¿Cómo se hace correctamente una factura para que los autónomos eviten sanciones por parte de Hacienda?

Expedir, entregar y conservar justificantes de todas las operaciones que se lleven a cabo durante el ejercicio de una actividad es una de las obligaciones más importantes a las que tienen que hacer frente los trabajadores por cuenta propia. O lo que es lo mismo, por ley deben emitir correctamente las facturas por la venta de un producto o por la realización de un servicio.

Aunque se trata de un proceso que muchos autónomos ya veteranos realizan de manera diaria y que a priori puede parecer una tarea sencilla, todos deben saber que una factura no puede hacerse de cualquier modo. De hecho, el artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, de 30 de noviembre, establece cuáles son los requisitos necesarios que debe tener una factura y en qué ocasiones debe emitirse. No solo es suficiente con cumplir con este deber, también es imprescindible realizarlo de forma correcta, ya que en caso contrario pueden enfrentarse a importantes sanciones por parte de Hacienda, que pueden superar los 300 euros por cada factura emitida de forma incorrecta.

Tal y como explicaron desde la propia Agencia Tributaria, “los empresarios y profesionales están obligados a emitir factura por las entregas de bienes o prestación de servicios que realicen en desarrollo de su actividad, así como a conservar copia de las mismas”. Es decir, para evitar una sanción económica, el autónomo también deberá asegurarse de guardar a buen recaudo todas las facturas emitidas, que, con carácter general, “se conservarán durante el plazo de cuatro años”, explicaron desde la Administración.

¿Cuáles son los tipos de factura que puede emitir un autónomo?

El primer aspecto que debe conocer un autónomo es el tipo de factura que puede emitir. Actualmente, existen cinco tipos, cuya utilización depende siempre del contexto en el que se emita, del importe de la misma y del destinatario:

• Factura ordinaria: este tipo de factura es considerada como “el modelo de factura normal”, ya que es la que sirve para justificar una operación económica. El autónomo deja constancia en un documento de la venta o prestación de un servicio a una segunda persona o entidad.

• Factura simplificada: es una factura ordinaria pero en formato “tique” que reúne todas las condiciones para ser deducible. Es posible expedir este tipo de factura cuando su importe no exceda los 400 euros con IVA incluido; cuando deba expedirse una factura rectificativa; o cuando su importe no exceda de 3.000 euros con IVA incluido y se trate de determinadas operaciones:

-Ventas al por menor

-Venta o servicios de ambulancia o a domicilio del consumidor

-Transporte de personas y sus equipajes

-Servicios de hostelería y restauración y salas de baile y discotecas

-Servicios telefónicos prestados mediante cabinas telefónicas de uso público, o mediante tarjetas que no permiten la identificación del portador

-Servicios de peluquerías, institutos de belleza, tintorerías y lavanderías

-Utilización de instalaciones deportivas, aparcamiento de vehículos y autopistas de peaje

-Revelado de fotografías y servicios prestados por estudios fotográficos y alquiler de películas

• Factura recapitulativa: se utiliza para reunir en una sola factura las distintas operaciones que se hayan hecho para el mismo destinatario en el mismo mes natural. Deben ser emitidas el último día del mes en el que se hayan realizado las operaciones, excepto cuando el destinatario sea un profesional o un empresario, en cuyo caso deberá emitirse antes del día 16 del siguiente mes.

• Factura proforma: es el documento previo a la factura ordinaria. Aunque a nivel fiscal no tiene validez, se utiliza mucho para solicitar un porcentaje de la cuantía previo a la emisión de la factura. Sirve para acreditar que ha existido un inicio de actividad comercial.

• Factura rectificativa: este tipo de factura es emitida únicamente en el caso de que la factura original no cumpla alguno de los requisitos o cuando las cuotas impositivas repercutidas no se hayan determinado correctamente. El encargado de emitir la factura será también el encargado de expedir una factura rectificativa en el momento en el que tenga conocimiento el error.

¿Cuáles son los elementos que obligatoriamente deben figurar en una factura?

