Hacienda vigilará en tiempo real si las empresas pagan las facturas en plazo a sus proveedores
Hacienda va a aumentar en estos próximos años el control sobre las facturas que emitan o reciban los autónomos y empresas, así como el estado de pago en el que se encuentran. De hecho, la Ley 18/2022, también conocida como Crea y Crece, regula la factura electrónica pero también una serie de medidas para reducir los retrasos en los pagos y la morosidad que afecta fundamentalmente a los trabajadores por cuenta propia y pequeños negocios.
Como ya avanzó este diario, el Consejo de Ministros aprobó la semana pasada el Real Decreto 439/2024, de 30 de abril, por el que se crea y regula el Consejo Estatal de la pequeña y la mediana empresa, y se regula el Observatorio Estatal de la Morosidad Privada. Esta entidad servirá, entre otras cosas, para publicar anualmente un listado que incluya a miles de negocios que no pagan en plazo las facturas a sus proveedores, la mayoría autónomos y pymes.
Aunque a priori no lo parece, esta publicación de la lista de morosos y seguimiento de los plazos de pago será posible gracias a la entrada en vigor de la obligación de emitir facturas electrónicas en todas las operaciones entre negocios del sector privado. El nuevo reglamento regula, entre otras cosas, una serie de medidas para que los autónomos y empresas que emiten y reciben una factura actualicen cada cuatro días el estado de pago de sus facturas, y además las depositen en la plataforma pública de Hacienda.
Hacienda empezará a controlar el tiempo de pago de las facturas cuando entre en vigor la factura electrónica
La nueva obligación de emitir facturas electrónicas en todas las operaciones que realicen los autónomos con otros negocios entrará en vigor uno o dos años después de que se apruebe el reglamento, que previsiblemente saldrá pronto a la luz.
Cuando el reglamento esté aprobado y la obligación de emitir facturas electrónicas esté en marcha, los software de facturación electrónica comenzarán a incluir en todas las facturas que emitan o reciban los autónomos un apartado donde se deberá ir actualizando la información de pago. Los negocios deberán ir detallando si el pago está realizado completamente o no, y la fecha.
Estas facturas electrónicas tendrán que ser depositadas en la plataforma pública que pondrá Hacienda a disposición de todos los negocios y que servirá como repositorio universal de facturas. De este modo, la Agencia Tributaria podrá controlar en tiempo real si se han pagado en plazo las facturas y, de lo contrario, incluir a la empresa infractora en la nueva lista de morosos que publicará anualmente, o incluso imponerle una sanción cuando esté el nuevo reglamento europeo.
Los autónomos que reciban una factura electrónica deberán comunicarlo en el plazo de cuatro días, según el reglamento
Según el artículo 8 del Reglamento de la Ley 18/2022, los destinatarios de facturas electrónicas -es decir, los autónomos que contratan servicios a otros negocios- deberán informar al obligado a expedir la factura -el proveedor empresario o profesional- de los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.
Por ejemplo, si un autónomo recibe una factura un lunes deberá informar al emisor de su recepción, como tarde, el viernes. Si ese viernes se realizara el pago, deberá comunicar, como tarde, el jueves siguiente que ya se ha realizado el pago, indicando la fecha.
Concretamente, las nuevas facturas electrónicas deberán incluir un espacio para que se informe del estado (recibida, aceptada o pagada). En este campo, los
- Pago efectivo completo de la factura y su fecha
- Aceptación o rechazo de la factura y su fecha
Adicionalmente, se podrá informar de los siguientes estados;
- Aceptación o rechazo comercial parcial de la factura y su fecha
- Pago parcial de la factura, importe pagado y su fecha,
- Cesión de la factura a un tercero para su cobro o pago, con identificación del cesionario y su fecha de cesión.
Ahora bien, como ya avanzó este diario, la Agencia Tributaria informó de que se está modificando la normativa para que los destinatarios sólo tengan la obligación de informar a la Solución Pública de facturación como estados de factura la factura inicial -emitida- y la factura ya pagada, independientemente del sistema utilizado -programa de facturación o programa de la Solución Pública-.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica y Hacienda podrá controlar los plazos de pago?
De aprobarse en 2024 el reglamento de facturación, un año después -en 2025- las empresas con más de ocho millones de facturación sólo podrán emitir facturas electrónicas. A los dos años -en 2026-, la obligación se extenderá a los autónomos y pymes con menos de 8 millones. Por último, tres años después -en 2027-, todos los negocios tendrán la obligación de informar a la Agencia Tributaria o a sus proveedores del estado en el que se encuentran sus facturas.
Cada uno de estas tres fechas supone un hito y también la entrada en vigor de otras condiciones para los autónomos y pymes de cualquier tamaño
A partir de 2025: comienzo de la obligación de emitir facturas electrónicas para algunos negocios
Si el reglamento de facturación se aprobara finalmente este año, empezará la cuenta atrás y los negocios de más de ocho millones de euros de ingresos anuales sólo tendrán un año, hasta finales de 2025, para empezar a emitir todas su facturas por medios electrónicos. Tendrán la opción de hacerlo a través de un programa privado o mediante la solución pública de Hacienda.
A partir de 2026: obligación de emitir facturas electrónicas para todos los autónomos y pymes
Al año siguiente, comenzaría la siguiente etapa: el plazo para que todos los autónomos y empresas, independientemente de sus ingresos, tengan que facturar obligatoriamente por medios digitales. De aprobarse el reglamento en 2024, dos años después -en 2026-, cualquier negocio ya tendrá que tener incorporado un programa para mandar o recibir facturas electrónicas.
También existirá la posibilidad de que los autónomos y pymes que no quieran contratar un programa de facturación privado recurran a la solución pública de Hacienda, una plataforma abierta en la que podrán registrarse gratuitamente y emitir o recibir sus facturas por medios electrónicos cumpliendo con la legislación.
En cualquier caso, si optan por utilizar su propio software, el reglamento establece también para este mismo año la obligación para las empresas y autónomos que reciban sus facturas electrónicas, total o parcialmente, a través de una plataforma de intercambio de facturas electrónicas privadas, de hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales y, en su caso, en su página web.
Según añade el reglamento, en caso de que las empresas y profesionales no hayan identificado aún su punto de entrada de facturas electrónicas, se entenderá que su punto de entrada es la solución pública de facturación que va a poner en marcha Hacienda
A partir de 2026: los autónomos tendrán que informar del estado de sus facturas
El último hito en el calendario lo avanzó recientemente la Agencia Tributaria. Como ya explicó este diario, Los autónomos tendrán un año más, es decir hasta el 2026, para adaptarse totalmente al sistema de facturación electrónica cuya última fase será comunicar a Hacienda el estado de cada factura.
Según el artículo 8 del Reglamento de la Ley 18/2022, los destinatarios de facturas electrónicas -es decir, los autónomos que contratan servicios a otros negocios- deberán desde ese año informar al obligado a expedir la factura -el proveedor empresario o profesional- de los distintos estados de recepción o pago en el plazo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos o festivos.
En caso de que optaran por la solución pública de Hacienda, los requisitos serían los mismos, sólo que en este supuesto deberán remitirle en esos mismos plazos el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.
Por ejemplo, si un autónomo recibe una factura un lunes deberá informar al emisor -o a Hacienda- de su recepción, como tarde, el viernes. Si ese viernes se realizara el pago, deberá comunicar, como tarde, el jueves siguiente que ya se ha realizado el pago, indicando la fecha.
