Guía con los gastos más fáciles y difíciles de justificar ante Hacienda

Los gastos que pueden deducirse los autónomos -y los que no- en la declaración de IVA de octubre

En menos de una semana comenzará el plazo para que los autónomos puedan empezar a presentar su declaración del IVA del tercer trimestre. A continuación, una lista con los gastos que se pueden deducir sin demasiado riesgo, y aquellos que podrían traer problemas con Hacienda.
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Los gastos que pueden deducirse los autónomos -y los que no- en la declaración de IVA de octubre
Los gastos que pueden deducirse los autónomos -y los que no- en la declaración de IVA de octubre

Dentro de una semana empezará el plazo para que los autónomos puedan comenzar a presentar la tercera declaración trimestral del IVA de este año. Los trabajadores por cuenta propia tendrán desde el día 1 hasta el 20 de octubre para rendir cuentas con Hacienda y declarar todos los ingresos y gastos deducibles que tuvieron entre julio y septiembre de este año. 

Como sucede en cada trimestre, la duda más frecuente que trasladan los autónomos a sus asesores y gestores es qué gastos sí y cuáles no se pueden deducir en la declaración de IVA. La ley de este impuesto sólo especifica lo que en ningún caso es deducible, como joyas, tabaco, donativos y demás gastos personales. Y el artículo 95 de la Ley del IVA establece en su punto Uno que “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.   

Como norma general, serán deducibles en esta próxima declaración del IVA todos aquellos gastos que estén sujetos a este impuesto y que estén directamente relacionados con la actividad. El problema es que, ante una normativa tan etérea, muchos funcionarios de Hacienda pueden solicitar un requerimiento y denegar la deducción de decenas de gastos cuya relación con la actividad no queda clara, que no están debidamente justificados con Hacienda o que, aunque estén acreditados y dependan de la actividad, no son gastos que hayan generado directamente unos ingresos. Respecto a esto último, el Tribunal Supremo se ha posicionado en estos dos últimos años y ha parado los pies a la Agencia Tributaria dejando precisando que también se pueden deducir los gastos, como los de representación, que no tienen un efecto inmediato en los ingresos ya que no siempre tienen que generar directamente una venta.

Lista de gastos que los autónomos podrían deducir en la declaración de IVA de octubre -y los que no-

El punto de partida que suelen usar los expertos para decidir lo que sí puede generar discusión con la Agencia Tributaria y lo que es deducible sin demasiado riesgo de requerimiento es la actividad del autónomo: "Aquellos gastos que Hacienda va admitir sí o sí, serán siempre los relacionados directamente y por su naturaleza con la actividad del autónomo. Si estás al frente de un comercio electrónico y compras y vendes productos, lo que compres para luego vender -ya sean zapatillas, móviles o cualquier tipo de producto-, sí o sí va a ser deducible a efectos de IVA", explicó Mónica Serra, abogada fiscalista senior en la asesoría online Declarando

De forma inversa, todos los gastos cuya relación con el negocio sea dudosa, podrían llegar a ser conflictivos. Partiendo de esta premisa, a continuación se detallan los gastos que sí y los que no suelen traer problemas con Hacienda, así como las excepciones que se contemplan en algunos casos como la compra del vehículo o las dietas del autónomo.

 Gastos que suelen ser deducibles para los autónomos 

Aunque no hay ningún gasto que, de por sí sea deducible -ya que dependerá de la actividad del autónomo-, si hay algunos que no suelen ocasionar problemas con la inspección siempre y cuando estén relacionados directa y exclusivamente con la actividad del autónomo y, muy importante, se disponga de una factura completa para justificarlo.

  •  Consumos de explotación 

Los consumos de explotación son la partida más amplia y con un mayor número de gastos deducibles para los autónomos, ya que son todos los gastos generados por la compra de materiales necesarios para el desarrollo de la actividad.

Estos productos necesarios para el desarrollo de la actividad que se han adquirido en el trimestre en curso son deducibles y suelen suponer el importe más elevado en las deducciones de la mayoría de los autónomos. No es fácil precisar los materiales o productos que son deducibles ya que, en este caso, dependerá por completo del tipo de negocio que tenga el autónomo.

Un diseñador o arquitecto, por ejemplo, podría incluir como gastos deducibles sus compras de materiales de dibujo especiales, papeles, etc, mientras que un hostelero podría incluir el género que compra para cocinar y luego vender o las bebidas que sirve a sus clientes, así como los cubiertos, vasos y demás materiales necesarios para desarrollar su actividad. De igual manera, un peluquero puede incluir tijeras, maquinillas y todos los productos especiales y de tratamiento del pelo, como champú, tinte y acondicionadores.

Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas.

  • Bienes de inversión

Al igual que sucede con los consumos de explotación, los bienes de inversión son una de las partidas más fáciles de deducir para los autónomos y también de las más extensas, ya que dependen de cada actividad y perfil de negocio. 

Entre estos gastos entran todo tipo de maquinaria y bienes que se compran para la actividad, que pueden ir desde un secador de pelo para un peluquero, hasta un congelador industrial para un restaurante o carnicería e incluso las piezas de recambio para este tipo de maquinas.

Mención aparte merecen los ordenadores, que son bienes de inversión deducibles para muchos autónomos ya que, a día de hoy, cualquier negocio podría justificar que lo necesita para el desarrollo de su actividad, desde hacer las nóminas de la plantilla, hasta enviar correos a proveedores. 

  • Servicios de profesionales independientes que se necesiten: 

Unos de los pocos gastos cuya deducción no da nunca problemas al autónomo son los de servicios profesionales de gestoría o asesoría. Al igual que los abogados o notarios Si el autónomo tiene un gestor o asesor para llevar su contabilidad, ha requerido de los servicios de un abogado o de un profesional externo para el desarrollo de la actividad, puede deducirse en la declaración trimestral el importe de sus facturas. Un gasto fácilmente justificable pues está directamente relacionado con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia. 

Entre estos servicios, se podrían incluir muchos otros como economistas, abogados. auditores, notarios. arquitectos e ingenieros -para posibles obras, por ejemplo-, peritos, las comisiones de agentes comerciales y hasta especialistas informáticos. 

  • Alquiler del local 

Según la web jurídica Iberley, en este apartado se pueden diferenciar dos supuestos: los alquileres de los locales comerciales, despachos y oficinas, que, de manera obligatoria, llevan IVA y el alquiler de la vivienda parcialmente afecta a la actividad económica, en el caso de que el trabajador por cuenta propia desarrolle su actividad desde casa.

En primer lugar, el arrendamiento de un local de negocios es una operación sujeta al IVA por lo que genera siempre derecho a la deducción si en ella se desarrolla la actividad del autónomo. Solo podrán deducirse este gasto los empresarios o profesionales que tengan el documento justificativo de su derecho, es decir, factura original expedida por el arrendador.

Cuestión distinta es si el autónomo trabaja en su propio domicilio, ya que el gasto es más difícil de deducir y hay que cumplir  una serie de requisitos: 

-La vivienda ha de estar afecta a la actividad. Para ello, se exige que la afección de la vivienda y el porcentaje en que lo está se comuniquen a Hacienda a través del modelo 036 o bien 037 (declaración censal simplificada). La Agencia Tributaria suele admitir que esta deducción sea de un máximo del 30 por ciento.

-El casero ha de emitir al autónomo la factura correspondiente, incluyendo el IVA y retención del IRPF, cuestión que no siempre se hace. 

- Incluir la factura en la contabilidad.

  • Gastos de manutención:

Aunque fue una de las novedades de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018, todavía muchos autónomos desconocen que pueden desgravarse los gastos de manutención. Eso sí, hay que tener en cuenta que la deducibilidad de estas dietas es posible, siempre y cuando , se hagan fuera de casa, se paguen con tarjeta y se guarde el ticket.

El apartado c del artículo 11, dónde se recoge la deducción por manutención, establece las condiciones de la misma y prevé que“ los gastos de manutención del propio contribuyente, incurridos en el desarrollo de la actividad económica, serán deducibles siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.

En concreto, la normativa señala que los autónomos pueden deducirse hasta 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se han producido en un país extranjero.

  • Gastos de representación como comidas con clientes:

Hasta ahora, la deducción de gastos de representación es, en casi todos los casos, una batalla perdida para el autónomo. Hacienda no contemplaba la factura que emite el restaurante como prueba suficiente, por lo que, demostrar con pruebas sólidas la finalidad de una comida resultaba tan complicado que podría considerarse un gasto casi imposible de deducir sin riesgo de sanción. 

Sin embargo, como ya avanzó este diario, el Tribunal Supremo sentó jurisprudencia con la sentencia 458/2021, precisamente sobre la deducibilidad de este gasto para los trabajadores por cuenta propia. La autoridad judicial se posicionó así en contra del criterio de Hacienda, que, como norma general, rechaza cualquier deducción que no esté directamente relacionada con el negocio y exige una estricta justificación del gasto. 

