Benchmarking: ¿qué es y que ventajas aporta a las empresas?

Frente a un mercado cada vez más exigente, las empresas se encuentran en constantes desafíos para acelerar el rendimiento del negocio y conseguir una mayor solvencia y expansión. 

Y en ese sentido, un estudio de benchmarking es esencial para mejorar, al contrastar tus procesos con los de aquellas organizaciones que están consiguiendo los mejores resultados.

Para que una organización avance y pueda dar un salto de calidad, innovación y ofrecer un mejor valor al mercado, entonces un estudio de benchmarking es la clave para lograr esos y otros objetivos.

1. Qué es el benchmarking
2. Para qué sirve el benchmarking
3. Tipos de benchmarking
4. Ventajas y desventajas del benchmarking
5. Cómo hacer benchmarking en tu empresa

Qué es el benchmarking

El benchmarking consiste en identificar las mejores prácticas dentro o fuera de una empresa a través de la comparación con las técnicas, procesos y servicios de otras organizaciones. Se trata de un método de gestión empresarial que tiene como fin aumentar la eficiencia y competitividad de la organización.

La idea es tomar las prácticas más destacables de otras compañías y adaptarlas al ámbito de trabajo para mejorar los servicios de la empresa. 

Y en ese sentido, no es necesario que las comparaciones tengan que relacionarse con empresas de la misma industria, sector, modelo de negocio o mercado en el que operan, ya que en distintos ámbitos se pueden encontrar soluciones acordes para optimizar el rendimiento y productividad.

La metodología del benchmarking se puede aplicar a cualquier proceso, enfoque, función o producto de una corporación. 

Lo esencial es evaluar tanto la calidad como el tiempo, coste, efectividad y la satisfacción de los clientes.

Para qué sirve el benchmarking

El benchmarking tiene diferentes utilidades, que se pueden resumir en los siguientes puntos básicos. Las empresas suelen trabajar con los datos de manera diferente de acuerdo a sus propósitos e interés. 

1. Evaluación comparativa. El benchmarking es sumamente útil para encontrar los mejores ejemplos de buenas prácticas en los procesos de otras organizaciones. Es por esto que en ocasiones se confunde este concepto con el análisis de competencia, cuando en realidad el benchmarking se trata de algo más profundo porque permite implementar a las compañías lo más relevante en cuanto a técnicas y procedimientos para mejorar el desempeño propio.
2. Mayor productividad. El benchmarking es recomendable para impulsar la optimización de los procesos de trabajo y elevar la productividad de las organizaciones en todas sus fases internas. Esto es posible gracias a que se terminan de identificar fortalezas y debilidades que pueden ser buenas oportunidades de ajustar para los propios procedimientos. 
3. Reduce riesgos. Con este método es posible encontrar respuesta a incidentes dentro de la organización, sobre todo, cuando se trata de disminuir un riesgo empresarial. De esta manera incentiva la eficiencia y protege la marca.
4. Ofrece una ventaja competitiva. Permite identificar las oportunidades puntuales para sobresalir del resto del mercado. A través de esta técnica se conoce la oferta de la competencia, de qué manera hacen sus procesos y comercializan. Así colabora con las compañías a encontrar el modo de colocar sus productos en el mercado, al enfocarse en el valor a ofrecer.
5. Fomenta la innovación. Los resultados obtenidos del benchmarking permiten mejorar la innovación de la empresa a través de cambios progresivos que se convierten en diferenciadores. Esto hace que sea un punto muy relevante. La innovación es posible fomentarla a través de este método.

Tipos de benchmarking

Por otra parte también existen distintos tipos de benchmarking que se dividen en benchmarking externo, benchmarking interno, benchmarking funcional y benchmarking integral. 

• Benchmarking externo. Se trata del más común y con el que habitualmente trabajan las empresas. Además es el que más se aproxima al concepto original de benchmarking. Permite comparar la situación de diferentes empresas de la competencia, tanto las más directas como las secundarias o aspiracionales. Se suele emplear la técnica DAFO, que analiza las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de la empresa. Es posible analizar de esta manera un aspecto concreto de la competencia, como puede ser su presencia en las redes sociales o su posicionamiento en buscadores.
• Benchmarking interno. Bajo el concepto típico del benchmarking y su metodología, con el benchmark interno se puede aplicar comparando las diferentes áreas de la empresa entre sí. Así se puede comparar el rendimiento de diferentes líneas de productos, o de diferentes ubicaciones geográficas. Esto permite detectar posibles áreas de mejora y encontrarles solución dentro de la propia empresa.
• Benchmarking funcional. Con este tipo de benchmark funcional, se puede ir más allá de la competencia de una empresa dentro de su propio sector y buscar ejemplos de éxito de empresas referentes en otros ámbitos. De esta forma se extraen buenas prácticas y maneras de hacer a favor de la empresa. Un ejemplo de esto es lo que hizo Starbucks que logró optimizar el sistema de preparación de sus bebidas a partir de la experiencia de las cadenas de montaje de Toyota.
• Benchmarking integral. Este tipo de benchmarking permite extraer la máxima información haciendo un análisis completo que incluya los tipos anteriores de benchmark.

Ventajas y desventajas del benchmarking

Las ventajas y desventajas del benchmarking se pueden resumir en una lista que a continuación se detalla. 

