Éstas son las deducciones de gastos que Hacienda suele rechazar a los autónomos

Hacienda pretende cerrar este año habiendo realizado más de 1,4 millones de comprobaciones a todo tipo de contribuyentes, muchos de ellos autónomos y pequeñas empresas. Las actuaciones dirigidas a negocios se pueden poner en marcha por todo tipo de motivos e indicios relacionados con un posible fraude fiscal, pero si algo tienen en común casi todas ellas es que, directa o indirectamente, suelen terminar también en una comprobación de las deducciones practicadas en las declaraciones de impuestos, desde IVA a IRPF o Sociedades. 

Dicho de otro modo, si el Fisco pone la lupa en las cuentas de un autónomo por la razón que sea, más vale que éste cuente con documentación suficiente para acreditar que las deducciones que haya practicado en el último año, incluso en anteriores ejercicios, están directa e indiscutiblemente vinculadas a su actividad, ya que sino la devolución podría ascender a miles de euros, aseguraron a este diario diferentes asesores fiscales, abogados y hasta ex-inspectores de Hacienda. Una vez que Hacienda ha puesto en marcha su maquinaria, los expertos aseguran que si se trata de un requerimiento para acreditar la deducción de un gasto, el procedimiento es prácticamente automático y en muchos casos muy difícil de salvar, ya que funciona por cruce de datos, lo lleva a cabo una máquina y el funcionario no interviene en casi ninguna fase. 

La factura del móvil; la compra, mantenimiento, reparación y carburante de un vehículo; parkings; comidas con clientes; viajes de negocio; trayectos en taxi, y un sin fin más de gastos engrosan la lista de requerimientos que reciben cada año los autónomos, en los que Hacienda solicita una justificación minuciosa de que realmente se han destinado al negocio y, al no haber forma tan detallada de acreditarlo, muchas veces acaban en liquidación. De hecho, los expertos consultados llaman a este proceso 'la prueba diabólica', por lo difícil que resulta para un autónomo justificar que un gasto está directa y exclusivamente relacionado con el desarrollo de su actividad y no con la esfera privada. 

En este sentido, Carlos Calvo, asesor fiscal y ex-inspector de Hacienda, comentó a este diario una reflexión que podría englobar muchos gastos difíciles de deducir: " en realidad no es tanto una cuestión de gastos en sí, sino de gastos que no se admiten, quitando algunas excepciones como la del vehículo, donde la norma es muy clara. Más bien se trata de gastos que llaman más la atención porque la línea entre la esfera empresarial y personal es fina". Según el experto fiscal, Hacienda suele pedir justificación, sobre todo, en aquellos gastos que se pueden utilizar indistintamente para el negocio y para aquello que no está vinculado a la actividad. "Un traje, un móvil, un coche, un parking, una comida, o un viaje es lo más claro. Pero hemos elevado al Tribunal Económico-Administrativo casos en los que a un autónomo le habían rechazado desde los caramelos que ofrecía a los clientes con su nombre impreso en el envoltorio, hasta un televisor que compró para el local", añadió Calvo. 

Deducciones de gastos de los autónomos que Hacienda suele rechazar

En realidad, hay decenas de gastos que, en teoría y por ley (aunque no siempre en la práctica), podrían deducirse los autónomos, -como ropa de trabajo, gastos de atención a clientes y proveedores, regalos a empleados o cualquier desembolso vinculado al vehículo- pero que finalmente no se aplican por temor a que más adelante el Fisco haga una comprobación y los 'tumbe' por falta de pruebas que justifiquen su relación con la actividad. "El miedo guarda la viña y muchos profesionales se lo piensan dos veces antes de incluir algunos gastos en sus declaraciones, porque la carga de la prueba recae sobre ellos y, en muchos casos, son prácticamente imposibles de acreditar su vinculación exclusiva a la actividad en un requerimiento", explicó el asesor fiscal y ex-inspector de Hacienda.

Tanto es así que, según un informe de la asesoría online Declarando, los autónomos pierden 5.000 millones de euros al año por no poder deducirse todos los gastos derivados de su actividad. Y esto, aseguran los expertos, es porque sobre todo en IVA e IRPF, la gran mayoría de gastos se pueden poner -y de hecho se ponen- en tela de juicio.

En teoría, la ley es clara y sólo precisa que no se pueden deducir algunos gastos que, a simple vista, parecen obvios ya que difícilmente pueden estar relacionados con el desarrollo de una actividad como son: 

• Joyas
• Alimentos, bebidas y tabaco para consumo propio.
• Espectáculos y servicios de carácter recreativo.
• Los destinados a atenciones a clientes o terceras personas.
• Los servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que sean gasto deducible en el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF) o en el impuesto sobre sociedades (IS). 

Sin embargo, en la práctica, los expertos aseguran que el número de gastos que suele tumbar Hacienda es mucho mayor. A priori, esto se puede explicar porque, por ley, sólo son deducibles los gastos que están directamente relacionados con la actividad del autónomo. Ahora bien, el problema llega en la segunda parte y es que, aunque estén directamente relacionados con la actividad, es tarea del contribuyente acreditar en caso de comprobación que esto es así. " Hay una larga lista de gastos en la que esto es prácticamente tarea imposible. ¿Cómo acreditas que, como autónomo, necesitas un traje para ver a un cliente pero que ese traje no lo vas a utilizar para una fiesta?", apuntó Jordi Rovira, socio y abogado especializado en fiscalidad del despacho AGM abogados.

