La labor escondida de los gestores administrativos que muchos autónomos ignoran

Para un autónomo, que está entregado en cuerpo y alma a sacar adelante su negocio, es esencial tener una persona de absoluta confianza que le ayude a cumplir con las obligaciones y trámites administrativos que exige la ley.

Para esos casos, los trabajadores por cuenta propia cuentan con la ayuda de un gestor, quien normalmente se encarga de tramitar el papeleo en el ámbito fiscal, laboral, contable y demás ámbitos administrativos que el autónomo normalmente suele desconocer.

El Decreto 424/1963, de 1 de marzo, por el que se aprueba el Estatuto Orgánico de la profesión de Gestor Administrativo, en su artículo 1, define a los Gestores Administrativos como «profesionales que se dedican de modo habitual y con tal carácter de profesionalidad y percepción de honorarios a promover, solicitar y realizar toda clase de trámites que no requieran la aplicación de la técnica jurídica reservada a la abogacía, relativos a aquellos asuntos que en interés de personas naturales o jurídicas, y a solicitud de ellas, se sigan ante cualquier órgano de la Administración Pública, informando a sus clientes del estado y vicisitudes del procedimiento por el que se desarrollan».

Pero esto es lo que dice la fría ley. Detrás de esta normativa hay mucho más que muchos autónomos no suelen ver.

La mayoría de los gestores tienen el horario de su cliente: 24 horas los siete días de la semana

El gestor es un autónomo que ayuda al autónomo. Pero su labor va más allá que la de ser la persona encargada de liberar las cargas económicas y fiscales de un negocio. Se trata del profesional al que el autónomo acude cuando se le presenta un problema, no solo en el ámbito laboral, incluso también en lo personal.

El gestor suele poseer un perfil profesional muy completo, y está preparado para tramitar expedientes administrativos, asesorar en el ámbito laboral, mercantil, contable, fiscal, así como para acompañar personalmente a su cliente en caso de que este se encuentre en una situación complicada.

Su principal finalidad es "facilitar" la vida del autónomo, ayudando a éste con tareas, a veces sencillas y otras veces verdaderamente complejas, pero siempre velando por los intereses del cliente, llevándose a casa los problemas sin poder separar el despacho de la vida personal.

'Nos llevamos el trabajo a casa, te pueden llamar a las ocho de la tarde, como a las cinco de la mañana porque el autónomo no tiene horario, y nosotros tampoco', afirma Fernando Jesús Santiago Ollero, presidente del Consejo General de los Colegios de Gestores Administrativos, quien destacó la importancia de cuidar la relación que se forma entre el profesional y su cliente.

El autónomo llama a su gestor cuando necesita ayuda pero ¿a quién llama el gestor cuando necesita desahogarse? 'A sí mismo' señala Santiago, 'cada quien se conoce y sabe como lidiar con las situaciones, yo por ejemplo, me recuesto en la silla de mi oficina y me quedo quince minutos mirando las redes sociales'.

Las temporadas más estresantes para estos profesionales son las declaraciones trimestrales y anuales, pero nada se compara con la campaña de la declaración de la renta, dónde afirman que no solo deben organizar los documentos necesarios dentro del plazo establecido, sino que también deben contestar continuamente -y a cualquier hora- las dudas de los autónomos con respecto a sus gastos y deducciones. En esos momentos, las jornadas de los gestores se alargan hasta el límite porque en pocos días -y los autónomos suelen tener la mala costumbre de dejarlo todo para el último momento- se concentran los problemas y las tramitaciones de todos sus clientes a la vez.

Son días en que prescinden de familia y de amigos para volcarse en la tarea de que las obligaciones fiscales de cada cliente -autónomo o negocio- queden listas para Hacienda.  

Un punto importante que señala el presidente del Consejo es el hecho de que los gestores administrativos son el "eslabón desconocido" en la cadena que une administración-ciudadanos-empresas y autónomos. Y eso es porque, aunque ejecutan un trabajo formidable, valorado y apreciado, en la mayoría de los casos no se ve.

Si bien los desvelos, los callejones sin salida frente a algunas situaciones complicadas que les plantean los autónomos, las preocupaciones, los trámites y demás no son plato de buen gusto, la alegría y satisfacción que se experimenta al haber conseguido solucionar el problema de su cliente, es lo verdaderamente gratificante de la profesión del gestor, explicó Santiago Ollero.

¿Cuáles son las principales labores de las que se encarga un gestor administrativo?

