La Agencia Tributaria admite que los autónomos se deduzcan gastos antiguos en posteriores declaraciones de IVA

Quedan sólo cuatro días para que los autónomos presenten la última declaración de IVA correspondiente al cuarto trimestre de 2021. Como sucede en cada liquidación, los contribuyentes se preguntan en qué gastos sí y en qué gastos no se pueden deducir las cuotas soportadas por este impuesto.

Habitualmente, la Agencia Tributaria tiende a ser rigurosa en estas autoliquidaciones y acostumbra a admitir más bien pocos gastos como deducibles. De hecho, la mayoría de los gastos que puede incurrir un autónomo relacionados con su actividad, como repostaje de carburante para ir al negocio, peajes, taxis, trajes para el trabajo o cenas con clientes, no suelen pasar el filtro de los técnicos de Hacienda en caso de comprobación. Ahora bien, si en algo es flexible la Ley del IVA es en el plazo de caducidad del derecho a deducir una cuota soportada.

De hecho, la norma general es que se admite incluir en las autoliquidaciones trimestrales los gastos soportados tras "cuatro años desde el momento de devengo de las cuotas deducibles", aseguraron fuentes de la Agencia Tributaria. O dicho de otro modo, si a un autónomo se le olvidó incluir el IVA del alquiler del local  o del 50% de la cuota que soportó, por ejemplo, en 2018 al comprar un vehículo que utiliza en su actividad, todavía estaría a tiempo de incluirlo en las declaraciones de 2022.

Así lo establece el artículo 99 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, en su apartado 3. La norma dice que "el derecho a la deducción sólo podrá ejercitarse en la declaración-liquidación relativa al período de liquidación en que su titular haya soportado las cuotas deducibles o en las de los sucesivos, siempre que no hubiera transcurrido el plazo de cuatro años, contados a partir del nacimiento del mencionado derecho". 

Los autónomos pueden deducir el IVA cuatro años atrás desde que se emitió la factura

El ritmo frenético que soportan normalmente los autónomos puede llevar perfectamente a descuidos, tanto a la hora de presentar ingresos, como a la hora de recabar las facturas de gastos deducibles. Y, mientras que en IRPF, el plazo de deducibilidad de gastos acaba, habitualmente, cuando termina el plazo de declaración correspondiente, en IVA la ley da más 'manga ancha' a este respecto.

Siempre que un gasto sea deducible en IVA, se permite incluirlo hasta cuatro años después del nacimiento del derecho, y en la declaración correspondiente. Esto significa, por un lado, que la fecha de partida que hay que tener en cuenta no es la del gasto como tal, sino la de emisión de la factura, ya que es ésta la que marca el momento en el que "nace el derecho a deducción". 

En segundo lugar, hay que tener en cuenta que los años, en materia de impuestos, no siempre tienen porque ser naturales. Por ejemplo, hasta el 31 de enero de 2022 se debe presentar la autoliquidación del IVA del cuarto trimestre de 2021. Esto significa que, si en diciembre de 2017 se soportó el IVA de un gasto que era deducible pero que no se incluyó, todavía se podría incluir en esta autoliquidación aunque ya hayan pasado más de cuatro años desde que se efectuó el gasto, porque el periodo en el que el autónomo tenía que haberlo incluido era en enero de 2018.

A pesar de todo, desde la Agencia Tributaria recuerdan que hay "matices" en cuanto al "momento en el que se deben empezar a contar estos años. Por ejemplo, si el derecho a deducir está pendiente de un recurso, el plazo de cuatro años cuenta a partir del momento de la sentencia firme. También hay especialidades para supuestos de criterio de caja".

Los expertos advierten que deducir el IVA de ejercicios anteriores "aumenta el riesgo de comprobación"

Ahora bien, según los expertos en materia fiscal consultados por este diario, aunque el plazo de caducidad de las deducciones en IVA sea de cuatro años, no es menos cierto que toda cuota que se incluya de periodos anteriores, va a aumentar el riesgo de que haya una comprobación por parte de la Agencia Tributaria.

No hay que olvidar que Hacienda cruza constantemente todos los datos, de diferentes contribuyentes, proveedores y clientes, a través de decenas de fuentes. Y en las autoliquidaciones  no aparece ninguna fecha, sino tan sólo el importe de las cuotas. Por lo que Hacienda va a ver un gasto en la liquidación que, en realidad, no sabe de dónde sale.

