Los autónomos deben prevenir los riesgos laborales en su negocio: ¿cómo cumplir esta obligación?

Los autónomos que tienen empleados en plantilla o que subcontratan los servicios de otros negocios tienen que cumplir con algunas obligaciones en materia de prevención de riesgos. La Inspección de Trabajo puede requerirles una serie de documentos que deberán tener disponibles y que sirven para demostrar que cumplen con la normativa.

Según la Ley 31/1995, de prevención de riesgos y posteriormente del Real Decreto 171/2004, los trabajadores autónomos también deben cumplir con una serie de derechos y obligaciones, al igual que las empresas que los contratan, en materia de prevención de riesgos laborales.

Esta norma dice que a los autónomos que trabajan en coordinación con otros autónomos, que son subcontratados por otras empresas, o que tienen trabajadores a su cargo, la ley les considera como régimen de empresa por lo que deben adoptar las medidas preventivas necesarias. De esta forma, los trabajadores por cuenta propia deben cumplir con las obligaciones en coordinación de actividades empresariales.

Un buen método para almacenar, organizar y gestionar estas obligaciones son las plataformas CAE, como Dokify que se encarga de facilitar estos trámites, permitiendo que los autónomos cumplan con las obligaciones legales en materia de seguridad y salud laborales. Estas herramientas son softwares que permiten a los negocios digitalizar, almacenar y gestionar sus documentos y registros de manera segura y eficiente. Con estas plataformas se pueden crear, editar, compartir y almacenar documentos en formato electrónico. También se proporcionan herramientas para la búsqueda, la recuperación y la gestión de los documentos.

¿Qué autónomos están obligados a coordinar la prevención de sus trabajadores y qué documentación necesitan?

En el artículo 5.b) de la Ley del Estatuto del trabajador autónomo se indica el “deber básico de los trabajadores autónomos de cumplir con las obligaciones en materia de seguridad y salud laboral que la Ley o los contratos que tengan suscritos les impongan, así como de seguir las normas de carácter colectivo derivadas del lugar de prestación de servicios”.

Si, por el contrario, el autónomo no cuenta con trabajadores a su cargo ni un régimen de subcontratación, la ley los trata de forma distinta y no existe la obligatoriedad de contratar la modalidad preventiva. No obstante, sí deberá realizar la coordinación de actividades empresariales cuando subcontrate empresas o servicios. Igualmente, si la compañía contratante proporciona equipo o maquinaria al autónomo, es igualmente responsable de asegurar que todos los materiales proporcionados se adhieran rigurosamente a los requisitos establecidos por las regulaciones

Así pues, la coordinación de actividades empresariales no sólo es importante para que miles de autónomos con empleados a cargo o que colaboran con otros negocios puedan garantizar un ambiente de trabajo seguro y saludable. También sirven para cumplir con la normativa vigente y la legislación española, que exige que todos los negocios, incluidos los trabajadores por cuenta propia que interactúan con otros, cumplan con las normativas de seguridad y salud en el trabajo. 

¿Qué documentación se requiere en la CAE para autónomos?

Con el objetivo de simplificar estas obligaciones de coordinación nacieron las plataformas CAE, software que permiten a los negocios digitalizar, almacenar y gestionar sus documentos y registros de manera segura y eficiente. Estas herramientas se utilizan para crear, editar, compartir y almacenar documentos en formato digital .

Además, facilitan el seguimiento del cumplimiento de las obligaciones en materia de prevención de riesgos, permitiendo identificar rápidamente áreas de mejora o incumplimientos.

Aunque existen ciertos documentos típicos en el ámbito de la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE), no siempre es obligatorio que los autónomos cuenten con ellos, pero si se da un proceso de subcontratación, las empresas contratantes pueden solicitarlos. Algunos de estos archivos que almacena la plataforma y se pueden solicitar son:

• Certificado de aptitud médica: acredita que todos los trabajadores, incluidos los autónomos, cumplen con un mínimo de condiciones de salud para desempeñar su labor.
• Certificado de entrega de Equipos de Protección Individual (EPIs): la utilización de EPIs es indispensable y es posible que se solicite evidencia de que el autónomo cuenta con los EPIs adecuados para su actividad.

Además, existe una serie de documentación que habitualmente suele pedirse sin tener en cuenta si los autónomos disponen de trabajadores contratados o no:

• Evaluación de riesgos y planificación preventiva (esencial cuando los riesgos identificados son graves o muy graves)
• Último recibo de pago del régimen de autónomos, recomendable la formación en Prevención de Riesgos Laborales
• Documento de asociación a la mutua
• Seguro de Responsabilidad Civil, no obligatorio, pero altamente recomendable.

¿Cómo pueden gestionar los autónomos toda la documentación necesaria para la prevención de riesgos?

Empresas como Dokify, perteneciente al grupo Nalanda, se encargan de facilitar estas gestiones y trámites, permitiendo que los autónomos cumplan con las obligaciones legales en materia de seguridad y salud laborales a través de la CAE. La plataforma online CAE de Dokify ofrece herramientas digitales diseñadas para facilitar y optimizar la gestión de la prevención de riesgos laborales entre empresas. Para un autónomo en España, utilizar una Plataforma CAE puede ser de gran ayuda por varias razones:

• Centralización de la información, que permite gestionar toda la documentación necesaria (evaluaciones de riesgos, planes de prevención, acreditaciones de formación, etc.) en un solo lugar, facilitando su actualización y acceso.
• Mejora la comunicación entre el autónomo y las empresas contratantes o subcontratistas, asegurando que todos estén informados sobre las medidas de prevención de riesgos aplicables de forma eficiente.

Además, por ejemplo, Dokify ofrece tanto a los autónomos como a las empresas servicios y soluciones en diferentes áreas:

• Asesoramiento y consultoría.
• Soluciones tecnológicas.
• Evaluación y auditoría.
• Desarrollo sostenible y responsabilidad social.