Incorporar en una factura todos los elementos correspondientes es imprescindible para que el documento sea válido y, por tanto, no exista riesgo de que Hacienda imponga una sanción económica. Estos elementos están regulados por el artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, de 30 de noviembre, y, por tanto, el autónomo está obligado a incorporarlos en cada factura que emita.

• Datos del autónomo: nombres y apellidos de la persona que emite la factura; domicilio; y NIF o CIF. También puede añadirse un teléfono de contacto o un correo electrónico.

• Número de factura: número correlativo de la serie de la factura. Deben ir ordenados desde el uno (primera factura del ejercicio fiscal) en adelante durante todo ese ejercicio fiscal. Se trata de uno de los elementos que más problemas causa a los autónomos, bien por error o bien por omisión. Es imprescindible vigilar la correlación, ya que Hacienda suele prestar especial atención a este punto.

• Fecha: día de emisión de la factura. Debe ser correlativa con el número de la factura.

• Datos del remitente: nombre y apellidos del remitente de la factura; dirección; y NIF o CIF de la persona que recibe la factura.

• Concepto: en este punto debe describirse la factura, por lo que tiene que especificarse el motivo por el que se emite dicho documento, ya sea un producto o un servicio.

• Base imponible: cuantía de la factura sin incluir los impuestos (IRPF e IVA).

• Retención de IRPF: retención para autónomos profesionales que varía en su cuantía dependiendo de la retención que tenga.

• IVA: cantidad de Impuesto sobre el Valor Añadido que corresponde cobrar en la factura. En la mayoría de facturas se emitirá a un 21%, salvo que el tipo de IVA del producto o servicio sea reducido (10%), superreducido (4%) o exento.

• Método de pago: medio por el que se va a recibir el cobro de la factura en cuestión.

Como norma general, la Ley establece que en ningún acuerdo comercial puede fijarse un plazo de pago superior a los 60 días (30 días en el caso de acuerdos con la Administración). Lo que sí pueden acordar ambas partes es un plazo de pago inferior. En ese caso, el emisor de la factura puede especificar en la factura el tiempo acordado.

Caso práctico de cómo preparar una factura

Tomando como ejemplo un trabajador por cuenta propia que se dedica a la comunicación y al diseño gráfico, a continuación pasaremos a elaborar una factura. En primer lugar, será necesario incluir los datos tanto del autónomo que emite la factura como de la persona o entidad que la recibe. En la parte superior izquierda se incluirán los datos del emisor (nombre, dirección y CIF). En la parte superior derecha se incluirán los mismos datos, pero del receptor de la factura. A continuación, se especificará el número de factura, la fecha y el concepto, seguido de la cantidad y unidades del producto o servicio.

Una vez detallados estos datos, incluiremos la información fiscal y monetaria. Este autónomo prestó sus servicios a un cliente por un importe (base imponible) de 909,09 euros. Aplicando un tipo de IVA del 21%, el autónomo tendrá que sumar a esa base, la cantidad de 190,91 euros. Cabe destacar, que aunque el autónomo haya recibido el IVA de esa factura, él será el encargado de entregarle la cantidad correspondiente a la Agencia Tributaria en su autoliquidación trimestral correspondiente.

Además, dependiendo de la retención sobre el IRPF que tenga el autónomo, se calculará el total final de la factura. En este caso, al tener una retención del 15%, se restará a la base imponible la cantidad de 136,36 euros, dejando un total de 963,64 euros (909,09 euros + 190,91 euros - 136,36 euros), que será lo que el cliente tendrá que abonar. Además de los datos fiscales y el coste del producto o servicio, el autónomo tiene la obligación de incluir el resto de elementos que se regulan en el artículo 6 del Real Decreto-ley 1619/2012, de 30 de noviembre.

Retención del IRPF e Impuesto Sobre el Valor Añadido: dos de los elementos más importantes

Como regula la normativa actual, las facturas deben incluir la retención del Impuesto sobre la Renta de la Personas Físicas (IRPF) y la cantidad del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) que corresponda en cada caso. Este punto suele traer confusión en algunas ocasiones, ya que puede resultar complejo saber qué tipo de IVA y qué retención de IRPF se debe aplicar.

