Guía de los más fáciles y los más difíciles de acreditar

Los gastos que los autónomos podrán deducirse en la declaración del IVA de enero y los que no, según Hacienda

Los autónomos tienen hasta el 31 de enero para presentar su declaración de IVA del cuarto trimestre de 2021. Los expertos repasan los gastos que se pueden deducir sin mayor problema y los que suele rechazar la Agencia Tributaria.

Fachada de la Agencia Tributaria
Los gastos que los autónomos podrán deducirse en la declaración del IVA de enero y los que no, según Hacienda

Los autónomos tienen hasta el 31 de enero para presentar la cuarta y última declaración trimestral del IVA de 2021, que incluirá los meses de octubre, noviembre y diciembre del ejercicio pasado. Como de costumbre, esta liquidación es de las obligaciones fiscales más importantes del año, no sólo porque supone el cierre del año anterior, sino porque además se cruza con la famosa 'cuesta de enero', donde los autónomos suelen hacer frente a más cargas de lo habitual. 

Por ello, según apuntan los expertos consultados, esta primera declaración de IVA del año, que es también la última del anterior, puede conllevar muchas veces requerimientos por parte de la Agencia Tributaria ya que, con el fin de intentar reducir el resultado a pagar, muchos contribuyentes terminan incluyendo como deducibles muchos gastos que, para Hacienda, no lo son. 

Precisamente la deducibilidad o no de los gastos que soportan los autónomos es un debate que sigue estando a la orden del día. Según confirman los abogados y asesores fiscalistas, la Agencia Tributaria 'tumba' más de la mitad de los gastos que, a priori, podría deducirse el colectivo y esto, por un lado, les obliga a pagar más en sus liquidaciones. Pero además, por otro lado, la deducibilidad de los gastos del colectivo es crucial en el marco de la propuesta de cotización por ingresos reales que está negociando ahora mismo el Gobierno con los agentes sociales ya que, de salir adelante, los autónomos pasarían a cotizar según sus rendimientos netos y esos rendimientos se calculan restando a los ingresos, los gastos deducibles. Por lo tanto, a menos gastos deducibles, mayor será el resultado y mayor será también la cuota a pagar.

Este diario se ha puesto en contacto con varios abogados fiscalistas para aclarar qué gastos suelen ser los más problemáticos con la Agencia Tributaria y, por lo tanto, el autónomo debería evitar incluir en sus declaraciones de IVA y qué gastos no suelen traer problemas con Hacienda, y se podrían incluir, siempre y cuando estén debidamente acreditados.

¿Qué gastos sí y qué gastos no son recomendables incluir en la declaración trimestral de IVA? 

Antes de nada, apuntan los expertos, hay que diferenciar bien entre IVA e IRPF, ya que las deducciones funcionan de diferente forma en estos impuestos. La normativa sobre deducciones en el IVA es a veces tan confusa que, en ocasiones, los trabajadores por cuenta propia no saben realmente si las deducciones que están practicando en sus declaraciones implican algún riesgo de sanción o no.

Por lo pronto, la ley sólo especifica lo que en ningún caso es deducible, como joyas, tabaco, donativos y demás gastos personales. Como norma general, el artículo 95 de la Ley del IVA establece en su punto Uno que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.   

A partir de ahí, el punto de partida que suelen usar los expertos para decidir lo que sí puede generar discusión con la Agencia Tributaria y lo que es deducible sin demasiado riesgo de requerimiento es la actividad del autónomo: "Aquellos gastos que Hacienda va admitir sí o sí, serán siempre los relacionados directamente y por su naturaleza con la actividad del autónomo. Si estás al frente de un comercio electrónico y compras y vendes productos, lo que compres para luego vender -ya sean zapatillas, móviles o cualquier tipo de producto-, sí o sí va a ser deducible a efectos de IVA", explicó Mónica Serra, abogada fiscalista senior en la asesoría online Declarando

Por lo tanto, y de forma inversa, todos los gastos cuya relación con el negocio sea dudosa, podrían llegar a ser conflictivos. Partiendo de esta premisa, a continuación se detallan los gastos que sí y los que no suelen traer problemas con Hacienda, así como las excepciones que se contemplan en algunos casos como la compra del vehículo o las dietas del autónomo.