Así, "los autónomos ya tienen derecho a deducirse cualquier gasto derivado de comidas, cenas o incluso regalos, a clientes o proveedores sin necesidad de que esa acción de atención tenga que derivar en un ingreso para el negocio justificado", explicó la abogada Andrea Torner, del despacho de la asesoría online Declarando.

  • Asistencia a ferias o eventos relacionados con tu actividad

Aunque es una de las deducciones más desconocidas por los autónomos, no suele acarrear problemas con la Administración. Es común que muchos autónomos acudan a ferias o eventos vinculados con su negocio en calidad de comprador o expositor. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio, son deducibles. 

Desde la asesoría online 'Getquipu' explicaron que "las entradas a ferias, congresos y demás eventos que puedan ser interesantes para tu negocio también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA – si tenemos facturas- o declararlo como gasto, si tenemos ticket". 

  • Inscripción a revistas profesionales

Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, son deducibles. Eso sí, siempre y cuando estén directamente vinculadas con la actividad que desempeña el autónomo. 

  • Formación

Aunque desde el 1 de enero los autónomos ya pueden acceder a formación pública y gratuita - cotizan por ella desde hace un año-, esta oferta está aún por articular. Hasta el momento en que se ponga en marcha, la asistencia a cursos privados que formen al emprendedor o trabajador por cuenta propia en su sector es deducible. 

  • Compra de un dominio web

En el mismo sentido que la compra de un ordenador, hacerse con un dominio para la web del negocio es perfectamente deducible. De hecho, es muy fácil de justificar. Si la plataforma está en marcha y el contenido es relativo al negocio o sector en el que desempeña el autónomo su actividad, no habrá duda posible. 

Por supuesto, el pago de servicios de profesionales o desarrolladores que pongan en marcha dicha web también es deducible en la declaración trimestral. 

  • Publicidad y tarjetas de visita

Los costes por publicitar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo invierte una cantidad en Facebook ads o cualquier otro tipo de formato publicitario con el fin de dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. Además, los profesionales también pueden desgravar el IVA de los costes de crear tarjetas de visita para impulsar su marca personal o la de su negocio.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

  • Internet y teléfono fijo

Aunque el internet y el móvil son gastos que, de por sí, podrían catalogarse como conflictivos por la dificultad que hay de acreditar el uso exclusivo para lo profesional, habría una excepción: las líneas que estén contratadas tan sólo para la oficina o local comercial. Sería el caso del teléfono fijo y el internet de un restaurante o de un despacho de abogados.

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos los gastos anteriores no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

  • Compra de un vehículo (hasta el 50% de IVA) 

A pesar de que el vehículo es el gasto conflictivo de los autónomos con Hacienda por excelencia, en IVA no suele generar problemas su deducción "siempre y cuando se incluya sólo la mitad del IVA. La Agencia Tributaria suele presumir un 50% de afectación de forma automática en la compra del vehículo y no entra casi nunca a comprobar estos gastos. Siempre, eso sí, que sea un gasto con factura y dentro de la lógica. Si un autónomo incluye el IVA de un Lambhorgini, es probable que, aunque sólo afecte el 50%, reciba una comprobación de Hacienda", explicó el experto de AGM abogados

Cosa diferente son los gastos derivados del vehículo -combustible o revisiones-. "Hay Administraciones que están siguiendo el mismo criterio que con la compra y hacen extensible este 50% de afectación, es decir, admiten que al poderse deducir la mitad de la compra del vehículo también se pueda deducir el 50% del carburante o el 50% de los gastos en reparaciones. Sin embargo, en este caso, se corre el riesgo de que la administración que verifique la declaración no siga dicho criterio", apuntó Jordi Rovira 

Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero.

Gastos difíciles de justificar

Y aquí entra en juego la segunda regla general: todo gasto que no pueda justificarse al 100% que se ha hecho en relación a la actividad del autónomo más vale no presentarlo a Hacienda.

Por ello, merecen un apartado exclusivo determinados gastos. Si bien pueden estar directamente vinculados a una actividad, no por ello han de ser deducibles, ya que la clave es que el autónomo también pueda justificarlos ante Hacienda. 

Según los expertos, no hay muchas deducciones imposibles pero sí hay bastantes de difícil justificación. Éstas son nada más y nada menos que las que no cumplen el principio de correlación del gasto con la actividad, por su naturaleza o por su forma, Hacienda no suele admitir las pruebas como válidas.