Retención del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas

El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas de una factura es una cuota aplicada a la base imponible. La retención del IRPF aparece siempre con un signo negativo y debe ser ingresada por el receptor de la factura mediante la autoliquidación trimestral correspondiente. “La Ley del IRPF establece, con carácter general, el 15% de retención a cuenta del IRPF para las actividades profesionales. Sin embargo, al inicio de una actividad profesional existe la posibilidad de aplicar una retención reducida del 7% en las facturas de los clientes”, explicó la asesora laboral de la gestoría JRA Economistas, Joaquina Rueda. Esta retención, tal y como explicó la experta, “puede aplicarse en el año de alta y durante los dos siguientes, de manera que se puede aplicar este tipo reducido en los tres primeros ejercicios de la actividad profesional”.

“Aplicar la retención del 7% permite tener más liquidez, algo positivo al inicio de la actividad si no hay demasiados ingresos. En caso de que el negocio despegue fuerte y se obtengan beneficios desde el primer momento, en el momento de realizar la declaración de la renta se tendrá que pagar más porque se habrá adelantado menos que si se hubiera aplicado la retención general del 15%”, señaló Joaquina Rueda de JRA Economistas.

Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)

El Impuesto sobre el Valor Añadido es un impuesto indirecto que grava los bienes y servicios que adquieren los ciudadanos, siendo por tanto el impuesto indirecto más importante del sistema fiscal español. El IVA no grava por igual a todos los productos. Existen tres tipos de IVA:

• IVA de tipo general: es el que se aplica por defecto a cualquier producto o servicio, que se grava con un 21%. Algunos productos que van gravados a este tipo son artículos de papelería, dispositivos de telefonía, servicios de peluquería, reparación de ordenadores o de asesoramiento profesional, entre otros.

• IVA de tipo reducido: se aplica a productos y servicios básicos, como alimentos en general, vivienda, transporte, servicios de hostelería, cine, productos de higiene femenina o servicios veterinarios. El tipo de gravamen es del 10%.

• IVA de tipo superreducido: grava con un 4% los productos y servicios de primera necesidad como pan, frutas o verduras, entre otros. También se aplica a los medicamentos, libros, prensa, sillas de ruedas, prótesis y viviendas sujetas a algún tipo de protección por parte de las administraciones.

Es fundamental que el autónomo sepa el tipo de IVA que debe sumar al precio del producto o servicio que luego va a vender. La Agencia tributaria publica las tablas de productos y actividades con el IVA correspondiente que hay que aplicar. No siempre es fácil, como sucede con actividades como las floristerías, que tienen distintos tipos de IVA para casi cada planta o para las flores.

Servicios como la medicina o los medicamentos no están gravados con ningún impuesto. El artículo 20 de la Ley del IVA recoge todos los artículos y servicios exentos.

En caso de error, el autónomo podría ser sancionado con más de 300 euros

Si se cometen errores a la hora de emitir las facturas, los trabajadores por cuenta propia pueden ser sancionados por la Agencia Tributaria. El artículo 201 de la Ley Tributaria recoge las infracciones que impone la Administración en caso de incumplir con una o varias obligaciones de facturación o documentación. Se considera infracción el incumplimiento de las obligaciones de facturación, entre otras, la de expedición, remisión, rectificación y conservación de facturas, justificantes o documentos sustitutivos. La cuantía de las sanciones varía según el grado de gravedad de la infracción:

• Infracción leve: cuando se incumpla alguna de las obligaciones relativas a su correcta expedición. Multa de 150 euros por cada documento incorrectamente expedido o utilizado.

• Infracción grave: cuando se incumplan determinados requisitos exigidos por la normativa reguladora o se produzca una falta de expedición o conservación de facturas. La sanción es de hasta 300 euros por cada documento incorrectamente expedido o utilizado.

• Infracción muy grave: cuando se emitan documentos con datos falsos o falseados. La multa será proporcional al 75% del importe del conjunto de las operaciones que hayan originado la infracción.