Gastos de los autónomos cuya deducción suele admitir Hacienda  

Habitualmente, según explican los expertos, la Agencia Tributaria acostumbre a dar por válidas las deducciones que, por su naturaleza, son fáciles de acreditar como vinculadas al negocio. " Desde programas informáticos, a muebles de oficina, material o utillaje, y servicios profesionales. En estos casos, es muy raro ver requerimientos de Hacienda, ya que es fácil acreditar que una mesa que está en la oficina es para la actividad. Siempre, eso sí, que se incluyan los gastos con sentido común.  Deducirse una mesa de mármol de comedor, evidentemente, puede acabar en un requerimiento", explicó Jordi Rovira, socio y abogado fiscalista del bufete AGM abogados. 

Así pues, aunque no hay ningún gasto que, de por sí sea deducible -ya que dependerá de la actividad del autónomo-, sí hay algunos que no suelen ocasionar problemas con la inspección siempre y cuando estén relacionados directa y exclusivamente con la actividad del autónomo y, muy importante, se disponga de una factura completa para justificarlo.

Éstos serían los principales:

-Materiales y bienes necesarios para el negocio, desde un ordenador hasta secadores de pelo

Los materiales y productos necesarios para el desarrollo de la actividad que se han adquirido en el trimestre en curso son deducibles. De hecho, estos gastos suelen suponer el importe más elevado en las deducciones de la mayoría de los autónomos. No es fácil precisar los materiales o productos que son deducibles ya que, en este caso, dependerá por completo del tipo de negocio que tenga el autónomo.

La adquisición de un ordenador merece mención aparte. Su deducción no es exclusiva de actividades como comerciales, agentes de seguros, asesores o gestores, como cabría pensar. Prácticamente cualquier autónomo puede deducirse la compra de un ordenador y sus periféricos. A día de hoy, podría justificarse como necesario para todo tipo de actividades, ya que todo trabajador por cuenta propia necesita visibilizar su marca o la de su negocio a través de Internet; llevar sus cuentas; emitir facturas o estar atento al correo electrónico. 

Pero esto no es trasladable a todos los bienes de inversión que puede adquirir un autónomo ya que es difícilmente justificable ante Hacienda que, por ejemplo, una asesoría intente presentar facturas por la compra de una máquina de montaje de ruedas. Y sin embargo un taller de reparaciones no tendría problema.

Si nos salimos del concepto inversión y nos ajustamos al gasto de un negocio, para el dueño de un bar sería perfectamente justificable deducirse el IVA de la compra de productos de alimentación. No así para un autónomo que se dedique al transporte, o a la moda. 

Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas.

-Servicios de gestoría o asesoría o cualquier gasto profesional independiente que se necesite: 

Unos de los pocos gastos cuya deducción no da nunca problemas al autónomo son los de servicios profesionales de gestoría o asesoría. Al igual que los abogados o notarios Si el autónomo tiene un gestor o asesor para llevar su contabilidad y ha requerido de los servicios de este profesional externo para el desarrollo de la actividad, puede deducirse en la declaración trimestral el importe de sus facturas. Un gasto fácilmente justificable pues está directamente relacionado con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia.  

-Gastos de manutención:

Aunque fue una de las novedades de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018, todavía muchos autónomos desconocen que pueden desgravarse los gastos de manutención. Eso sí, hay que tener en cuenta que la deducibilidad de estas dietas es posible, siempre y cuando , se hagan fuera de casa, se paguen con tarjeta y se guarde el ticket.