Por eso, "es importante entender que este plazo de cuatro año es excepcional. La regla tiene que ser que las facturas se incluyan en el periodo de liquidación en el que se tienen que incluir. No hacerlo, por el motivo que sea, debe ser algo puntual ya que Hacienda cuenta con mecanismos automáticos de comprobación, como el contraste con el modelo 347 , que le dice las transacciones que ha tenido el autónomo con sus proveedores, entre otras muchas fuentes", explicó José Carlos Piñero, director del área jurídica de la Federación Nacional de Asociaciones de Trabajadores Autónomos.

Esto significa que, incluir una factura que no corresponde a ese periodo que se está declarando, es perfectamente legal pero "el autónomo tiene muchas más opciones de sufrir una comprobación, porque automáticamente el sistema va a detectar un desfase y es posible que envíe un requerimiento para verificar cuál es el origen de esa cuota soportada y porqué se ha incluido en esta declaración", añadió Piñero.   

Todas las pruebas que debería guardar un autónomo para acreditar la deducibilidad de un gasto

Por ello, en caso de incluir un gasto que corresponde a periodos anteriores, los expertos recomiendan estar muy seguro de que ese gasto es deducible  y de que, además, se cuenta con toda la documentación para justificar a Hacienda que de verdad existió y estaba relacionado con la actividad.

A la hora de acreditar un gasto, en la normativa se dice que serán válidos para justificar la deducibilidad de un gasto "cualquier medio de prueba admitido en derecho". La extrema dificultad que entraña justificar que estos gastos han existido y, sobre todo, que están verdaderamente relacionados con la actividad que desempeña el autónomo ha agudizado el ingenio de los asesores, gestores y abogados de los autónomos, llevándoles a tener que presentar a Hacienda pruebas tan insólitas y personales como fotografías de una sobremesa en un restaurante entre un autónomo y su cliente, mensajes de Whatsapp o hasta una nota de voz. "Cualquier prueba documental imaginable vale. De hecho, suelen ser muy necesarias, porque la factura no es suficiente para la Agencia Tributaria en el 80% de los casos en los que se requiere acreditación ", explicó Pablo G. Vázquez de GVA asesores, experto fiscalista especializado en deducciones.

En este sentido, Mónica Serra, abogada fiscalista senior en la asesoría online Declarando puso como ejemplo cuando no se admiten gastos en el IVA de mobiliario del despacho de un autónomo. "En este caso hemos aportado fotos del despacho. O en el gasto del vehículo aportamos fotos del kilometraje y un excel con los viajes. En principio, como prueba sirve cualquier documento, fotografía, etc.", dijo la abogada tributaria de la asesoría online Declarando.

Estos documentos no sólo sirven sino que muchas veces pueden decantar la balanza y hacer que la Agencia Tributaria admita o no una determinada deducción. "La Agencia Tributaria mide bien su energía y hace siempre un primer cribado. En él, pide los registros de facturas. Y, por más que se tenga la factura, si no está registrada, no hay nada que hacer. Si lo está, llega la segunda fase, que es cuando los funcionarios dicen que necesitan más acreditación de la deducción de ese gasto por que creen que no ha existido o está poco justificado. Aquí es cuando empieza la búsqueda de cualquier prueba", explicó  Pablo G. Vázquez, experto tributario especializado en deducciones de GVA asesores

Éstas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar, según los expertos consultados: 

• Un mensaje de Whatsapp o SMS
• Un email en el que se comunica a un cliente , por ejemplo, que se le va a enviar un detalle o invitarle a comer/cenar
• Una llamada telefónica
• Una fotografía, por ejemplo, comiendo con un cliente o de un despacho para demostrar que un determinado mobiliario comprado se encuentra en el negocio
• Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona
• Un mensaje de voz en el que se informa, por ejemplo, de una próxima cita al abogado o gestor
• Un ticket de aparcamiento con registro de matricula 
• Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que el autónomo viajó o se desplazó a un determinado lugar
• Una transferencia bancaria
• Un justificante (a poder ser apuntando el concepto) de un pago por Bizum
• Un post o mensaje en Redes Sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de la empresa...