¿Cómo contabilizar donaciones? Todo lo que debes saber

Si tu empresa colabora con entidades sin ánimo de lucro mediante donaciones y te preguntas cómo contabilizar esta práctica de manera efectiva, aquí te explicamos todo lo que debes saber. 

En esta guía, exploraremos cómo contabilizar donaciones, considerando su tratamiento fiscal y los posibles ajustes necesarios para cumplir con las normativas vigentes. 

1. ¿Qué es una donación?
2. ¿Por qué llevar la contabilidad de las donaciones? 
3. ¿Cómo registrar las donaciones? 
   • Registro contable de los principales tipos de donaciones 
4. Aspectos a conocer a la hora de contabilizar donaciones 
5. Cuentas contables relacionadas con una donación 
6. Ejemplo de contabilización de las donaciones 

El modo en que se contabilizan las donaciones puede tener implicaciones significativas, especialmente en lo que respecta a la deducibilidad fiscal y su impacto en el impuesto de sociedades. 

¿Qué es una donación?

Una donación, según la Real Academia Española (RAE), es un regalo o dádiva de una persona, ya sea jurídica o física, a una causa humanitaria o benéfica, sin esperar nada a cambio. 

En términos técnicos y lingüísticos, una donación se refiere al acto de donar, mientras que un donativo es el resultado de esa acción. Los donativos pueden ser transmisiones de bienes o dinero entre personas vivas o por fallecimiento. 

A diferencia de las donaciones, los donativos pueden estar sujetos a deducciones fiscales o bonificaciones para el donante, mientras que las donaciones pueden implicar el pago de impuestos por parte del receptor. 

¿Por qué llevar la contabilidad de las donaciones? 

Es importante que una empresa lleve un registro contable preciso de las donaciones por los siguientes motivos: 

1. Cumplimiento normativo: Mantener un registro detallado de las donaciones ayuda a cumplir con las regulaciones fiscales y contables aplicables.
2. Transparencia y responsabilidad: Un listado de donaciones transparente demuestra la responsabilidad social de la empresa y su compromiso con la comunidad.
3. Control financiero: Permite un seguimiento preciso de los gastos relacionados con las donaciones, facilitando la gestión financiera y la toma de decisiones.
4. Deducciones fiscales: Un registro adecuado de las donaciones es fundamental para reclamar deducciones fiscales apropiadas según las leyes locales.
5. Evaluación de impacto: Facilita la evaluación del impacto de las donaciones en la comunidad y permite ajustar estrategias de responsabilidad social corporativa según los resultados.
6. Comunicación y relaciones públicas: Puede servir como material para comunicar las contribuciones de la empresa a las partes interesadas internas y externas, mejorando la reputación y las relaciones públicas.

¿Cómo registrar las donaciones? 

El registro adecuado de las donaciones realizadas por una empresa es fundamental para mantener una gestión financiera transparente y cumplir con las obligaciones legales y fiscales. Aquí te explicamos cómo se lleva a cabo este proceso:

1. Identificación de las donaciones: En primer lugar, es necesario identificar todas las donaciones realizadas por la empresa, ya sean en efectivo, bienes materiales o servicios prestados gratuitamente y comprobar si las donaciones están condicionadas o no.
2. Documentación de las donaciones: Se debe recopilar toda la documentación relacionada con las donaciones, incluyendo recibos, facturas, contratos o cualquier otro tipo de comprobante que respalde la transferencia de recursos.
3. Registro contable: Las donaciones deben registrarse en los libros contables de la empresa. Se debe asignar una cuenta específica para las donaciones, separada de otros gastos o ingresos, para facilitar su seguimiento y análisis.
4. Valoración de las donaciones: Es importante determinar el valor justo de mercado de las donaciones en especie o de los servicios prestados gratuitamente para registrar correctamente su valor en los libros contables.
5. Reconocimiento de ingresos o gastos:  Dependiendo de la naturaleza de la donación, esta se reconocerá como un gasto en el caso de donaciones realizadas por la empresa o como un ingreso si la empresa es receptora de donaciones.
6. Cumplimiento fiscal: Es fundamental asegurarse de que las donaciones estén en cumplimiento con las regulaciones fiscales locales. Algunas donaciones pueden ser deducibles de impuestos para la empresa donante, por lo que se deben seguir los procedimientos adecuados para reclamar estas deducciones.
7. Auditoría y revisión: Los registros de donaciones deben ser sometidos a auditoría interna y externa periódicamente para garantizar su precisión y cumplimiento con las normativas vigentes.

