Domingo. 16.06.2019

NO CONFUNDIR CON UNA FACTURA

¿Qué es un albarán y por qué deberías empezar a utilizarlo en tu negocio?

¿Qué es un albarán y por qué deberías empezar a utilizarlo en tu negocio?

Un albarán es un documento que certifica la recepción de una mercancía, es decir que se ha recibido el envío correctamente. Éste no justifica en ningún caso que se ha realizado la operación de la compra-venta (eso lo hace la factura). Aunque no es obligatorio, el albarán es recomendado por los expertos juristas.

¿Qué es un albarán y por qué deberías empezar a utilizarlo en tu negocio?

Comprar, pagar y recibir. O vender, facturar y entregar Da igual el orden en el que se realicen, los trabajadores autónomos están en continuas transacciones con sus proveedores y/o con sus clientes. Un intercambio de productos y servicios, acompañado siempre con su correspondiente papeleo. Entre todos esos papeles, destacan dos documentos imprescindibles: la factura y el albarán. Pueden confundirse, pero su fin es completamente diferente.

La diferencia básica entre una factura y un albarán es que la primera es obligatoria y constituye el justificante de la operación, mientras que la segunda es recomendable y es la prueba documental de que se han entregado o recibido los productos. Según explicó el abogado laboralista Alberto Ara, “el albarán es un documento mercantil, interno y de comprobación. Se utiliza para reflejar que se cumplido con la entrega de los bienes”. E insistió en que éste “no vale como justificante de una operación”.

Por lo tanto, tener un albarán no significa que se haya cumplido con el acuerdo, ni que se haya realizado el pago, si no que simplemente se ha recibido el producto. Ara expuso el siguiente ejemplo: “Imagina un bar que tiene el contrato con una distribuidora para que le lleguen al mes 40 cajas de latas de refrescos. El albarán será el papel semanal que se firme, documentando que efectivamente le han llegado 10 cajas. Mientras que la factura será el documento que se firme y se abone a final de mes, justificando la compra-venta de esos productos”.

El albarán avala que esos productos han sido recibidos y, aunque su uso no es obligatorio, es un documento que recomiendan emitir si eres el proveedor o exigir si eres el receptor de una mercancía pues ayuda a evitar errores y a confirmar que lo que viene recogido en la factura es verídico.

El uso del albarán

El albarán es un documento mercantil que suele ser elaborado por el propio emisor del producto, por la persona que envía la mercancía o presta el servicio, según explican desde la página web de Anfix, compañía especializada en facturación y contabilidad online. Y exponen que una vez que el receptor ha recibido los bienes o el servicio debe firmar el documento para que tenga validez.

Desde la compañía recomiendan tanto al vendedor como al receptor firmar el albarán. Porque al emisor le permitirá “exigir el pago de la factura al comprador, y en el caso contrario, puede servir para que el receptor pueda reclamar el producto o los servicios ante incumplimientos de lo que se hubiera acordado”. Asimismo, recomiendan, en el caso de que se tengan que hacer diferentes entregas al comprador, elaborar “varios albaranes que se puedan incluir en una sola factura, correspondientes a varias entregas de mercancías realizadas”.

En cuanto a quién debe emitir estos documentos, el abogado laboralista Albero Ara explicó que deben hacerlo todos aquellos autónomos que tengan un negocio en el cual entreguen o envíen mercancía. “Por ejemplo un taller mecánico que reciba 20 embragues, o un comercio al que le entreguen los frutos secos” afirmó Ara.

¿Qué datos deben estar en un albarán?

Independientemente de que el albarán no sea un documento obligatorio oficial, éste sí que debe incluir una serie de datos para que tenga validez. Ara señala que la información que debe estar en un albarán es:

  • Los datos del comprador.
  • Los datos del vendedor.
  • Los productos que se entrega y el coste de estos.
  • El lugar y la fecha de la entrega.
  • Firma.

 Además, indica que normalmente los albaranes suelen hacerse en paples autocopiativos, de los que generan dos copias. “Normalmente la original se la queda el que envía el producto y la copia el que lo recibe”.  

Dos tipos de albaranes

Desde la compañía especializada en facturación, Anfix, explican que hay dos tipos de albaranes:

  • El albarán valorado: “no va acompañado de la factura, porque lo que contiene además de la descripción y cantidad de productos, el precio individual de cada producto, descuentos, impuestos e importe total del pedido. En este caso la facturación se hace posteriormente a la entrega del producto.”
  • El albarán sin valorar: “va acompañado de la factura, por lo que tan solo contiene los datos relativos a la descripción y a la cantidad de productos y no deja constancia del precio de cada producto, ni del precio final del pedido, ya que estos datos se especifican en la factura que acompaña a este albarán”.

¿Qué es un albarán y por qué deberías empezar a utilizarlo en tu negocio?