Tres condiciones para que un gasto sea desgravable

Requisitos que exigirá Hacienda a los autónomos para poder deducir sus facturas en la RENTA de este año

Los autónomos ya pueden hacer su declaración de la RENTA de este año incluyendo sus ingresos de 2021 y los gastos que admite Hacienda. Éstos son los requisitos que deberán cumplir para que sus facturas sean deducibles.
Imagen de una fachada de la Agencia Tributaria
Requisitos que exigirá Hacienda a los autónomos para poder deducir sus facturas en la RENTA de este año

La Agencia Tributaria ya ha abierto el plazo para hacer la declaración de IRPF de este año. Acaba de empezar la campaña de la renta 2022 y, a partir de ahora, los autónomos que están obligados a declarar a Hacienda, que son la inmensa mayoría del colectivo, tienen tres meses para recabar todas sus facturas y rendir cuentas con la Administración.

Este año sigue siendo importante optimizar al máximo la RENTA, ya que de ello podría depender que el resultado salga a pagar o a devolver después de que los autónomos han encadenado varios ejercicios con grandes caídas de facturación. Más allá de algunas reducciones específicas, de aportaciones a planes de previsión o de determinadas inversiones, lo que realmente va a decantar la balanza y decidir el resultado de la liquidación que tendrán que pagar los autónomos son sus ingresos y sus gastos.

El IRPF es un impuesto que, en el caso de los autónomos, grava sus rendimientos netos, que se calculan restando a los ingresos obtenidos en 2021 los gastos que soportaron durante ese año en su actividad. Lógicamente, cuantos más gastos tenga el trabajador por cuenta propia, menores serán sus rendimientos y el resultado a pagar se reducirá, hasta el punto de que podría llegar a salir a 'devolver'.

Ahora bien, mientras que la Agencia Tributaria va a exigir que cualquier ingreso del negocio se incluya en la RENTA, no va admitir sin embargo que se incluya cualquier gasto. Hacienda sólo admite deducir los gastos que considera 'fiscalmente deducibles'. Y, para que los considere de tal forma, tanto el gasto como la factura en la que está recogido tienen que cumplir una serie de requisitos.

Tres requisitos para que los autónomos puedan deducirse un gasto en IRPF

A diferencia de las deducciones en IVA, que a veces pueden resultar algo confusas, la deducibilidad de los gastos en IRPF está más clara e incluso Hacienda reserva diferentes casillas para los distintos gastos que admitirá en la declaración de los autónomos.

Además, la Agencia Tributaria explica en su sede electrónica los criterios que usa en IRPF para determinar la deducibilidad de los gastos. Según la Administración tributaria, para considerarlos como "fiscalmente deducibles" en la RENTA se tienen que cumplir siempre tres requisitos básicos:

1-  Que el gasto se encuentre convenientemente justificado, preferiblemente con factura. 

2-Que esté vinculado a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sea  propios de la actividad que desarrolla el autónomo

3. Que se halle  registrado en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas. 

Datos que debe incluir la factura para ser deducible

Según apunta la Agencia Tributaria, para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, que dice que los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación. Ésta deberá cumplir además con los requisitos señalados en la normativa tributaria.

Esto significa que, antes de nada, para que un gasto sea deducible, la factura que lo justifica debe estar realizada correctamente. Según el reglamento de facturación, para que una factura cumpla los requisitos de la normativa tributaria y, por lo tanto, pueda servir como justificante de un gasto deducible debe de tener al menos, los siguientes datos:

  • Número de la factura y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
  • La fecha de su expedición.

  • Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

  • Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.

  • Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.

  • Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto. También hay que incluir el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

  •  El tipo impositivo aplicado a las operaciones.
  • La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. (Será el importe deducible para el autónomo)
  • La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
  • En el supuesto en el que cualquiera de las dos partes esté en un sistema especial (como el de criterio de caja), hacer una mención a ello en la factura

A pesar de ello, en IRPF, a diferencia de lo que ocurre en IVA, se permite deducir algunos gastos sin factura por la naturaleza que tienen. Éstos serían: 

  • Pólizas de seguros 
  • Salarios y seguros sociales
  • Cuota de autónomos
  • Gastos bancarios 
  • Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad)
  • Impuestos y tasas municipales (IBI, tasa de basura, por ejemplo)

Eso sí, que no se exija factura no quiere decir que Hacienda no vaya a pedir el justificante correspondiente, como puede ser un extracto bancario del pago realizado, en el caso de la cuota o el seguro.

Gastos que Hacienda considera deducibles

Por último, el criterio quizás más importante a la hora de deducir un gasto es su relación con la actividad del autónomo.  La Agencia Tributaria detalla en su sede electrónica cuáles son, por norma general, la tipología de gastos que se permiten incluir y deducir en la declaración de IRPF.

  •  Compra de existencias (mercaderías y materias primas)

Dentro de este grupo, se recogen las adquisiciones corrientes de bienes siempre que se realicen para la obtención de los ingresos. Quizás ésta sea la categoría de gastos más amplia para los autónomos y también la que más deducciones les puede reportar. A pesar de ello, es la más difícil de concretar, ya que cada actividad puede realizar tipos de compras muy distintas vinculadas a su actividad para generar ingresos. 

Mientras que para un transportista, la adquisición del camión o la furgoneta sería una compra deducible al 100%, al necesitar este vehículo para su actividad, para otros muchos negocios no lo sería. Hay algunas excepciones como la compra del ordenador que prácticamente cualquier autónomo puede deducirse. A día de hoy, podría justificarse como necesario para todo tipo de actividades ya que todo trabajador por cuenta propia necesita visibilizar su marca o la de su negocio a través de Internet; llevar sus cuentas; emitir facturas o estar atento al correo electrónico. 

Pero esto no es trasladable a todos los bienes de inversión que puede adquirir un autónomo ya que es difícilmente justificable ante Hacienda que, por ejemplo, una asesoría intente presentar facturas por la compra de una máquina de montaje de ruedas. Y sin embargo un taller de reparaciones no tendría problema. 

Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas.

  • Cuota de autónomos

Son deducibles las cotizaciones del titular de la actividad al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), es decir, la conocida cuota de autónomos. O, en su caso, las aportaciones que realice el profesional a las Mutualidades de Previsión Social cuando actúen como alternativas al RETA. 

  • Dietas

Los autónomos podrán deducir para la determinación del rendimiento neto de la actividad económica en estimación directa los gastos de manutención que cumplan los siguientes requisitos:

-Que sean gastos del propio contribuyente.

-Que se realicen en el desarrollo de la actividad económica, es decir, en horarios laborales.

-Que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería.

-Que se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago.

Además deberán cumplir con los siguientes límites de importe:

Captura
  • Sueldos y salarios

En este apartado, el autónomo puede deducir tanto los sueldos, como las pagas extraordinarias, retribuciones en especie (incluido el ingreso a cuenta que corresponda realizar por las mismas, siempre que no se haya repercutido a los perceptores), así como los premios.

  • Seguridad Social a cargo de la empresa

Se incluirán las cantidades satisfechas a la Seguridad Social por cotizaciones sociales a cargo del negocio en base a los sueldos y salarios de su personal.

  • Indemnizaciones

Comprende las cantidades que se entregan al personal de la empresa para resarcirle de un daño o perjuicio, aunque resulten exentas para el perceptor. Se incluyen específicamente en esta apartado las indemnizaciones por despido y jubilaciones anticipadas.

  • Dietas y asignaciones de viajes del personal empleado

Se incluirán las cantidades que abone la empresa para sufragar o compensar los gastos de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, así como los gastos de locomoción en que incurran sus trabajadores por desplazamientos a municipios distintos de su lugar de trabajo habitual.

  • Aportaciones a sistemas de previsión social constituidos a favor de los trabajadores

Serán deducibles las contribuciones o aportaciones efectuadas por el empresario o profesional en calidad de promotor de un plan de pensiones regulados en el texto refundido de la Ley de Regulación de los Planes y Fondos de Pensiones, así como las realizadas a planes de previsión social empresarial del que resulten partícipes o asegurados sus empleados.

  • Otros gastos de personal

Aquí pueden incluirse los gastos de formación del personal, tanto de carácter habitual como esporádico, primas por contratos de seguros sobre la vida, accidentes, enfermedad, etc.,  

Los gastos que con arreglo a los usos y costumbres se efectúen con respecto al personal de la empresa (obsequios, cestas de Navidad, etc.) no se consideran liberalidades, por lo que también pueden constituir gastos deducibles. 