Registro contable de los principales tipos de donaciones 

En el caso de contabilizar donaciones recibidas, ya sea en efectivo o por transferencia bancaria, van a la cuenta de ingresos por donaciones. 

El asiento usual de las donaciones recibidas es: 

• Debe: Caja / Banco
• Haber: Ingresos por donaciones 

Si hablamos de donaciones realizadas por la empresa en dinero se contabilizan como gastos por donaciones. 

El asiento de las donaciones realizadas es: 

• Debe: Gastos por donaciones
• Haber: Caja / Banco

Aspectos a conocer a la hora de contabilizar donaciones 

La norma 18ª del Plan General Contable se basa en las subvenciones, donaciones y legados, estableciendo unas condiciones precisas para su registro: 

1. Reconocimiento: Las donaciones no reembolsables se registran, de manera inicial, como ingresos directamente imputados al patrimonio neto. Posteriormente, se reflejan en la cuenta de pérdidas y ganancias como ingresos. 
2. Valoración: Es fundamental determinar si la donación se realiza en efectivo, en especie o se trata de una combinación de ambos. 
3. Imputación a resultados: Las donaciones se registran de acuerdo con su propósito o finalidad. 

Cuentas contables relacionadas con una donación 

Las cuentas contables vinculadas con las donaciones son esenciales para mantener un registro preciso de estas contribuciones. Las principales son las siguientes: 

1. Cuenta 678 – Gastos Excepcionales: Esta cuenta se emplea para registrar gastos que surgen de eventos inusuales o extraordinarios en la actividad empresarial, como las donaciones. Se trata de gastos que no están directamente vinculados con las operaciones habituales de la empresa.

2. Cuenta 131 – Donaciones y Legados de Capital: Aquí se registran las aportaciones no reembolsables recibidas por la empresa, que no tienen la obligación de ser devueltas y que se destinan a fortalecer el patrimonio neto de la misma.

3. Cuenta 746 – Subvenciones, Donaciones y Legados de Capital Transferidos al Resultado del Ejercicio: Esta cuenta registra los ingresos del ejercicio correspondientes a la dotación a la amortización realizada en ese periodo para los elementos mencionados, o en caso de enajenación, corrección valorativa por deterioro o baja en balance.

4. Cuenta 740 – Subvenciones, Donaciones y Legados a la Explotación: Utilizada para reflejar las ayudas económicas recibidas por la empresa, sin la obligación de devolución, destinadas específicamente a financiar los gastos operativos o de explotación.

Ejemplo de contabilización de las donaciones 

Supongamos que tenemos una empresa llamada "Healthy Care", que se dedica a la producción y distribución de alimentos orgánicos y productos para el bienestar. 

El 1 de abril de 2024, esta empresa recibe una donación de 40.000 euros de una fundación dedicada a la promoción de hábitos de vida saludables.

Esta donación es destinada a apoyar un programa de educación nutricional en escuelas locales y a la adquisición de equipos para huertos escolares. La donación será empleada a lo largo de un año completo. 

Al recibir la notificación de la donación, Healthy Care contabiliza el siguiente asiento: 

Cuando el dinero se reciba efectivamente, se registra el siguiente asiento: 

Dado que dicha donación se utilizará para financiar programas educativos, se contabiliza el siguiente asiento: 

Al cierre del ejercicio, se imputarán 10 meses de la donación a la cuenta de ingresos correspondientes. En este caso serán 33.333€ (40.000*10/12): 

Posteriormente, el 15 de septiembre, la empresa Healthy Care decide realizar una donación a un programa de alimentación infantil en una ONG local, por un valor de 8.000€. Se contabiliza el siguiente asiento: