Qué es, cuándo será obligatorio, cómo se tramitan...

Una guía para aclarar las dudas de los autónomos sobre la futura obligación de emitir facturas electrónicas

La Ley Crea y Crece, publicada en el BOE, incluye entre otras novedades, la obligación que tendrán los autónomos de emitir sus facturas forma digital. Esta guía intenta aclarar las principales dudas acerca de esta futura obligación.
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Una guía para aclarar las dudas de los autónomos sobre la futura obligación de emitir facturas electrónicas
Una guía para aclarar las dudas de los autónomos sobre la futura obligación de emitir facturas electrónicas

La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, más conocida como Ley Crea y Crece ya está publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) e incluye distintas medidas que afectarán a los autónomos y entrarán en vigor en distintas fases. La mayoría de las novedades, como la posibilidad de crear una empresa con un euro, o la ampliación de los bienes inembargables para el colectivo, estarán en marcha desde el próximo miércoles 19 de octubre. 

Sin embargo, una de las reformas más importantes que traerá esta norma no afecta a la creación de empresas sino a la emisión de facturas a la que están sujetos todos los autónomos. Dentro de unos meses, el Gobierno desarrollará un nuevo reglamento de facturación que obligará a cualquier trabajador por cuenta propia a emitir sus facturas de manera electrónica. La obligación tendrá distintos plazos según el tamaño del negocio pero afectará tarde o temprano a todo el colectivo.

Desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece, las asesorías y despachos de abogados han empezado a recibir consultas, algunas de ellas muy recurrentes, por parte de los autónomos sobre esta nueva obligación de facturar de manera electrónica. Para aclarar las dudas más frecuentes de los autónomos sobre el futuro reglamento, la empresa de facturación Nomo ha publicado una guía para responder a algunas preguntas como, por ejemplo, qué es la factura electrónica, cuándo estarán obligados los autónomos a emitirla, cómo deberán hacerlo o a qué sanciones podrían enfrentarse si no se adaptaran a la nueva legislación,

Dudas de los autónomos sobre la futura obligación de emitir facturas electrónicas

  • ¿Qué es una factura electrónica?

Según Nomo, una de las preguntas más recurrentes de los autónomos es qué es la factura electrónica. En realidad, según explican desde la empresa de facturación, una factura electrónica tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, es decir, es un justificante de cobro de productos o servicios. Por tanto, debe cumplir los mismos requisitos que las facturas en papel (legibilidad, autenticidad, plazos…) y debe incluir la misma información.

Desde un punto de vista más técnico, la factura electrónica o factura-e es una factura digitalizada, es decir, se emite y se recibe en formato electrónico. Este documento tiene un formato estructurado, es decir, utiliza un lenguaje XML que facilita su tratamiento automatizado. Este formato permite generar y tramitar las facturas electrónicas automáticamente por sistemas informáticos.

  • ¿Cuándo empezará a ser obligatoria la factura electrónica?

Hasta la fecha, la factura electrónica sólo era obligatoria para facturar a la Administración Pública y en las relaciones entre sus subcontratistas y contratistas en los casos en los que el valor superase los 5.000 euros. De momento, la factura electrónica solo tiene un carácter opcional entre autónomos y empresas.

 Con la nueva Ley Crea y Crece, aprobada en septiembre de 2022, la factura electrónica empezará a ser obligatoria para todas las empresas, incluidos los autónomos. Sin embargo, y aunque esta norma entrará en vigor el 19 de octubre, los plazos para la obligación de emitir factura electrónica  están pendientes de fijar por desarrollo normativo y serán distintos dependiendo del tamaño del negocio.

Según la empresa Nomo, estas reglas se determinarán en un plazo de seis meses desde la aprobación de la ley Crea y Crece, el pasado 29 de septiembre de 2022. Es decir, la normativa concreta de la factura electrónica se fijará entre el 29 de septiembre y marzo de 2023. Una vez se apruebe el desarrollo reglamentario, empezará la cuenta atrás.

Y ahí, habrá dos plazos distintos en función de la facturación que tenga cada negocio: 

  • Si la empresa tiene una facturación anual superior a ocho millones de euros, la factura electrónica empezará a ser obligatoria a partir de los doce meses posteriores a la aprobación del desarrollo reglamentario
  • Para el resto de empresas y profesionales será a los 24 meses tras la aprobación del desarrollo reglamentario.

Esto significa que los negocios tendrán que adaptarse obligatoriamente entre 2024 y 2025, dependiendo de si facturan más o menos de ocho millones de euros. Aunque dependerá con quién facture y los expertos recomiendan que vayan implementando este sistema antes de que sea definitivamente exigible a todo el tejido empresarial. Obviamente, si el negocio trabaja con grandes empresas o con la Administración sería bueno que fuera familiarizándose con el nuevo sistema antes de que sea totalmente obligatorio.

  • ¿Qué requisitos deberá cumplir la factura electrónica?

Según recuerdan desde Nomo, estas facturas electrónicas deberán cumplir una serie de requisitos para ser legales. Éstos son: 

  • Las empresas deberán contar con un programa de facturación electrónica para emitir y recibir las facturas
  • Será necesario contar con firma electrónica y todas las facturas deberán firmarse con el certificado electrónico
  • Todas las facturas deberán cumplir los requisitos del Reglamento de Facturación, que todavía no se ha desarrollado.
  • El contenido de la factura-e deberá ser el mismo que el de una factura convencional
  • Todas las empresas y autónomos deberán facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios. Los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas de forma gratuita El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
  • ¿Cómo podrán tramitar los autónomos estas facturas electrónicas? 

Según explican desde la empresa de facturación Nomo, el Gobierno español todavía no ha definido la normativa sobre los formatos estándar de facturas electrónicas. En principio, y a falta de que se publique el reglamento de facturación, los autónomos tendrían dos posibilidades: contratar un software de facturación adaptado a los requisitos que establezca la ley o directamente hacer sus facturas electrónicas en una plataforma disponible para todos ellos que se espera que prepare la Agencia Tributaria. Desde ahí  podrían generar estos documentos adaptados a los requisitos legales y de forma gratuita en el portal de la Administración.

  • ¿A qué sanciones se enfrentarían los autónomos por incumplir la obligación de emitir factura electrónica?

La norma recoge importantes sanciones para aquellos negocios que no emitan sus facturas en el momento que estipula la Ley Crea y Crece.  A partir de 2024 o 2025 -dependiendo de la facturación que tenga el negocio-, aquellos autónomos que no se adapten a la normativa y no ofrezcan o faciliten la factura electrónica, podrán ser sancionados con hasta 10.000 euros de multa. Esto también impedirá que puedan acceder a subvenciones, ayudas y contrataciones públicas.

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