El apartado c del artículo 11, dónde se recoge la deducción por manutención, establece las condiciones de la misma y prevé que“ los gastos de manutención del propio contribuyente, incurridos en el desarrollo de la actividad económica, serán deducibles siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.

Además, la normativa es muy clara también respecto a las cantidades que se pueden incluir. Los autónomos pueden deducirse hasta 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se han producido en un país extranjero. A pesar de ello, advierten los expertos, todo lo que tiene que ver con restaurantes es susceptible de comprobación por lo que, en este gasto, aunque haya respaldo normativo es muy importante guardar siempre la factura y, además, evitar que esas comidas sean fuera de días y horarios comerciales. 

-Compra de un vehículo (hasta el 50% de IVA) 

A pesar de que el vehículo es el gasto conflictivo de los autónomos con Hacienda por excelencia, en IVA no suele generar problemas su deducción "siempre y cuando se incluya sólo la mitad del IVA. La Agencia Tributaria suele presumir un 50% de afectación de forma automática en la compra del vehículo y no entra casi nunca a comprobar estos gastos. Siempre, eso sí, que sea un gasto con factura y dentro de la lógica. Si un autónomo incluye el IVA de un Lambhorgini, es probable que, aunque sólo afecte el 50%, reciba una comprobación de Hacienda", explicó el experto de AGM abogados

Cosa diferente son los gastos derivados del vehículo -combustible o revisiones-. "Hay Administraciones que están siguiendo el mismo criterio que con la compra y hacen extensible este 50% de afectación, es decir, admiten que al poderse deducir la mitad de la compra del vehículo también se pueda deducir el 50% del carburante o el 50% de los gastos en reparaciones. Sin embargo, en este caso, se corre el riesgo de que la administración que verifique la declaración no siga dicho criterio", apuntó Jordi Rovira.

-Publicidad y tarjetas de visita

Los costes por publicitar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo invierte una cantidad en Facebook ads o cualquier otro tipo de formato publicitario con el fin de dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. Además, los profesionales también pueden desgravar el IVA de los costes de crear tarjetas de visita para impulsar su marca personal o la de su negocio. 

Pero, cuidado, "la publicidad no es lo mismo que las relaciones públicas a efectos de deducibilidad. Los gastos de representación, como una comida con un cliente, en IVA siguen generando muchos problemas con Hacienda", apuntó Jordi Rovira, de AGM abogados.

-Asistencia a ferias o eventos relacionados con tu actividad

 Es común que muchos autónomos acudan a ferias o eventos vinculados con su negocio en calidad de comprador o expositor. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio, son deducibles. 

Desde la asesoría online 'Getquipu' explicaron que "las entradas a ferias, congresos y demás eventos que puedan ser interesantes para tu negocio también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA – si tenemos facturas- o declararlo como gasto, si tenemos ticket". 

-Inscripción a revistas profesionales y formación 

Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, son deducibles. Eso sí, siempre y cuando estén directamente vinculadas con la actividad que desempeña el autónomo. 

Además, la asistencia a cursos privados que formen al emprendedor o trabajador por cuenta propia en su sector es deducible sin mayor problema.

-Internet y teléfono fijo de la oficina

Aunque el internet y el móvil son gastos que, de por sí, podrían catalogarse como conflictivos por la dificultad que hay de acreditar el uso exclusivo para lo profesional, habría una excepción: las líneas que estén contratadas tan sólo para la oficina o local comercial. Sería el caso del teléfono fijo y el internet de un restaurante o de un despacho de abogados.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos los gastos anteriores no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

Gastos de los autónomos cuya deducción suele rechazar Hacienda 

En teoría, la ley es clara y sólo precisa que no se pueden deducir algunos gastos que, a simple vista, parecen obvios ya que difícilmente pueden estar relacionados con el desarrollo de una actividad como son: 

  • Joyas
  • Alimentos, bebidas y tabaco para consumo propio.
  • Espectáculos y servicios de carácter recreativo.
  • Los destinados a atenciones a clientes o terceras personas.
  • Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que sean gasto deducible en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o en el impuesto sobre sociedades (IS). 

