¿Cómo puedo recuperar el IVA de un gasto si sólo tengo el ticket?
Casi todos los autónomos y empresarios saben que pueden deducirse el IVA de sus gastos, siempre y cuando, estén relacionados con su actividad. También saben que, para recuperar el impuesto soportado, tienen que disponer de una factura completa, que contenga sus datos, para justificar el gasto realizado. Y éste, es uno de los aspectos más importante para la Agencia Tributaria.
Es comprensible. Los autónomos pueden deducirse los impuestos que pagan cuando incurren en gastos para el desarrollo de su actividad. Pero, para que la deducción sea válida ante la administración, es necesario demostrar no sólo que el gasto está relacionado con la actividad, sino también que dicho desembolso lo ha realizado el propio autónomo, y no una tercera persona.
Y en este punto, aparece un problema con el que se encuentran en muchas ocasiones los más de tres millones de trabajadores por cuenta propia que hay en España. "Si he hecho una compra para el negocio pero sólo tengo un ticket para justificarla ¿Qué hago? ¿El IVA soportado en ese gasto está perdido? ¿Hay alguna forma de recuperarlo?" Son preguntas que se plantean muchos autónomos y, antes de responderlas, es importante aclarar las diferencias entre un ticket (o factura simplificada) y una factura completa.
Diferencias entre un ticket y una factura
Tanto la factura simplificada (ticket) como la ordinaria (completa) cuentan con un número de serie; fecha de expedición; nombres y apellidos -o denominación social-, NIF y domicilio del emisor; identificación de los bienes o servicios ofrecidos y tipo impositivo aplicado. La única diferencia es que, en la factura, aparecen los datos del receptor de los bienes o servicios, mientras que en el ticket no. Y esto, a efectos de deducción del gasto, lo cambia todo.
Dicho esto, cabe preguntarse si un autónomo, cuando ha comprado cualquier cosa que necesite para el desarrollo de su actividad, puede deducirse el IVA soportado tan sólo con un ticket. La respuesta rápida sería 'no'. En la práctica, la Agencia Tributaria suele considerar que los gastos justificados mediante facturas simplificadas que no incluyen el NIF del destinatario de las operaciones no permiten identificar quién es el beneficiario de los bienes y servicios adquiridos y, por ello, no justifican un gasto fiscalmente deducible para su poseedor. Pero no todo está perdido.
¿Qué puedo hacer para recuperar el IVA si sólo tengo un ticket?
Si al realizar una compra para el negocio, el autónomo o empresario se olvidó de pedir la factura y tan sólo cuenta con un ticket, existen formas de solventar la situación para que el gasto sea deducible y perfectamente justificable ante Hacienda. Desde el despacho de abogados online 'LegalToday' propusieron dos métodos para no perder el IVA soportado de un ticket.
1. Las facturas simplificadas pueden ser válidas para justificar la deducción del IVA siempre y cuando se les añada información adicional. Los artículos 7.2 y 7.3 del Reglamento de Facturación establecen que si las facturas simplificadas cuentan con la siguiente información podrán utilizarse como documento para deducir el IVA:
- Número identificación fiscal: NIF-IVA del cliente
- Domicilio del destinatario.
- La cuota de IVA
La novedad, en este caso, es que esta información adicional puede añadirse a mano. La Dirección General de Tributos, en su Consulta Vinculante CV 2607-18, de 25 de Septiembre, en el ámbito del IVA, acepta la deducción del IVA soportado cuando el emisor de una factura simplificada complete (en este caso, a bolígrafo) los datos necesarios -citados anteriormente-, de forma manual, después de haber sido impresa la factura simplificada.
Por lo tanto, una de las dos opciones con las que cuenta el trabajador por cuenta propia para recuperar el IVA con una factura simplificada es volver al negocio donde se emitió dicho ticket, para que el propio emisor complete la información necesaria para que este recibo sea deducible. Desde 'LegalToday' advirtieron a todo aquel que pueda sentir la tentación de completar él mismo sus datos: " que no sería aceptable para la administración, ya que se estaría adulterando la factura original al portador. La Agencia Tributaria podría comprobar, mediante una prueba caligráfica, si la información ha sido añadida realmente por el emisor".