  • Gastos financieros

Se incluyen todos los gastos derivados de la utilización de recursos financieros ajenos, para la financiación de las actividades de la empresa o de sus elementos de activo. Entre otros, tienen tal consideración los siguientes:

-Gastos de descuento de efectos y de financiación de los créditos de funcionamiento de la empresa.

-Recargos por aplazamiento de pago de deudas correspondientes a la actividad.

-Intereses correspondientes a aplazamientos y fraccionamientos de deudas tributarias, siempre que estén directamente relacionados con la actividad y correspondan al ejercicio.

  • Alquiler del local

También se pueden desgravar todos los gastos asociados al local donde el autónomo desarrolla su actividad: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado. 

En el caso de que el autónomo trabaje desde casa, podría deducirse el alquiler de la parte proporcional de la casa que dedique a su actividad (que habitualmente suele ser una habitación). Siempre y cuando, eso sí, tenga factura de dicho pago del alquiler y, además, su actividad esté dada de alta en su domicilio.

En cuanto a los gastos por suministros, al trabajar desde su vivienda, Hacienda permite acogerse al 30% de deducción de los suministros (agua, luz, internet) de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad 

  • Servicios de profesionales independientes 

Se incluye dentro de este concepto el importe que se satisface a los profesionales por los servicios prestados a la actividad económica. Comprende los honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, etc.,

  • Primas de seguros

Tienen la consideración de gasto deducible para la determinación del rendimiento neto en estimación directa, las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el contribuyente en la parte correspondiente a su propia cobertura y a la de su cónyuge e hijos menores de veinticinco años que convivan con él.

El límite máximo de deducción será de:

-500 euros por cada una de las personas señaladas anteriormente

-1.500 euros por cada una de ellas con discapacidad

  • Algunos tributos 

Serán deducibles, según la Agencia Tributaria "los tributos y recargos no estatales, las exacciones parafiscales, tasas, recargos y contribuciones especiales estatales no repercutibles legalmente, siempre que no tengan carácter sancionador y correspondan al mismo ejercicio que los ingresos". Son ejemplos de tributos no estatales el Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) y el Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI) correspondientes a la actividad económica desarrollada.

  • Otros gastos fiscalmente deducibles

La Agencia Tributaria también contempla otros gastos deducibles como pueden ser:

-Adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales y adquisición de instrumentos no amortizables, siempre que tengan relación directa con la actividad.

-Gastos de asistencia a cursos, conferencias, congresos, etc., relacionados con la actividad.

-Determinadas cuotas satisfechas por el empresario o profesional a corporaciones, cámaras y asociaciones empresariales legalmente constituidas.

Libros donde tienen que estar registradas la facturas para ser deducibles

Además, para que un gasto sea deducible, Hacienda también exige que esté correctamente registrado en la contabilidad del autónomo. Habitualmente, salvo excepciones como el régimen de módulos, los trabajadores por cuenta propia están obligados a llevar cuatro libros de registro, donde tienen que incluir sus gastos o inversiones:

- Libro registro de ventas e ingresos, en el que se anotarán, con la debida separación, la totalidad de los ingresos derivados del ejercicio de la actividad. Este libro deberá contener el número y fecha de la factura expedida; el nombre y apellidos, razón social y número de identificación fiscal del destinatario; concepto; importe y si la operación está o no sujeta a retenciones

 - Libro registro de compras y gastos, en el que se deberán anotar la totalidad de gastos y contener el número y fecha de cada factura recibida; el nombre y apellidos, razón social  y número de identificación fiscal del obligado a su expedición; el concepto; el importe considerado gasto y si la operación está o no sujeta a IVA.

-Libro registro de bienes de inversión, donde los contribuyentes registrarán, debidamente individualizados, los elementos patrimoniales afectos a su actividad. Por cada bien, tratado de forma individual se anotará el número de factura; la fecha en el que el elemento se encontró en condiciones de funcionar; su descripción; el nombre y apellidos, razón social y número de identificación fiscal del proveedor; el valor; y el método y porcentaje de amortización.

-Libro registro de provisiones de fondos y suplidos, en el que se anotarán con la debida separación, el número de la anotación; la naturaleza del movimiento; las fechas en que las provisiones o suplidos se hubieran producido o pagado; el importe; el nombre y apellidos, razón social y número de identificación fiscal del pagador de la provisión y el número de la factura en el que se refleje la operación.

Requisitos que exigirá Hacienda a los autónomos para poder deducir sus facturas en la RENTA de este año
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