  • El teléfono móvil

 Un autónomo tiene bastante difícil justificar que utiliza el teléfono móvil tan sólo para su actividad. “En muchos casos, para justificar la deducción de este gasto, Hacienda pedía que se probase que las llamadas fueran derivadas de la actividad, es decir, que se producían con clientes, o que se hubieran hecho tan sólo en días hábiles. Se trata de una prueba inviable. ¿Cómo justificar  que todas las llamadas han sido a clientes? ¿Qué hay de las llamadas que se producen por cualquier circunstancia fuera de días laborables?” apuntó la abogada.  

  • Defectos formales en las facturas

Los defectos formales en una factura suelen traer problemas a los autónomos. Así lo apuntó Teresa Bernabé quien explicó, además, la gran cantidad de trabajadores por cuenta propia que han tenido problemas a la hora de deducirse algún gasto por este tipo de defectos. Que no aparezca el tipo impositivo en la factura o que esté mal calculado; que no aparezcan todos los datos del destinatario o que no aparezca el número de factura son tan sólo algunos de los defectos formales más habituales, que complicarán la deducción de un gasto.

  • Ropa de trabajo

Además de estos gastos, Domingo Gallego, asesor jurídico de ATA incluyó también otros de difícil justificación. La ropa de trabajo, según el asesor, se considera de uso particular a pesar de que el autónomo pueda necesitar un traje o cualquier otra prenda para desarrollar su actividad. “A no ser que la compra se realice en una tienda especializada en ropa de trabajo, se trataría de un gasto de muy difícil justificación".

  • Gastos relacionados con viajes, taxis o del propio vehículo, incluido el parking

Los gastos derivados del vehículo también suelen ser de muy difícil justificación. Normalmente, la propia naturaleza del gasto impide la prueba. Es el caso del combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes o los parkings. “Hacienda suele cuestionar este tipo de compras, es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad. Lo mismo sucede con las reparaciones, no existen pruebas irrefutables de que estos gastos hayan sido imprescindibles para el desarrollo de la actividad” explicó Teresa Bernabé.

Para deducir el 100% del IVA de la compra del vehículo sin correr el riesgo de tener que devolver el importe deducido y enfrentarse a una sanción, el autónomo tiene que ser un profesional que se dedique en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte.  Para especificar aún más, Hacienda prevé una serie de casos en los que sí es posible deducir el 100% del IVA en la adquisición de un vehículo.

  • Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
  • Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
  • Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela).
  • Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
  • Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
  • Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.

Pero ¿y si el autónomo no cumple estos requisitos, puede deducirse el 100% del IVA? En teoría sí es posible, pero, en este caso, habría que demostrar que el vehículo se utiliza en exclusiva para el desarrollo de la actividad y esto, según los expertos, es prácticamente inviable.

Tampoco es fácil justificar los gastos derivados de un viaje de trabajo como pueden ser el tren o el avión. O las estancias en hotel y los desplazamientos en taxi. Se ha dado el caso de abogados que han tenido que asistir a juicio en una localidad distinta a la suya en el que Hacienda ha rechazado el billete del tren porque el autónomo no ha podido justificar que realmente viajó por ese motivo, ni la titularidad del billete comprado.

Lo mismo pasa con los gastos de taxi en los que Hacienda muchas veces aduce no saber si ese desplazamiento ha sido por motivos de trabajo o por cualquier otra causa. Y capítulo aparte son los gastos de parking que en la mayoría de las ocasiones son rechazados por el Fisco.

Gastos imposibles de deducir

Las ocurrencias de algunos autónomos han llevado a muchos asesores a verse en la tesitura de intentar justificar gastos que en ningún caso pueden ser deducibles. Joyas, tabaco, donativos, recibos de bares -que nada tienen que ver con los gastos deducibles por manutención- son tan sólo algunos de los ejemplos que engrosan la larga lista de gastos que de ninguna forma pueden desgravarse. En realidad es una cuestión de sentido común, no todo lo que un autónomo compra en el ejercicio de su actividad está vinculado a ella.

Tampoco todo lo que está vinculado a la profesión del autónomo es deducible. Desde el despacho de abogados Ático Jurídico recordaron que, en la mayoría de los casos, la posibilidad o no de desgravarse un gasto depende en gran medida de las circunstancias. La actividad a la que se dedica el autónomo y la razón por la que se ha desgravado un gasto influyen mucho en la deducción.

Aventurarse a desgravar ciertos gastos puede traer consecuencias no deseadas. “Ante una deducción que Hacienda considere inapropiada, el Fisco hará una liquidación incluyendo estos gastos además de una sanción”, apuntaron desde Ático Jurídico. 

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