Tres pasos para que los autónomos calculen bien la nómina de sus empleados

Los autónomos que tienen a empleados a su cargo tienen que hacer frente cada mes a una de las principales tareas administrativas: el cálculo y el pago de la nómina que les tiene que llegar a sus trabajadores.

Calcular el salario neto o bruto de un empleado es una tarea importante, no sólo para realizar la transferencia sino también para prever cuánto dinero hay que reservar cada mes en concepto de las nóminas de los trabajadores.

Según los expertos de Payfit, el software de gestión de nóminas y recursos humanos, para conocer cuánto hay que pagar a un empleado "sencillamente hay que entender cómo se calculan los diferentes elementos de una nómina, como las horas extraordinarias o el salario base, y comprender cómo cotizan o tributan los impuestos correspondientes, como la Seguridad Social o el IRPF". 

Este cálculo, se podría resumir en tres pasos que explican a continuación los expertos de Payfit.

¿Cómo calcular la nómina que hay que pagar a un empleado en tres pasos?

Antes de lanzarse a calcular la nómina, lo primero que hay que saber es que existen en el mercado programas para hacer nóminas. Son herramientas de gestión que van a realizar los cálculos de la nómina sin errores ni retrasos.

Aún con todo, según Pay fit, esta tarea es posible de realizar para cualquier empresario siempre que conozca información teórica. Los expertos propusieron un ejemplo: Imaginemos un autónomo al frente de un negocio de consultoría de marketing.  Este trabajador por cuenta propia decide contratar a tiempo completo a una chica de 25 años, Lucía, soltera y sin hijos, sin ascendientes a cargo y sin ningún grado de discapacidad.

Lucía se incorporará a la plantilla a partir del mes que viene. En el contrato consta una retribución de 16.000 € brutos anuales con 12 pagas. 

1. Encontrar los datos necesarios para el cálculo de nómina

Para calcular la nómina de Lucía es necesario tener en mano el contrato de la trabajadora así como el Modelo 145 que se habrá rellenado previamente, para saber calcular el IRPF de la nómina más adelante. El modelo 145 es un formulario de la Agencia Tributaria relacionado con el IRPF. A través del mismo, el trabajador comunica a la empresa su situación personal y familiar, que será el que luego determinará en el porcentaje de retención a aplicar en su nómina.

Siguiendo con el ejemplo expuesto de Lucía, se puede deducir la siguiente información:

• Situación personal y familiar: soltero, sin hijos, sin ascendientes a cargo y sin discapacidad 

• Salario bruto anual: 16.000 euros

• Número de pagas: 12 

• Tipo de contrato: temporal 

• Duración del contrato: 6 meses 

• Grupo de cotización: 7 

• Convenio Colectivo de la empresa: Oficinas y despachos.

2. Calcular los devengos de la nómina

Lucía encontrará en su nómina el apartado de devengos, es decir, el total de ingresos que recibirá por el trabajo prestado. Además, en el apartado de devengos será necesario tener en cuenta si las pagas extra están prorrateadas o no. 

En este caso, como su salario bruto anual está repartido en 12 pagas, las pagas extra sí están prorrateadas y se abonan junto con el salario mensual que recibe mensualmente.

Sabiendo esto, se puede realizar el cálculo de los devengos de la siguiente manera:

• Salario Base: 16.000 / 14 = 1.142,8 euros

• Cálculo gratificaciones extras: (1.142,8 x 2) / 12 = 190,4 €  ;

• Total devengado: 1.142,8+ 190,4= 1333,2 €s. 

En este caso, se entiende que el trabajador no tiene otros complementos salariales y no salariales.

3. Las deducciones que hay que practicar en la nómina

Las deducciones que aparecen en la nómina también se conocen como las cotizaciones y tributaciones por los impuestos que paga el trabajador, las deducciones de IRPF y las cotizaciones a la Seguridad Social.

Seguridad Social

Para calcular la Seguridad Social en la nómina de un empleado, se necesita calcular primero la base de cotización. Este concepto estará constituido por la remuneración total que recibe el trabajador mensualmente. Cabe recordar que también se incluyen las pagas extra, que se prorratean a lo largo de los 12 meses del año.

