Factura electrónica: este es el calendario de las nuevas obligaciones que tendrán los autónomos hasta 2026

La aprobación del reglamento que regulará la futura factura electrónica para los autónomos y pequeños negocios está cada vez más cerca. De la entrada en vigor de esta norma depende la llegada distintas obligaciones, que se irán desplegando en varias fases año a año. Posiblemente hasta 2026, o incluso más tarde.

Primero llegará una etapa de transición donde sólo los negocios de más de ocho millones de euros de facturación tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos, luego la norma se extenderá con otras medidas para todos los negocios y más tarde los autónomos tendrán también que informar de los estados de sus facturas a la Agencia Tributaria, según avanzó recientemente Manuel Delacampgne, Subdirector General de Análisis Sectorial del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital.

El Gobierno sacó a consulta pública el pasado mes de junio el Reglamento de la Ley 18/2022, que marca las líneas maestras de la futura obligación de emitir facturas electrónicas para los autónomos y empresas que trabajan con otros profesionales. La norma todavía no está aprobada pero, según confirmaron desde el Ministerio de Economía, ya se está trabajando con la Agencia Tributaria para perfilas las últimas líneas de este reglamento para que sea aprobado.

A partir de ese momento, empezará a correr el tiempo y entrará en vigor el calendario para que los autónomos y empresas incorporen la factura electrónica en su negocio. En cuanto se apruebe el reglamento, ya habrá tres fechas clave que marcarán la implantación de esta obligación entre los autónomos.

De aprobarse en 2023 el reglamento de facturación, un año después -en 2024- las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas. A los dos años -en 2024-, la obligación se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones. Por último, tres años después -en 2026-, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas. 

Cada uno de estas tres fechas supone un hito y también la entrada en vigor de otras condiciones para los autónomos y pymes de cualquier tamaño. A continuación, se recopilan las distintas obligaciones que van a tener año a año los negocios hasta 2026.

A partir de 2024: comienzo de la obligación de emitir facturas electrónicas para algunos negocios

Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente este año, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2024, para empezar a emitir todas su facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.

Ahora bien, no hay que olvidar que muchos autónomos y pymes que ingresan menos de ocho millones de euros no estarán obligados todavía a tener un programa de facturación electrónica  y en algunos casos trabajan con estas medianas o grandes compañías que sí tendrán que emitir sus facturas por medios electrónicos. Para estos casos, la Ley 18/2022 marca también un periodo de transición.

Como medida transitoria, durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor de este real decreto, las empresas de más de ocho millones de euros de facturación que ya estén obligadas a emitir facturas electrónicas en sus transacciones con empresarios y profesionales tendrán que acompañar dichas facturas electrónicas de un documento en formato PDF. 

De este modo, aunque el autónomo o pyme no tenga aún un programa de facturación electrónica podrá recibir y ver igualmente la factura que le está enviando su cliente, aunque éste sí facture por medios electrónicos.

A partir de 2025: obligación de emitir facturas electrónicas para todos los autónomos y pymes

Al año siguiente, comenzaría la siguiente etapa: el plazo para que todos los autónomos y empresas, independientemente de sus ingresos, tengan que facturar obligatoriamente por medios digitales. De aprobarse el reglamento en 2023, dos años después -en 2025-, cualquier negocio ya tendrá que tener incorporado un programa para mandar o recibir facturas electrónicas. 

También existirá la posibilidad de que los autónomos y pymes que no quieran contratar un programa de facturación privado recurran a la solución pública de Hacienda, una plataforma abierta en la que podrán registrarse gratuitamente y emitir o recibir sus facturas por medios electrónicos cumpliendo con la legislación.

Si optan por utilizar su propio software, el reglamento establece también para este mismo año la obligación para las empresas y autónomos que reciban sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas, de hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.

Según añade el reglamento, en caso de que las empresas y profesionales no hayan identificado aún su punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación que va a poner en marcha Hacienda

A partir de 2026: los autónomos tendrán que informar del estado de sus facturas

El último hito en el calendario lo avanzó recientemente Manuel Delacampgne, Subdirector General de Análisis Sectorial del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital. Como ya explicó este diario, Los autónomos tendrán un año más, es decir hasta el 2026, para adaptarse totalmente al sistema de facturación electrónica cuya última fase será comunicar a Hacienda el estado de cada factura. 

Según el artículo 8 del Reglamento de la Ley 18/2022, los destinatarios de facturas electrónicas -es decir, los autónomos que contratan servicios a otros negocios- deberán desde ese año informar al obligado a expedir la factura -el proveedor empresario o profesional- de los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos. 

En caso de que optaran por la solución pública de Hacienda, los requisitos serían los mismos, sólo que en este supuesto deberán remitirle en esos mismos plazos el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.

Por ejemplo, si un autónomo recibe una factura un lunes deberá informar al emisor -o a Hacienda- de su recepción, como tarde, el viernes. Si ese viernes se realizara el pago, deberá comunicar, como tarde, el jueves siguiente que ya se ha realizado el pago, indicando la fecha.

Concretamente, las nuevas facturas electrónicas deberán incluir un espacio para que se informe del estado (recibida, aceptada o pagada). En este campo, los destinatarios de las facturas electrónicas -es decir, los clientes- deberán incluir los siguientes elementos:

• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha

  Pago efectivo completo de la factura y su fecha

Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados;

• Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha
• Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,
• Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.