Según Rovira, hay gastos que no tienen vuelta de hoja, como puede ser el vehículo. "En estos casos, en IVA sí se puede deducir hasta el 50%, y no se suelen poner problemas, pero aplicar la deducción en IRPF es, a día de hoy, una batalla perdida para el contribuyente en la mayoría de casos de comprobación". De hecho, en las deducciones de vehículo en IRPF, según aseguró el abogado de AGM, "la tarea está informatizada hasta tal punto que es muy probable que tras incluir el gasto, salten las alarmas y se inicie una comprobación. No se lo recomendaría a ningún cliente".

Se suelen comprobar todos los gastos que también pueden utilizarse en la esfera personal

El vehículo es el caso más paradigmático de deducción que, con casi total probabilidad, acabará en liquidación si Hacienda lo comprueba, pero no el único. "En primer lugar, cualquier gasto que no tenga una correlación con la actividad y haya medios de prueba válidos como una factura para acreditarlo, no es válido. Pero en muchos casos, aún teniendo relación con el negocio y habiendo facturas, la deducción no se admite. Diría que en la ropa de trabajo, en muchos gastos de atención al cliente -a pesar de la sentencia del Supremo que respaldaba a los autónomos-, en regalos, y en los gastos relacionados con el vehículo, la justificación es complicada", explicó Jordi Rovira, de AGM Abogados.

Aquí entraría en juego la segunda 'regla de oro´ de las deducciones: todo gasto que no pueda justificarse al 100% que se ha hecho en relación a la actividad del autónomo más vale no presentarlo a Hacienda. Según los expertos, no hay muchas deducciones imposibles pero sí hay bastantes de difícil justificación. Éstas son nada más y nada menos que las que no cumplen el principio de correlación del gasto con la actividad, por su naturaleza o por su forma, Hacienda no suele admitir las pruebas como válidas.

-El teléfono móvil

 Un autónomo tiene bastante difícil justificar que utiliza el teléfono móvil tan sólo para su actividad. En muchos casos, para justificar la deducción de este gasto, Hacienda pedía que se probase que las llamadas fueran derivadas de la actividad, es decir, que se producían con clientes, o que se hubieran hecho tan sólo en días hábiles. Se trata de una prueba, en muchos casos, inviable, incluso cuando se tiene un segundo móvil sólo para el negocio. ¿Cómo justificar  que todas las llamadas han sido a clientes? ¿Qué hay de las llamadas que se producen por cualquier circunstancia fuera de días laborables?.

-Ropa de trabajo

Además de estos gastos, los expertos incluyen también otros de difícil justificación. La ropa de trabajo se considera de uso particular a pesar de que el autónomo pueda necesitar un traje o cualquier otra prenda para desarrollar su actividad. A no ser que la compra se realice en una tienda especializada en ropa de trabajo, se trataría de un gasto de muy difícil justificación.

-Gastos relacionados con viajes, taxis o con el vehículo incluido el parking

Los gastos derivados del vehículo también suelen ser de muy difícil justificación. Normalmente, la propia naturaleza del gasto impide la prueba. Es el caso del combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes o los parkings. “Hacienda suele cuestionar este tipo de compras, es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad. Lo mismo sucede con las reparaciones, no existen pruebas irrefutables de que estos gastos hayan sido imprescindibles para el desarrollo de la actividad” explicó en anteriores ocasiones a este diario Teresa Bernabé, del despacho de abogados Ático Jurídico.

Para deducir el 100% del IVA de la compra del vehículo sin correr el riesgo de tener que devolver el importe deducido y enfrentarse a una sanción, el autónomo tiene que ser un profesional que se dedique en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte.  Para especificar aún más, Hacienda prevé una serie de casos en los que sí es posible deducir el 100% del IVA en la adquisición de un vehículo.

• Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
• Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
• Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela).
• Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
• Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
• Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.

-Defectos formales en las facturas

Los defectos formales en una factura suelen traer problemas a los autónomos. Según los expertos, hay una gran cantidad de trabajadores por cuenta propia que han tenido problemas a la hora de deducirse algún gasto por este tipo de defectos. Que no aparezca el tipo impositivo en la factura o que esté mal calculado; que no aparezcan todos los datos del destinatario o que no aparezca el número de factura son tan sólo algunos de los defectos formales más habituales, que complicarán la deducción de un gasto.

Tampoco es fácil justificar los gastos derivados de un viaje de trabajo como pueden ser el tren o el avión. O las estancias en hotel y los desplazamientos en taxi. Se ha dado el caso de abogados que han tenido que asistir a juicio en una localidad distinta a la suya en los que Hacienda ha rechazado el billete del tren porque el autónomo no ha podido justificar que realmente viajó por ese motivo, ni la titularidad del billete comprado.

Lo mismo pasa con los gastos de taxi en los que Hacienda muchas veces aduce no saber si ese desplazamiento ha sido por motivos de trabajo o por cualquier otra causa. Y capítulo aparte son los gastos de parking que en la mayoría de las ocasiones son rechazados por el Fisco.