Su presentación será telemática y además, no hacerlo puede conllevar sanciones.

Lo normal es que las revisiones de contabilidad de las empresas y las sanciones se impongan por no haber depositado las cuentas anuales, que es una obligación a cumplir antes de julio. Sin embargo, no haber elaborado y legaliza do en plazo estas cuentas también puede traer consecuencias negativas a las empresas.

Desde el despacho GD asesoría explican que en el ámbito mercantil no se ha establecido ninguna sanción. Sin embargo, en la Ley General Tributaria se establecen sanciones indirectamente por incumplir las obligaciones contables y registrales (artículo 200.3 Ley General Tributaria), que tendrán el carácter de sanción grave y llevarán aparejada una multa pecuniaria fija de 150 euros", dicen.

• Presentar las cuentas anuales a la junta general de la empresa (hasta el 30 de junio)

Las cuentas deben presentarse y ser aprobadas por la directiva de la empresa dentro del plazo de los seis meses siguientes a la fecha de cierre (hasta el 30 de junio).

La Aprobación de las Cuentas Anuales de un negocio consiste en el acuerdo, de los socios o accionistas mediante Acta de reunión de la Junta General, por el que se aprueban la gestión social, las cuentas del ejercicio anterior y se resuelve sobre la aplicación del resultado.

• Depositar las cuentas en el Registro Mercantil (hasta el 30 de julio)

Una vez aprobadas las cuentas anuales, llega el paso más importante y el que más sanciones podría acarrear por su incumplimiento que es el de presentar esta contabilidad ante el Registro Mercantil. Esto se tiene que hacer dentro del mes siguiente a su aprobación (fecha máxima 30 de julio).

El depósito de las cuentas se puede hacer en papel, en cd o telemáticamente en la sede del registro. En cualquiera de los casos debe incluir una firma certificada.

Además, según el colegio de gestores, en el Registro Mercantil debe entregarse un ejemplar de las cuentas anuales acompañado por los siguientes documentos:

• La solicitud firmada por quien presenta las cuentas ante el Registro Mercantil.
• Certificación del acuerdo de la junta directiva o del órgano social competente, aprobando las cuentas, con las firmas legitimadas notarialmente.
• Un ejemplar del informe de gestión, si es el caso, acompañando también en su caso, el estado de información no financiera.
• Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas, cuando la sociedad debe realizar una verificación contable, o alguno de los miembros de la sociedad solicitó una auditoría independiente, si es el caso.
• Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
• Una certificación de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
• Formulario de declaración de identificación del titular real de la sociedad, a efectos de la prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.
• Declaración anual de actividades que han de presentar los prestadores de determinados servicios a sociedades, a efectos de la prevención de blanqueo de capitales, si es el caso.

Sanciones para los pequeños negocios que incumplen sus obligaciones contables

No cumplir con todas las anteriores obligaciones contables y especialmente no depositar a tiempo la contabilidad supone más consecuencias, aparte de las propias sanciones que marca la ley. Por ejemplo, sufrir la revocación del NIF, el cierre del negocio o que se entienda que el administrador es responsable de todas las deudas de su pyme en caso de concurso.

Según explicó Miquel Morales, abogado corporativo especializado en Derecho Mercantil, "las consecuencias pueden ser de varios tipos. Están las legales, entre las que destaca la prohibición de inscribir documentos en el Registro Mercantil o la responsabilidad de los administradores ante las deudas que haya generado la sociedad. También están las consecuencias reputacionales, sobre todo de cara a los bancos, que ahora analizan cada vez más la contabilidad para decidir si otorgar o renovar un crédito".

Además, uno de los problemas más importantes que puede traer la no presentación de la contabilidad es que "cualquier cambio o modificación o cualquier otra cosa que se quiera inscribir en el registro mercantil no se podrá llevar a cabo, ya que está cerrada la hoja registral", apuntó el abogado corporativo.

A nivel práctico puede suponer, por ejemplo, la pérdida del derecho a hacer muchos trámites muy habituales.

Por último, la Ley de Sociedades de Capital también prevé multas de entre 1.200 y 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas a las empresas que no presenten sus cuentas. Esta sanción se establece según el tamaño del negocio.