La importancia para los autónomos y pymes de cumplir todas las fases del Programa Kit Digital
El Programa Kit Digital ya lleva más de un año y medio en marcha. Durante ese tiempo, Red.es, la entidad gestora de estas ayudas, ha repartido ya cerca de 300.000 bonos digitales a autónomos y pequeños negocios de menos de 50 empleados. Esto supone que más de 1.350 millones de euros procedentes de los fondos europeos Next Generation EU han llegado a las pymes españolas para implantar soluciones básicas de digitalización.
De hecho, Kit Digital ya es el programa de ayudas a la digitalización de pymes más demandado de la historia. Estas subvenciones funcionan a través de un bono que cobran los autónomos y que pueden invertir en hasta doce servicios distintos, como puede ser un programa de factura electrónica, la creación de una página web o la gestión de las redes sociales del negocio.
A día de hoy hay miles de autónomos que acaban de percibir la subvención o todavía están en alguna de las fases de implantación y prestación del servicio. Según Red.es, es imprescindible que cumplan con todas las obligaciones que implica el Programa tanto para los beneficiarios como para los agentes digitalizadores que son los que, tras justificar correctamente la implantación y la prestación del servicio, cobran la ayuda.
Red.es ha publicado distintos tutoriales y vídeos informativos, como el que se inserta a continuación, para ayudar a los autónomos beneficiarios y a los agentes digitalizadores a seguir las bases del programa y evitar cualquier tipo de incumplimiento que les pudiera suponer a ambas partes tener que devolver el dinero de las ayudas.
Obligaciones que tienen los autónomos beneficiarios y digitalizadores con Kit Digital
Nada más solicitar las ayudas del programa Kit Digital, los autónomos beneficiarios ya empiezan a tener algunas obligaciones. Una vez que Red.es ha notificado al trabajador por cuenta propia que le ha sido concedido el bono digital, el beneficiario tiene seis meses de plazo para firmar acuerdos de prestación de solución con uno o varios agentes digitalizadores.
Según explican desde Red.es, la entidad encargada de gestionar este Programa, “los beneficiarios deben tener en cuenta que, una vez notificada la concesión de su bono, tienen seis meses para utilizarlo”.
Es importante cumplir con estos plazos ya que, según advierten desde Red.es, una vez transcurridos esos seis meses, “todo el dinero del bono que no se haya consumido se perderá”. Tras la firma de los acuerdos empezará la primera fase de implantación.
Implantar la solución y emitir la factura
El funcionamiento del programa Kit Digital cuenta con dos fases definidas: la fase de implantación y la fase de prestación del servicio. Es importante recordar que ambas deben ser ejecutadas y justificadas correctamente. El proceso de verificación de la justificación es realizado por Cámara de España, como entidad colaboradora del programa.
La primera fase comienza cuando Red.es valida un acuerdo de prestación de servicios suscrito entre la empresa beneficiaria de la ayuda y el agente digitalizador que haya elegido. A partir de ese día, el agente digitalizador cuenta con tres meses para implantar la solución o soluciones elegidas por la empresa beneficiaria. Además, en ese mismo periodo tendrá que emitir la factura de los servicios implantados.
Los plazos para implantar la solución, emitir y pagar la factura empezarán a contar una vez se haya validado el acuerdo. Si el negocio tiene entre diez empleados y menos de 50 -es decir, si pertenece al segmento 1- el agente digitalizador seleccionado por la empresa tendrá 3 meses para implantar la solución y emitir la factura. Por su parte, la empresa beneficiaria deberá abonar la parte no subvencionable en esos tres meses.
Si el autónomo tiene entre 0 y menos de diez empleados -es decir, pertenece al segmento dos o tres- su agente digitalizador deberá implantar la solución o soluciones en tres meses a contar desde la validación del acuerdo y también deberá emitir la factura en ese periodo. Pero en este caso, la empresa beneficiaria contará con otros tres meses más para abonar la factura de la parte no subvencionable.
Justificación de la primera fase
El Agente digitalizador tiene que implantar adecuadamente la solución. Pero también tiene la responsabilidad de justificar en ese tiempo el trabajo que ha realizado en cada una de las fases, puesto que es quien cobrará la cuantía de los servicios implantados.
De hecho, para cobrar la primera parte del servicio se debe haber justificado correctamente y en ese plazo de tres meses la primera fase de implantación.
Si el agente justifica correctamente y no es necesaria ninguna subsanación que dilate todo el proceso, el pago se está realizando en un plazo de 60 días.
Comienzo de la fase 2 tras la emisión de la factura
La factura se tiene que emitir en los tres meses tras la validación del acuerdo entre el autónomo beneficiario y el agente digitalizador. Esta fecha, según Red.es, es importante porque es la que dará comienzo a la fase dos.
A partir del comienzo de esta fase es cuando el agente digitalizador tiene que prestar durante doce meses los servicios de la solución que ya ha implantado.
Pasados esos doce meses, el agente digitalizador -al igual que en la primera fase- tiene la obligación y la responsabilidad de justificar el haber prestado el servicio durante ese tiempo. Tras ello, Red.es efectuaría el segundo pago correspondiente a la segunda fase.
Según Red.es, "es muy importante que esta fase dos también esté ejecutada y justificada de forma correcta por parte del agente digitalizador". De no ser así, puede incurrir en un incumplimiento de las bases reguladoras del programa.
Consecuencias para los autónomos beneficiarios y agentes digitalizadores de incumplir el programa
Incumplir cualquiera de las obligaciones del Kit Digital desde el momento en el que se notifica la concesión de la ayuda, puede acarrear consecuencias tanto para los agentes digitalizadores como para los beneficiarios.
Por un lado, para el agente digitalizador implicaría no cobrar la parte correspondiente de la fase dos. Para la empresa beneficiaria de la ayuda supondría el reintegro de la subvención correspondiente ya abonada al agente digitalizador en la primera fase, junto con los intereses de demora.
Las obligaciones que asumen tanto la empresa beneficiaria como el agente digitalizador se encuentran recogidas en las bases que regulan el funcionamiento del programa.