Sin embargo, hay algunos conceptos que quedan excluidos de esta base de cotización de la Seguridad Social, con algunas excepciones específicas en las que no se entrará en detalle:

• Gastos de locomoción de transporte público ; 

• Gastos de locomoción, manutención y estancia ;

• Indemnizaciones por fallecimiento, traslado, suspensiones, despidos ;

• Las prestaciones de Seguridad Social ;

• Las horas extraordinarias.

En el ejemplo expuesto, las pagas extras se perciben con el salario, por lo que la base de cotización corresponde al total devengado.

Por lo tanto, en este caso, la base de cotización de contingencias comunes es el Salario base + Prorrateo pagas extra, que son 1333,2 euros. Ahora que ya se tiene la base de cotización, hay que mirar la tabla actualizada de la Seguridad Social para comprobar que en que apartado se encuentra el empleado dentro de los límites establecidos.

Únicamente se necesita calcular la base de cotización de contingencias comunes, la base de cotización de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. La base de cotización por desempleo, formación profesional y FOGASA corresponde con la de Accidentes de Trabajo y de Enfermedades Profesionales.

Volviendo al ejemplo anterior, la cotización quedaría de la siguiente manera

• Base de cotización horas extraordinarias: 0 ;

• Base de cotización horas extraordinarias de fuerza mayor: 0 ;

• Base de cotización accidentes de trabajo y enfermedades profesionales: Base de cotización de contingencias comunes + base de cotización horas extra y de fuerza mayor: 1333,2 + 0 + 0 =  1333,2 euros.

Una vez se tienen calculadas las bases, hay que mirar en la tabla de la Seguridad Social qué tipo de cotización se aplicará en porcentaje por parte de la empresa y el trabajador. En el caso de esta empleada serán los siguientes:

• Contingencias comunes = Base de cotización contingencias comunes (: 1333,2 € en nuestro caso) x Tipo de cotización (4,7% en nuestro caso) = 62,6 € ;

• Desempleo = Base cotización Enfermedades de Trabajo y Accidentes Profesionales x  Tipo de cotización = : 1333,2€ x 1,60% = 21,3 € ;

• Formación profesional = Base cotización ET y AP x Tipo de cotización = 1333,2 € x 0,10% = 1,33 €.

En  este  caso, al tener a 0 las horas extras y de fuerza mayor, el total de aportaciones sería de 85,23

IRPF

Por otro lado, estaría el IRPF. Cuando se habla de este tributo en una nómina se está calculando la retención a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.

La retención depende del salario, situación personal, tipo de contrato, duración de la trabajadora en cuestión, Lucía. Los porcentajes los establece la Agencia Tributaria y varían cada año por lo que Hacienda facilita una calculadora y una tabla comparativa para que se pueda comprobar cuál es la retención que se aplicará en cada caso en concreto.

Según el Reglamento del IRPF, se establece que para los contratos inferiores a un año, se aplicará una retención mínima del 2%.

En el caso de Lucía, que tiene un contrato temporal de 6 meses, se practicará una retención del 2% en su nómina mensual para la tributación del IRPF. Sin embargo, Lucía podría solicitar una retención más alta si así lo hablase con su empresa.

Así pues, la base para calcular la retención del IRPF sería: Salario base + Pagas extra = 1333,2€.

Retención IRPF = Base de retención x Tipo de retención = 1333,2 x 2% = 26,6 €.

Líquido total a percibir

Finalmente, restando al salario bruto las deducciones, se puede  calcular el neto de la nómina o lo que se conoce también como líquido a percibir.

En el caso de Lucía sería:

• Total devengos: 1333.2 € ;

• Total deducciones: Cotizaciones Seguridad Social + Retenciones IRPF = 111,83 € ;

• Líquido a percibir = 1333,2€ - 88,20€ = 1221,37 €.

Así pues, 1221,37  euros es el monto que se ingresaría en la cuenta de Lucía cada mes por su trabajo prestado como auxiliar en la consultoría de marketing.