2. La segunda opción, a pesar de ser la más costosa en términos de tiempo es, posiblemente, la más segura en tanto que, para la administración se trata de una prueba más fiable de que el gasto ha sido realmente efectuado por el autónomo y no por un tercero.
Se trata de "sustituir el tiquet o factura simplificada por una factura completa. Para poder deducirnos el IVA de estos documentos sin problemas, lo más sencillo es que nos emitan una factura completa. De esta forma, podremos justificar de manera clara el derecho a la deducción. Para ello, debemos acudir al profesional o empresario que nos ha prestado el servicio y solicitarle la sustitución de la factura simplificada por una completa. En este caso, se pueden incluir varios tiques en una misma factura recapitulativa, siempre y cuando se refieran a operaciones realizadas en el mismo mes natural".
Aparte de estas dos formas, la propia normativa de la Agencia Tributaria incluye algunas excepciones, casos en los que no es necesario presentar una factura ordinaria para deducirse los impuestos soportados.
Deducción de gastos de manutención en pagos por medios electrónicos
La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo expone en su artículo 11, apartado c, que podrán deducirse “los gastos de manutención del propio contribuyente incurridos en el desarrollo de la actividad económica, siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.
Los autónomos se pueden deducir en la actualidad el importe de 26,67 euros diarios en territorio nacional y 48,08 euros diarios si los gastos se han realizado en un país extranjero.
En este caso no es necesaria factura ya que el pago se ha realizado con tarjeta y los datos del autónomo y del establecimiento han quedado consignados por la entidad financiera en los apuntes de ambas cuentas. En todo caso, aunque no hay obligación, no está de más que los contribuyentes guarden todos aquellos documentos acreditativos del pago. Éste es un consejo clave de todos los asesores fiscales. Cuanto más se demuestre a Hacienda, más posibles problemas se evitarán en el futuro.
Además de este caso en concreto, existen otra serie de gastos que son deducibles sin factura. Desde 'Holded', la empresa de softwares de gestión empresarial para emprendedores, citaron seis gastos, muy habituales entre los autónomos, para los que no es necesario contar con una factura ordinaria para la deducción.
Gastos deducibles sin factura
- Gastos financieros: para deducirse aquellos gastos que tengan relación con la actividad bancaria diaria del emprendedor, no es necesaria una factura ordinaria. Sería el caso de los gastos de mantenimiento de las cuentas o los intereses de los préstamos.
- Las pólizas de seguros: para deducirse las pólizas de seguros directamente relacionadas con la actividad del autónomo no hace falta una factura ordinaria. Lo que sí es necesario es el extracto bancario que justifique el pago ante Hacienda. Pueden ser desde seguros de responsabilidad civil hasta de los vehículos utilizados exclusivamente para la actividad.
- Cuotas de autónomos : para deducir las cuotas de autónomos no es necesaria una factura completa, aunque sí un extracto bancario.
- Sueldos y Seguridad Social : los salarios y otros conceptos asociados a la nómina del empleado son deducibles, siempre y cuando se cuente con las nóminas firmadas por los trabajadores o la transferencia bancaria que justifique el pago. De igual modo sucede con los seguros sociales, para los que es necesario el extracto bancario.
- Gastos en países extranjeros: los gastos efectuados fuera de nuestras fronteras no siempre han de justificarse mediante factura completa. Muchas veces, el autónomo contará con un recibo o similar, que puede utilizarse para justificar los gastos, siempre y cuando no se trate de importes muy elevados.
- Impuestos: tanto el impuesto de bienes inmuebles (IBI) del local del negocio, como el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) o, incluso, la tasa municipal de basura del local pueden -y deben- deducirse con un recibo bancario donde venga expresado el concepto.