Si bien el gestor administrativo tiene la capacidad de ayudar a su cliente en una larga lista de temas, sus principales responsabilidades abarcan ámbitos concretos:

• Laboral: el gestor puede asesorar en temas laborales a sus clientes, como los convenios, condiciones laborales, contrataciones o despidos.
  Bajo el mandato de su cliente, el gestor puede elaborar las nóminas y tramitar las altas y bajas de empleados en la Seguridad Social.
• Fiscal: debido a que puede gestionar la contabilidad con respecto a las declaraciones trimestrales del IVA, las retenciones de IRPF, los resúmenes anuales y las declaraciones de la renta a Hacienda. También debe informar a su cliente de las novedades con respecto a prestaciones, subvenciones o ayudas de utilidad para el autónomo.
• Gestión de negocio: el gestor ayuda a tener una visión del estado de las cuentas a través de análisis fiscales, cálculo de impuestos y llevar la contabilidad en general. 
• Certificados: posee la autoridad de registro para emitir certificados digitales en nombre de su cliente.
• Tráfico y Transporte: el gestor administrativo puede ofrecer servicio en gestiones de la DGT, como tramitar altas, duplicados, rehabilitación de tarjetas de transporte, matriculación de vehículos, distintivos ambientales, duplicados de permisos de conducir, entre otros.
• Extranjería: también ayuda en la agilidad del proceso de obtención de permisos de residencia y trabajo, reagrupación familiar y la tramitación del expediente de nacionalidad española.

Los gestores también se responsabilizan con su cliente

En los trámites con la Administración, el gestor tiene la potestad de operar en nombre del cliente, siempre que se informen de todos los pasos que se dan en su nombre.

En la mayoría de los casos, la obligación asumida por el profesional gestor consiste en llevar a cabo una actividad propia de su profesión en sí misma considerada, no siendo obligado a la consecución de un determinado resultado. Por ejemplo, en los casos de los abogados, estos deben cumplir con la diligente asistencia y defensa de su cliente pero no están bajo la obligación de ganar el pleito o juicio. 

Pero también el compromiso del gestor frente a su cliente parte de la naturaleza contractual de su relación con él, es decir, se responsabiliza en caso de no actuar con la diligencia que se le exige, y en aplicación del artículo 1.101 del Código Civil:

«Quedan sujetos a la indemnización de los daños y perjuicios causados los que en el cumplimiento de sus obligaciones incurrieren en dolo, negligencia o morosidad, y los que de cualquier modo contravinieren al tenor de aquellas.»

Complementando la citada norma con respecto a la negligencia, el artículo 1104, manifiesta lo siguiente:

«La culpa o negligencia del deudor consiste en la omisión de aquella diligencia que exija la naturaleza de la obligación y corresponda a las circunstancias de las personas, del tiempo y del lugar.»

Desde Caruncho & Tomé, abogados, señalan que las negligencias más habituales son los incumplimientos de los plazos, tanto de impuestos como de subvenciones. Y en el ámbito del asesoramiento, este último es considerado más subjetivo que el anterior,  ya que se puede amparar bajo la “interpretación de la norma” en el caso de que el gestor sea acusado de dar un mal asesoramiento a su cliente. 

Con respecto al caso de los incumplimientos de los plazos establecidos para la entrega de, por ejemplo una documentación, y que la administración prevea una sanción si se presentan tarde, si el autónomo ha hecho llegar los debidos documentos a su gestor dentro del plazo correspondiente pero éste no los ha presentado en las fechas determinadas, se considera una infracción por parte del profesional gestor.

En ese caso, el gestor debe informar al seguro de responsabilidad civil en un plazo de siete días. El seguro procede a analizar el caso y si, efectivamente, entiende que ha habido una negligencia, se haría cargo de pagar el importe que proceda y que el seguro entienda pertinente, en base al caso en concreto y a lo que el autónomo exija a la hora de hacer su reclamo. El artículo 1106 del Código Civil dispone:

«La indemnización de daños y perjuicios comprende, no sólo el valor de la pérdida que haya sufrido, sino también el de la ganancia que haya dejado de obtener el acreedor».

Por lo que, los daños y perjuicios a indemnizar por parte del gestor incluirán tanto las pérdidas que ha tenido el cliente, como las ganancias que dejó de tener.

Sin embargo, estos incumplimientos no son nada frecuentes y lo normal es que la gran mayoría de gestores realicen su labor con profesionalidad, explican desde los colegios.