Hacienda trabaja en el próximo borrador de la ley

Condiciones para que sean legales los futuros programas de facturación que usan los autónomos

Hacienda continúa desarrollando los requisitos que deberán cumplir los programas de facturación que utilizan los autónomos. Aunque aún hay tiempo para adaptarse, avanzamos las condiciones que deberán tener estos softwares para que sean legales.
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La ministra de Hacienda, María Jesús Montero
Condiciones para que sean legales los futuros programas de facturación que usan los autónomos

Hacienda continúa desarrollando el reglamento que obligará a todos los autónomos y pequeños empresarios que cuentan con un programa de facturación a tener un software certificado por la Agencia Tributaria y capaz de enviar en tiempo real todos los datos y facturas del negocio a la Administración tributaria.

Aunque se estima que aún se dilate la entrada en vigor de estos requisitos que deberán cumplir todos los programas de facturación, Hacienda ya está elaborando el reglamento. Algo que preocupa ya a muchos autónomos que quieren aprovechar las subvenciones del Kit Digital para automatizar la facturación en su negocio y dudan de si los programas que adquirirán, más adelante, serán legales con la nueva normativa. 

La preocupación en el colectivo es aún mayor teniendo en cuenta que, desde el año pasado, con la aprobación de la ley antifraude, la simple tenencia de un software que no cuente con la certificación adecuada y no cumpla los requisitos establecidos en el futuro reglamento, ya sería sancionable con hasta 50.000 euros de multa. Esto, independientemente de que se haya utilizado el programa o no para llevar una doble contabilidad.

Las condiciones que deberán cumplir los programas para ser legales están recogidas en el proyecto que el Gobierno sacó a consulta pública este febrero para desarrollar el reglamento. El texto sigue en constante modificación y ha recibido distintas alegaciones y observaciones por parte de expertos y organizaciones de distintos ámbitos, como la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos -ATA-, que pidió que se aclararan algunos conceptos como los plazos en los que tendrán que remitir las facturas estos programas.

Sin embargo, parece que algunos aspectos de la futura ley tienen muchos visos de quedar intactos. El principal se refiere a los requisitos técnicos que deberán cumplir estos programas para ser legales, con independencia de que se puedan matizar posteriormente.

Requisitos que deberán cumplir los programas de facturación de los autónomos 

Según explica el apartado 8 de este proyecto de ley para el reglamento de facturación, los requisitos que deberán cumplir los software para ser legales -además de dar la posibilidad de remisión inmediata de facturas a la Agencia Tributaria- serán: 

  • Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.

  • Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados, de manera que ninguno de los datos registrados pueda ser alterado, ni por el propio sistema informático, ni por el usuario ni por ningún dispositivo, sistema o programa informático o electrónico externo.
  • También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de  creación desde el primero al último. El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos  registrados de forma clara y fiable.
  • Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático. 
  • Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
  •  En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria. 

¿Cómo pueden comprobar los autónomos que su programa cumple estos requisitos? 

Lógicamente, de cara a esta normativa que intenta limitar el software de doble uso, el autónomo que compra el programa es el consumidor y, por lo tanto, el reglamento debería facilitarle las cosas para que sepa cómo adquirir este producto sin ser sancionado. 

La Agencia Tributaria recordó que tanto el autónomo como el desarrollador y comercializador del software tienen responsabilidad con la nueva normativa, pero las exigencias son distintas. "El que tiene que velar por que el programa cumpla con todos los requisitos marcados por la ley es el desarrollador y será él el que tenga que responder ante Hacienda si no se cumplieran".

En cuanto al autónomo, explicaron las mismas fuentes de la Administración Tributaria, si nos remitimos a la Ley General Tributaria se puede observar que se dice que "constituye infracción tributaria la tenencia de los sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados".

Por tanto, de lo que se deberá preocupar el autónomo es de que el programa que "compre, en su momento, cuente con esa certificación que exigiremos a los fabricantes", añadieron desde la Agencia Tributaria. Dicho certificado se desarrollará a partir de septiembre, cuando previsiblemente se empiece a profundizar en los detalles técnicos de estos softwares.

 ¿Qué autónomos deberán adaptarse a la nueva normativa?

La ley deja muy claro que este reglamento se aplicará a todos los autónomos que tengan un sistema para emitir facturas, es decir, la mayoría de ellos. Concretamente, la ley específica que los requisitos se aplicarán a los obligados tributarios que se indican a continuación y que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

  • Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades.

  •  Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
  • Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
  • Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Es decir, aunque no fuera obligatorio contar con uno de estos sistemas de facturación, el autónomo que quisiera tener un programa de facturación, tendría que contar con uno que cumpla todos los requisitos establecidos por el reglamento y que le permitiera tener una comunicación y enviar de forma instantánea sus facturas a Hacienda.

En cuanto a la fecha de puesta en marcha, "en un principio se marcó que la entrada en vigor del reglamento fuera febrero de 2024. Se revisó la fecha al poco tiempo de enviarlo a información pública y desde hace meses se estima que entrará en vigor en julio de 2024, por lo que los desarrolladores ya saben desde hace tiempo que ese será el momento estimado en el que deberán adaptarse a la ley -y contar con el certificado que expedirá Hacienda", explicaron fuentes de la Agencia Tributaria a este diario. Sin embargo, es importante que los autónomos se vayan preparando con tiempo a este nuevo sistema de facturación que, según los expertos, cambiará mucho la forma de hacer las cosas en los negocios.

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