Cómo crear organigramas para pequeñas empresas
Crear el organigrama de una pequeña empresa es fundamental para conocer el flujo de tareas, áreas y vínculos que permiten el desarrollo de su actividad.
En una empresa pequeña o negocio es importante tener claro el flujo de trabajo y las funciones de las personas que trabajan en ella para garantizar el buen funcionamiento de la actividad en general.
Por eso, crear organigramas para pequeñas empresas es una tarea que se debe encarar a conciencia a la hora de definir los puestos y responsabilidades.
- ¿Qué es un organigrama y para qué sirve?
- Qué tipos de organigramas existen
- Cómo elaborar el organigrama de una empresa pequeña
- Define la jerarquía de los puestos
- Divide a los empleados por funciones o equipos
- Define la relación que tienen los puestos entre sí
- Asocia las tareas y responsabilidades a cada grupo
- Comprueba que tu organigrama te será útil para tomar decisiones
- Actualízalo siempre que sea necesario
¿Qué es un organigrama y para qué sirve?
El organigrama de una empresa es un esquema que representa de forma gráfica y clara toda la estructura interna de una organización.
De esta manera, de un simple vistazo puede comprenderse la organización interna de la compañía, las jerarquías, las competencias y las relaciones que existen entre cada una de las partes que la componen.
Así se obtiene de forma rápida toda información esencial sobre su funcionamiento.
Qué tipos de organigramas existen
Hay diferentes tipos de organigramas. Existen los que son más adecuados para empresas pequeñas y otros que se estructuran de forma más general o sirven para empresas grandes.
A la hora de elegir es mejor optar por aquel organigrama que mejor refleje la estructura interna de la compañía.
Si bien, el organigrama jerárquico es el más utilizado, muchas empresas han migrado de estructuras tradicionales a otras que fomentan el trabajo en equipo, con departamentos interconectados al mismo nivel.
A continuación, repasamos los formatos de organigramas más importantes y utilizados por las organizaciones empresariales.
Organigrama jerárquico
El organigrama jerárquico es el tradicional. Su estructura es vertical y representa los cargos de forma descendente y en forma de pirámide.
Es decir, en la parte superior de la pirámide empresarial se sitúa la persona que ostenta el cargo de mayor jerarquía y, desde ahí, se desarrollan las demás relaciones de dependencia.
Organigrama matricial
En los organigramas matriciales los trabajadores responden ante varias personas.
Por lo general, existe un responsable principal dentro del departamento y un responsable de proyectos para atender temas concretos.
Un organigrama matricial suele tener forma de rectángulo en su diseño visual, en lugar de la forma de triángulo o árbol de los organigramas jerárquicos.
Organigrama horizontal
El organigrama horizontal tiene como característica contar con pocos niveles jerárquicos o podría ser que hasta no tenga ninguno.
Dentro de la empresa este esquema promueve que todos sus trabajadores trabajen de forma autónoma y siendo responsables de su trabajo. Este es el tipo de organigrama que más se utiliza en pequeñas empresas.
Organigrama circular
En el organigrama circular está formado por un círculo central que corresponde a la jerarquía de más alto nivel.
Y alrededor de ese círculo, se suman otros círculos concéntricos que presentan al resto de responsables dentro del esquema empresario.
Organigrama mixto
El organigrama mixto se utiliza con frecuencia en grandes empresas. Esto se debe a que permite representar las áreas de la empresa y sus departamentos de una forma clara.
Visualmente se representan de arriba hacia abajo los líderes de equipo y las áreas que dependen de ellos, y en horizontal, con los departamentos dentro de cada área.
Cómo elaborar el organigrama de una empresa pequeña
Para poder elegir el diseño del organigrama de una empresa pequeña hay que tener en cuenta algunas particularidades como, por ejemplo, cómo será la cadena de mando, los áreas, puestos y formas en las que conectarán entre sí.
Lo ideal entonces es iniciar la elaboración desde la posición más alta y continuar hacia abajo, o bien de izquierda a derecha si se trata de un organigrama horizontal, según convenga por el tipo de empresa y la cantidad de integrantes.
1. Define la jerarquía de los puestos
Lo ideal para empezar es tener diseñada una lista de las áreas y los puestos que existen en la pequeña empresa.
De esta forma podrás ordenarlos por jerarquía, comprobar cuáles están el mismo nivel y cuáles dependen o se subordinan a otros.
2. Divide a los empleados por funciones o equipos
Definir un organigrama en función de las personas y los cargos que ocupan puede no ser la opción más recomendable. Y es que puede generar desajustes cuando una persona cambia de área, ascienda, u otro equipo absorba parte de sus responsabilidades.
Entonces, esos cambios desordenarán el organigrama inicial generando un descontrol interno que se debe evitar.
Lo aconsejable entonces es definir el organigrama en función de las funciones a realizar, sin importar cuántas personas se encarguen de ellas en ese momento.
3. Define la relación que tienen los puestos entre sí
También hay que lograr trazar las conexiones que existen entre puestos, responsabilidades y líderes de equipos dentro del organigrama.
Es decir, pensar con exactitud qué puesto va a necesitar de otro y en qué puntos se enlazan los procesos o desarrollos.
Para dar un ejemplo, se puede decir que el área de ventas habitualmente está relacionada con la de distribución. Si una empresa se dedica a la venta de materiales para obras, cada vez que se recibe un pedido, el departamento de ventas y el de producción deberán coordinarse para que llegue al cliente. Ese esquema se deberá reflejar en el organigrama.
4. Asocia las tareas y responsabilidades a cada grupo
Cada grupo debe tener definidas sus responsabilidades, tareas delegadas y el alcance general dentro del organigrama.
De esta forma se podrán detectar las posibles redundancias de trabajo o solapamiento de responsabilidades entre sectores.
Es clave para que los directivos puedan identificar, con rapidez, las funciones de cada área de trabajo y así incluso detectar los problemas y generar las soluciones más adecuadas.
5. Comprueba que tu organigrama te será útil para tomar decisiones
El organigrama debe ser sencillo y entendible. De hecho, se pueden utilizar colores, formas geométricas y flechas en el esquema gráfico para que el organigrama sea siempre simple y fácil de comprender.
En una empresa pequeña, incluso, se le podría preguntar a los empleados si lo comprenden y si creen que podría mejorar de alguna forma.
6. Actualízalo siempre que sea necesario
Por último, también es importante mantener el organigrama actualizado a medida que la empresa contrate a nuevos trabajadores a medida que más personas se incorporen a la empresa o la dejen.
De la misma forma, se debe mantener actualizado el organigrama ya que los miembros del personal pueden cambiar de posición dentro de la compañía.
Cada movimiento de este tipo debe verse actualizado en el organigrama para reflejar el movimiento lateral o ascenso.
