La incorrecta utilización de Whatsapp Business podría costar al autónomo más de 40.000 euros

La utilización de herramientas de mensajería como Whatsapp es cada vez más frecuente en los negocios como forma de comunicación tanto a nivel interno como externo. Sin embargo, el uso inadecuado de esta herramienta puede entrañar una serie de riesgos para los autónomos que podrían enfrentarse a importantes multas económicas de más de 40.000 euros. 

La aplicación de mensajería instantánea Whatsapp cuenta con más de 2.000 millones de usuarios activos y se ha convertido en los últimos años en una herramienta utilizada por los trabajadores por cuenta propia para hacer crecer su negocio y estar en contacto con sus clientes. Hace aproximadamente cuatro años, Whatsapp lanzó Whatsapp Business, una versión dirigida a los negocios cuyo objetivo es introducir funcionalidades concretas que faciliten al trabajador por cuenta propia el desarrollo de su actividad. Se trata de una versión exclusiva para uso empresarial creada para concretar la mensajería instantánea en el mundo laboral. De esta manera, los autónomos pueden utilizarla para realizar interacciones profesionales e incrementar sus ventas.

Sin embargo, los trabajadores por cuenta propia deben hacer un uso correcto y profesionales de esta aplicación, sino quieren ser sancionados. El CEO de la consultoría jurídica Atea Compliance, Vicente Navarro, explicó que Whatsapp está sujeto a la normativa actual de propiedad intelectual y protección de datos. Por lo que, la mayoría de las sanciones se derivan de un uso incorrecto que viole ambas legislaciones.

Multas de 40.000 a 20 millones de euros

Estos casos, los autónomos pueden llegar a incurrir en tres tipos de sanciones:  leves, graves y muy graves.  En el caso de las sanciones leves, la cantidad a pagar podría alcanzar los 40.000 euros; para sanciones graves la cantidad se encontraría entre los 40.001 y los 300.000 euros; y en aquellos casos en los que la sanción fuese de carácter muy grave, las sanciones irían desde los 300.001 hasta los 20 millones de euros, o como máximo el 4% de la facturación anual.

¿Cómo utilizar correctamente Whatsapp?

Aquellos negocios o autónomos que decidan apostar por esta herramienta de mensajería deberán utilizar la versión Business y no la aplicación original, que está diseñada únicamente para comunicaciones personales. El uso de Whatsapp Messenger para fines profesionales “supone un incumplimiento de los dispuesto en la Ley de Propiedad Intelectual, dando la posibilidad al titular de los derechos de cancelar la cuenta y exigir ante los tribunales una indemnización por daños y perjuicios que ascendería al total de dinero que se ha dejado de pagar por no contratar la licencia adecuada” advirtió el jurista Vicente Navarro.

Para que un autónomo utilice la aplicación Whatsapp Business dentro de la legalidad y evite un sanción económica que podría llegar a ser muy importante, debe cumplir con lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2018/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).

Según el CEO de la consultoría jurídica Atea Compliance, Vicente Navarro, esta debe ser la manera de proceder que deben seguir los autónomos, para evitar una sanción y hacer un uso correcto de Whatsapp Business

1. Comunicaciones internas entre el autónomo y sus trabajadores

En caso de utilizar la herramienta para realizar comunicaciones internas con los trabajadores o crear grupos de trabajo, será necesario avisar de forma previa a todos los participantes y a todos aquellos trabajadores que vayan a recibir notificaciones a través de este medio. “El autónomo deberá dar la posibilidad en todo momento de aceptar o rechazar ser parte del grupo dándoles la opción de poder revocar su consentimiento y ejercer sus derechos libremente en cualquier momento”, destacó Navarro.

En la primera comunicación, se tendrá que informar a través de un aviso legal de lo dispuesto en el artículo 13 del RGPD:

• Responsable: nombre y apellidos del responsable
• Finalidad: objetivo de la comunicación
• Legitimación: base jurídica en la que se basa el tratamiento
• Destinatarios de Whatsapp y nadie más, salvo obligación legal
• Derechos: acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos
• Información adicional
• Contacto: correo del responsable del tratamiento o del Delegado de Protección de Datos (DPD)

2. Comunicaciones con clientes

Si el autónomo quiere utilizar Whatsapp Business para comunicaciones con clientes, lo primero que deberá hacerse es verificar si existe base de legitimación. “En el caso que nos ocupa, el tratamiento estaría amparado por el artículo 6.1 b) del RGPD, ya que es necesario para la ejecución de un contrato en el que el interesado es parte", indicó el abogado. 

"Una vez se haya verificado que el tratamiento es lícito, habrá que cumplir con el principio de transparencia e informar a través de la primera comunicación o mensaje de bienvenida sobre la información básica remitiendo a la Política de Privacidad, donde vendrá detallada toda la información dispuesta en el artículo 13 del RGPD”, señaló Navarro. Es decir, se deberá comunicar la identidad del responsable o responsables, cuáles son los fines del tratamiento para los que son destinados los datos personales, así como la base jurídica en que se apoya, entre otros.

3. Envío de publicidad o información comercial

En este supuesto, se deberá cumplir además con lo dispuesto en el artículo 21 Ley 34/2022 de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico:

• Queda prohibido el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales por correo electrónico u otro medio de comunicación electrónica equivalente, como es WhatsApp, que previamente no hubieran sido solicitadas o expresamente autorizadas por los destinatarios de las mismas. Es decir, se deberá solicitar el consentimiento previo.
• El punto anterior no será de aplicación cuando exista una relación contractual previa, siempre que se hayan obtenido de manera lícita y sean empleados para el envío de comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa similares a los ya contratados.
• El prestador del servicio deberá ofrecer la posibilidad al destinatario de oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de la recogida como en cualquiera de las comunicaciones.

Cinco cuestiones que los autónomos deben tener en cuenta sobre Whatsapp Business

Para la correcta utilización de Whatsapp Business, se deben tener en cuenta cinco cuestiones fundamentales, tal y como explicó el CEO de la consultoría jurídica Atea Compliance:

• El responsable del grupo deberá utilizar dispositivos seguros y nadie, salvo que se haya firmado previamente un acuerdo de confidencialidad, podrá interactuar con el grupo.
• Se deberá formar a los miembros de la organización sobre el correcto tratamiento de los datos personales de los clientes y el uso adecuado de los grupos internos del negocio.
• En el caso de que un usuario quiera ejercer sus derechos, se contactara con Whatsapp para informar sobre el derecho que se desea ejercer y se pondrá en copia a la persona interesada.
• A través de un Análisis de Riesgo, se deberán evaluar los riesgos para la protección de datos que implica la utilización de la aplicación antes de implementar su uso.
• Se deberán establecer medidas técnicas y organizativas para que el uso de Whatsapp Business sea lo más seguro posible.