Qué es la factura electrónica y para qué sirve
La factura electrónica es una herramienta central de la transformación digital de los negocios, más allá de una alternativa a la factura tradicional en papel.
Este tipo de documento fiscal será además un formato obligatorio para las operaciones entre empresarios y profesionales si ambos están localizados en España. Pero, ¿qué es concretamente la factura electrónica y para qué sirve? Te contamos todo lo que debes saber.
- Qué es la factura electrónica
- Para qué sirve la factura electrónica
- Qué ley regula la factura electrónica
- Para quién son las facturas electrónicas obligatorias
- Ventajas de la facturación electrónica
- Qué tipos de facturas electrónicas existen
- Qué elementos debe incluir la factura electrónica
Qué es la factura electrónica
Una factura electrónica es un documento fiscal y comercial de formato digital en el que se vuelca toda la información sobre una compraventa de bienes o servicios.
Concretamente se trata de una versión digital de la tradicional factura en papel y ambas tienen los mismos efectos legales, por lo que deben cumplir con una serie de requisitos y datos obligatorios.
Al generar una factura electrónica se crea un archivo digital que, al igual que cualquier factura ordinaria o “factura normal”, sirve como comprobante legal de una compra o venta y se puede compartir a través de Internet.
Para qué sirve la factura electrónica
La factura electrónica sirve para documentar que una operación de compra o venta se ha realizado de forma correcta. Esta factura le da validez legal y fiscal a una operación comercial de la misma forma que la factura en papel.
No obstante, presentan una ventaja y es que permiten documentar dicha operación de forma digital, ya que se generan y transmiten electrónicamente, lo que permite a los profesionales agilizar sus procesos.
La factura electrónica es muy útil cuando hay que acreditar una operación comercial en un entorno digital, como puede ser una factura dirigida a una administración pública, justificar un gasto de forma telemática o compartir nuestras facturas con Hacienda a través de su sede electrónica.
También permite el ahorro de tiempo y otras ventajas de cara a impuestos. La factura electrónica pronto será obligatoria para autónomos y pymes.
Qué ley regula la factura electrónica
La norma que regula a la factura electrónica es la siguiente:
- Ley 25/2013, de 27 de diciembre, que impulsa la factura electrónica y crea el registro contable de facturas en el Sector Público.
- Reglamento de facturación que se recoge en el Real Decreto 1619/2012 y que entró en vigor el 1 de Enero de 2013.
También hay Comunidades Autónomas que ya tienen legislaciones sobre sus propias plataformas de facturación electrónica, como Cataluña (Ley 10/2011), Comunitat Valenciana (Decreto 87/2010) y La Rioja (Decreto 27/2013).
Para quién son las facturas electrónicas obligatorias
La obligatoriedad de emitir facturas electrónicas estará determinada por la Ley Crea y Crece que supone esa obligación para empresarios y profesionales, en el contexto de sus transacciones y sin tener en cuenta el importe.
Esta obligación está relacionada con la elaboración de un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea.
En España este sistema de factura electrónica tuvo distintas distintas fases, marcadas en sus inicios por el artículo 4 de la ley 25/2013 de 27 de diciembre, para el impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público.
En este sentido, los proveedores que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública pueden también expedir y remitir factura electrónica.
De esta manera y con este modelo, todas las Administraciones Públicas trabajan hacia la transformación digital y, en paralelo, la digitalización de los procesos administrativos empresariales.
El impulso de la e-factura B2B (entre empresas) tiene su máximo precursor en esta iniciativa, y representa un impulso de vital trascendencia en la lucha contra la morosidad.
En cuanto al Ministerio de Economía y Empresa destaca la relevancia de su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), teniendo en cuenta que se trata del más importante del tejido empresarial español y europeo.
Por todo esto, es relevante la llegada de la Ley Crea y Crece, que ampliará el uso actual de la factura electrónica (obligatoria sólo en B2G) y obligará a su implantación entre empresarios y profesionales (B2B).
Ventajas de la facturación electrónica
- Posibilita la reducción del tiempo de su gestión.
- Permite el ahorro de costes en todos los ámbitos contables.
- Mecanización en la contabilidad y la administración.
- Otorga una mayor seguridad que la factura en papel, disminuyendo la probabilidad de falsificación.
- Mejora la eficiencia.
- Permite la integración con las aplicaciones internas de la empresa.
- Eliminación de los espacios de almacén de documentos.
- Agiliza las transacciones.
- Reduce los costes en papel con respecto a la factura tradicional.
Qué tipos de facturas electrónicas existen
Las facturas electrónicas son un poco más sencillas de catalogar, en comparación con los tipos de factura tradicionales, que se subdividen en más de media docena de modalidades,
Los formatos de factura electrónica que se pueden utilizar, son: estructurada y no estructurada.
Factura electrónica estructurada
Se trata de un formato compuesto de datos estructurados. Un formato de documento digital que permite generar y leer de forma automática las facturas, a través de programas informáticos de facturación.
Estas son requeridas por las administraciones públicas, que en su programa FacturaE utilizan el formato XML, el más común de estas facturas, aunque también pueden verse en formatos como EDIFACT, DOC o XLS.
Factura electrónica no estructurada
Son las que no están compuestas por datos estructurados. Son un documento normal y, por lo general, son facturas en papel escaneadas o facturas en formato PDF.
Contiene los datos necesarios pero se muestran en una imagen o documento plano, de forma que para procesar o trasladar los datos debe hacerse de forma manual o con un software OCR de reconocimiento óptico de caracteres.
Qué elementos debe incluir la factura electrónica
Hasta que se apruebe el nuevo reglamento, la mayoría de elementos de la factura electrónica, excepto la firma electrónica, son los mismos que tiene la factura tradicional.
Por lo tanto, las facturas electrónicas tendrán validez legal y comercial si contienen los datos obligatorios y cumple los requisitos de facturación.
Los datos que deben contener son:
- Fecha de emisión o momento en el que se emite el documento.
- Numeración para identificar cada factura con un número correlativo.
- Concepto(s), para detallar qué se está vendiendo o comprando.
- Datos de identificación fiscal sobre el emisor y el receptor.
- Base imponible, para conocer el importe de la venta sin impuestos.
- Importe total, para dejar las cuentas claras.
- Tipo impositivo (impuestos), para tributar correctamente.
Cuando sea aprobado el reglamento de facturación, es posible que se sumen nuevos elementos, que podrían ser:
- Los códigos QR y códigos alfanuméricos.
- La frase “factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
- El estado de cobro/pago de las facturas.