Sobre las ventajas, se pueden identificar desde la cultura de la evolución hasta la motivación que ofrece a los empleados. A continuación se describe este costado del benchmarking. 

• Cambio de paradigmas. Como ventaja, permite mejorar los procesos internos de una empresa. Las compañías suelen aferrarse a la misma forma de trabajo, a pesar de que ya no obtengan buenos resultados. Esa resistencia al cambio puede perjudicar y generar círculos viciosos que, con el paso del tiempo, repercutirán en su rendimiento.
• Cultura de la evolución. Otra ventaja sustancial es la evolución que forja un sistema de valores empresariales para sobrellevar la transformación y entender por qué es necesaria. Esto mantiene a las organizaciones en un aprendizaje continuo y favorece el crecimiento en beneficio de la productividad de forma general.
• Competencia. Como ventaja también permite que una empresa sepa en qué sitio se encuentra frente a sus competidores. Otorga entonces una visión clara de la posición en el mercado, en específico dentro del sector o industria donde está implantado el negocio.
• Cultura de cooperación. Esta ventaja del benchmarking es valorada porque modifica la percepción que existe sobre la competencia, puesto que la convierte en una oportunidad de aprendizaje. Se dice que es una cultura de cooperación, porque es posible adoptar modelos y procesos que pueden funcionar para varios negocios.
• Práctica económica eficiente. Como ventaja el benchmarking también es una buena inversión de tiempo y no representa grandes gastos para las empresas. En caso de cumplir en orden con todos sus requerimientos como metodología, es un proceso bastante sencillo de ejecutar.
• Motivación entre los empleados. Otra ventaja que tiene el benchmarking es que ofrece la posibilidad de optimizar esfuerzos motivando a los empleados a alcanzar un nuevo nivel de madurez en relación a la productividad en su área y al buen aprovechamiento de su tiempo.

Como desventajas el benchmarking, tiene dos aspectos en este sentido a destacar, que pueden convertir esta técnica en una práctica algo compleja. Uno es el tema de los gastos y los riesgos de la identidad empresarial. Se detallan ambos a continuación.  

• Gastos inevitables. Si bien el benchmarking es un método económico de implementar, es posible que surja una inversión forzosa al momento de hacer cambios internos. Es que en el caso de haber detectado dónde realizar mejoras para incrementar la productividad, la organización tendría que adoptar esta solución si lo que busca es obtener mejores resultados.
• Riesgo para la identidad empresarial. Un aspecto clave es saber poner y ver los límites al momento de implementar las prácticas de otras empresas. Podría resultar más una copia que una adaptación y por lo tanto poner en riesgo la identidad de la marca como empresa. La idea siempre es mejorar procesos y que éstos correspondan a la cultura e imagen del negocio.  

Cómo hacer benchmarking en tu empresa

Para hacer benchmarking y así aprovechar todos los beneficios que ofrece para una empresa, es importante tener claro una serie de pasos, siempre llevando adelante el análisis correspondiente.

Algo a tener en cuenta es que no es lo mismo hacer benchmarking para relanzar las redes sociales de una Pyme que comparar las prácticas de los departamentos de ventas de diferentes países para una gran corporación.

El siguiente es un método paso a paso para poder hacer benchmarks adaptado a toda empresa en general.

1. Define los objetivos. Teniendo claro los objetivos es posible centrar el análisis y establecer cuáles son los apartados y métricas a emplear en el benchmarking. Se debe pensar en términos de KPI o indicadores clave de rendimiento. Esos KPI serán la "vara de medir" para la comparación con otras empresas o para analizar diferentes departamentos internos. Dichos indicadores deben ser fácilmente cuantificables y estar ligados a los objetivos clave del negocio a nivel global.
2. Definición de la competencia. Para un benchmark externo, hay que comparar a la empresa con su competencia: abarcar unas 5-10 empresas competidoras. Y la hora de seleccionarlas tener dos grandes criterios como empresas similares por tipo de negocio, tamaño, cantidad de productos y empresas aspiracionales que sean referentes del sector, para poder aprender de sus buenas prácticas.
3. Recopilar datos. Recoger la información sobre las empresas seleccionadas, bajo los parámetros definidos por los KPI. Se puede recopilar esta información de forma directa (con datos obtenidos de las empresas seleccionadas como competencia), de manera indirecta (social listening, análisis de la presencia en internet, catálogos) y de forma cooperativa (intercambio de información entre empresas de mutuo acuerdo).
4. Analiza la información. Con todos los datos se debe proceder a ordenarlos y clasificarlos para dar sentido a la información. Esta fase se debe comparar las propias métricas con las de las otras empresas o departamentos analizados. Tomar similitudes y diferencias para obtener una lista de posibles áreas de mejora y acciones a implementar. Enfocarse en extraer conclusiones prácticas para aplicar y mejorar los propios resultados.
5. Aplica las conclusiones. Haciendo los pasos correctamente se pueden aplicar las prácticas en la empresa. Esas prácticas deben ser realizables a corto o medio plazo y enfocadas en mejorar los resultados. Se trata del último paso por lo que es clave trabajar en implementar las conclusiones dentro de un proceso de mejora continua de la empresa.