Sin embargo, en la práctica, los expertos aseguran que el número de gastos que suele tumbar Hacienda es mucho mayor. A priori, esto se puede explicar porque, por ley, sólo son deducibles los gastos que están directamente relacionados con la actividad del autónomo. Ahora bien, el problema llega en la segunda parte y es que, aunque estén directamente relacionados con la actividad, es tarea del contribuyente acreditar en caso de comprobación que esto es así. " Hay una larga lista de gastos en la que esto es prácticamente tarea imposible. ¿Cómo acreditas que, como autónomo, necesitas un traje para ver a un cliente pero que ese traje no lo vas a utilizar para una fiesta?", apuntó Jordi Rovira, socio y abogado especializado en fiscalidad del despacho AGM abogados.

En esta parte entra en juego la segunda regla general: todo gasto que no pueda justificarse al 100% que se ha hecho en relación a la actividad del autónomo más vale no presentarlo a Hacienda. Según los expertos, no hay muchas deducciones imposibles pero sí hay bastantes de difícil justificación. Éstas son nada más y nada menos que las que no cumplen el principio de correlación del gasto con la actividad, por su naturaleza o por su forma.

-El teléfono móvil

 Un autónomo tiene bastante difícil justificar que utiliza el teléfono móvil tan sólo para su actividad. En muchos casos, para justificar la deducción de este gasto, Hacienda pedía que se probase que las llamadas fueran derivadas de la actividad, es decir, que se producían con clientes, o que se hubieran hecho tan sólo en días hábiles. Se trata de una prueba, en muchos casos, inviable, incluso cuando se tiene un segundo móvil sólo para el negocio. ¿Cómo justificar  que todas las llamadas han sido a clientes? ¿Qué hay de las llamadas que se producen por cualquier circunstancia fuera de días laborables?. 

De hecho, según Mónica Serra, abogada de Declarando, "éste es uno de los gastos que más está rechazando Hacienda últimamente"

-Ropa de trabajo 

En el caso de la ropa de trabajo, los expertos distinguen entre dos tipos de vestuario: aquel que es específico y propio de una profesión y aquél que no. En el primer caso, "si eres un autónomo al frente de un taller mecánico y compras un mono para tu actividad, no habrá mayor problema. En el segundo caso, si compras un traje, por más que lo vayas a utilizar para ir a comer con clientes o cualquier asunto relacionado con el negocio, su deducción va a ser siempre conflictiva", explicó la aboga de la asesoría online declarando.

-Gastos relacionados con viajes, taxis o con el vehículo incluido el parking

Los gastos derivados del vehículo también suelen ser de muy difícil justificación. Normalmente, la propia naturaleza del gasto impide la prueba. Es el caso del combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes o los parkings. Hacienda suele cuestionar este tipo de compras, es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad. Lo mismo sucede con las reparaciones, no existen pruebas irrefutables de que estos gastos hayan sido imprescindibles para el desarrollo de la actividad.

-Deducir el 100% del IVA de la compra del vehículo

Mientras que deducir el 50% de la compra de un vehículo no suele conllevar mayor problema con Hacienda, deducir el 100% del IVA es casi siempre una batalla perdida para los autónomos. La única excepción sería que el autónomo sea un profesional que se dedique en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte.  Para especificar aún más, Hacienda prevé una serie de casos en los que sí es posible deducir el 100% del IVA en la adquisición de un vehículo.

  • Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías

  • Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
  • Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela). 
  • Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
  • Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
  • Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.

 -Gastos de representación a clientes

A pesar de que el año pasado hubo una sentencia del Tribunal Supremo que defendía la deducibilidad de los gastos de representación a clientes -invitaciones a restaurantes, viajes...- en el Impuesto de Sociedades, en IVA, este gasto sigue generando muchos problemas.

Es más, "aparte de que los gastos de representación, de por sí, son difícilmente deducibles en IVA, diría que casi cualquier gasto con IVA reducido del 10% -como es el caso de los restaurantes- es poco recomendable en las declaraciones trimestrales. De hecho, suelen ser uno de los motivos más frecuentes de comprobación, por lo que es aconsejable que todos los que se incluyon, o bien estén muy bien respaldados por ley -como es el caso de las dietas- o bien estén muy bien acreditados", explicó Jordi Rovira, de AGM abogados.  

Pruebas que pueden aportar los autónomos para justificar que un gasto es deducible

A la hora de acreditar un gasto, en la normativa se dice que serán válidos para justificar la deducibilidad de un gasto "cualquier medio de prueba admitido en derecho". La extrema dificultad que entraña justificar que estos gastos han existido y, sobre todo, que están verdaderamente relacionados con la actividad que desempeña el autónomo ha agudizado el ingenio de los asesores, gestores y abogados de los autónomos, llevándoles a tener que presentar a Hacienda pruebas tan insólitas y personales como fotografías de una sobremesa en un restaurante entre un autónomo y su cliente, mensajes de Whatsapp o hasta una nota de voz. "Cualquier prueba documental imaginable vale. De hecho, suelen ser muy necesarias, porque la factura no es suficiente para la Agencia Tributaria en el 80% de los casos en los que se requiere acreditación ", explicó Pablo G. Vázquez de GVA asesores, experto fiscalista especializado en deducciones.

En este sentido, Mónica Serra, abogada fiscalista senior en la asesoría online Declarando puso como ejemplo cuando no se admiten gastos en el IVA de mobiliario del despacho de un autónomo. "En este caso hemos aportado fotos del despacho. O en el gasto del vehículo aportamos fotos del kilometraje y un excel con los viajes. En principio, como prueba sirve cualquier documento, fotografía, etc.", dijo la abogada tributaria de la asesoría online Declarando.

Estos documentos no sólo sirven sino que muchas veces pueden decantar la balanza y hacer que la Agencia Tributaria admita o no una determinada deducción. "La Agencia Tributaria mide bien su energía y hace siempre un primer cribado. En él, pide los registros de facturas. Y, por más que se tenga la factura, si no está registrada, no hay nada que hacer. Si lo está, llega la segunda fase, que es cuando los funcionarios dicen que necesitan más acreditación de la deducción de ese gasto por que creen que no ha existido o está poco justificado. Aquí es cuando empieza la búsqueda de cualquier prueba", explicó  Pablo G. Vázquez, experto tributario especializado en deducciones de GVA asesores

Éstas serían algunas de las pruebas que se podrían aportar, según los expertos consultados: 

  • Un mensaje de Whatsapp o SMS
  • Un email en el que se comunica a un cliente , por ejemplo, que se le va a enviar un detalle o invitarle a comer/cenar
  • Una llamada telefónica
  • Una fotografía, por ejemplo, comiendo con un cliente o de un despacho para demostrar que un determinado mobiliario comprado se encuentra en el negocio
  • Un vídeo para demostrar que el autónomo estuvo en un determinado lugar o con una determinada persona
  • Un mensaje de voz en el que se informa, por ejemplo, de una próxima cita al abogado o gestor
  • Un ticket de aparcamiento con registro de matricula 
  • Geolocalización del teléfono o del vehículo para demostrar que el autónomo viajó o se desplazó a un determinado lugar
  • Una transferencia bancaria
  • Un justificante (a poder ser apuntando el concepto) de un pago por Bizum
  • Un post o mensaje en Redes Sociales para organizar un evento, una cena de Navidad de la empresa...

Los gastos que los autónomos podrán deducirse en la declaración del IVA de enero y los que no, según Hacienda