Cronograma: ¿Qué es y cómo se crea?
La organización dentro de cualquier proyecto es vital para que se cumplan los objetivos. Por este motivo es fundamental que comprendas qué es un cronograma y que sepas cómo emplear esta herramienta que te ayuda a gestionar el tiempo de un modo más eficiente.
Sin embargo, no todas las empresas ni autónomos tienen en cuenta la importancia de crear un cronograma, lo cual crea inconvenientes a corto plazo. Nuestro objetivo es que conozcas el tema y tengas a tu disposición las guías adecuadas que necesitas en el momento de gestionar y planificar cualquier tarea.
Los proyectos cambian de manera constante y es muy importante que los cronogramas prevean cada uno de estos movimientos y se adapten de manera constante a ellos. A continuación te explicamos el concepto general de cronograma, para qué sirven y qué tipos puedes emplear.
- ¿Qué es un cronograma?
- ¿Para qué sirve un cronograma?
- Beneficios de crear un cronograma para tus proyectos
- ¿Cómo crear un cronograma paso a paso?
- Tipos de cronogramas
¿Qué es un cronograma?
Un cronograma es una representación visual del tiempo que se utilizará para completar un proyecto o diferentes actividades. Esta estructura se organiza como un calendario que permite gestionar diferentes tareas en los períodos de tiempo que se espera.
Además, un cronograma debe mostrar las relaciones entre las diferentes actividades. Esto ayuda a identificar posibles cuellos de botella y a optimizar cada paso.
En cuanto a la temporalidad del cronograma esta varía, pudiendo abarcar desde un solo día, hasta un mes o un año.
En el ámbito del emprendimiento y los negocios, los cronogramas son fundamentales para cumplir con los objetivos. Si no existe una planificación, ni una estructura previa será mucho más complejo llevar a cabo las tareas a realizar. En especial, cuando se debe cumplir con un plazo de entrega.
¿Para qué sirve un cronograma?
Ya entendimos qué es un cronograma, pero es necesario saber para qué sirve. Esto te permite clarificar en que casos será bueno su desarrollo y aplicación. Te recomendamos que tengas en mente las siguientes aplicaciones de un cronograma:
- Ayuda a planificar diferentes actividades
- Permite organizar tareas y actividades por horas y fechas, así como por otro tipo de variables, en función de la necesidad de cada proyecto. Además, facilita la asignación de responsabilidades y recursos a cada tarea.
- El cronograma ayuda a identificar las relaciones de dependencias entre las diferentes tareas, es decir, cuando una tarea depende de la finalización de otra.
- En un cronograma también se pueden especificar periodos de evaluación periódica para monitorear el progreso del proyecto y realizar ajustes según sea necesario.
- Al ser una figura visual del proyecto, el cronograma te permite detectar más rápido cualquier problema en los procesos o desviaciones en el calendario de actividades. Esto reduce el riesgo de fallos y errores.
- El uso de un cronograma ayuda a garantizar que las actividades se completen dentro de los plazos establecidos y dentro del presupuesto asignado.
- Es esencial para la buena comunicación entre todos los integrantes de un proyecto
- Te facilita la visión integral de un proyecto, desde el inicio hasta la finalización, incluyendo todas las tareas, hitos y entregas. Esto ayuda a mantener a todos los miembros del equipo enfocados en los objetivos del proyecto y en la consecución de resultados.
Beneficios de crear un cronograma para tus proyectos
Crear un cronograma para tus proyectos ofrece una serie de beneficios significativos que pueden marcar la diferencia en su éxito. Algunos beneficios son los siguientes:
- Focalización de tareas: Un cronograma proporciona una guía clara sobre qué actividades deben realizarse y cuándo. De este modo, cada persona se focaliza en su área de responsabilidad, evitando la dispersión de esfuerzos y asegurando que cada objetivo se aborde de un modo efectivo.
- Mejora la dirección y el seguimiento: Los supervisores y líderes agradecen la existencia de los cronogramas. Esto les permite revisar de manera genérica e integral cada actividad. Podrán comprobar las etapas, responsables y tiempo de cada tarea.
- Ayuda a realizar cambios: Al proporcionar una visión estructura de las actividades y sus interdependencias, el cronograma hace que sea más fácil detectar errores o desviaciones y realizar ajustes en consecuencia. Esto ayuda a mantener el proyecto en curso y minimizar los impactos negativos de los cambios.
- Aumenta el compromiso de los integrantes: Esta herramienta permite que cada integrante del proyecto se comprometa con las tareas que se le asignan, pues ven todo lo que depende de sus actividades y plazos.
- Permite la optimización de recursos: Al ser una especie de mapa preventivo, ayuda a que los recursos se optimicen al máximo. No es lo mismo entrar en un proyecto al azar y con improvisación, que en uno en donde se ha analizado cada etapa.
¿Cómo crear un cronograma paso a paso?
La creación de un cronograma es fundamental para garantizar una planificación efectiva y un seguimiento adecuado del proyecto. A continuación, guiamos paso a paso para que puedas crear esta herramienta:
Definir el alcance de las tareas:
- Entender el proyecto en su totalidad es esencial para identificar las tareas necesarias. Anota cada detalle y establece objetivos claros.
- Define criterios de aceptación para cada actividad, lo que ayudará a garantizar su cumplimiento satisfactorio.
Crea una estructura desglosada de trabajo (EDT):
- Divide el proyecto en tareas más pequeñas y manejables, creando así una EDT. En este punto todavía no se asignan responsabilidades pero sí que se define claramente qué debe hacerse.
Crea la lista de tareas:
- Detalla las acciones específicas que se deben realizar dentro de cada etapa definida en la EDT. Estas acciones conducirán al logro de los objetivos del proyecto.
Identifica la dependencia de cada tarea:
- Determina qué tareas deben completarse antes de que otras puedas comenzar. Esto determinará el orden secuencial en el que realizar las actividades.
Estima el tiempo:
- Calcula el tiempo aproximado que se tardará en realizar cada tarea y etapa.Es importante considerar un margen razonable para imprevistos y posibles atrasos.
Tipos de cronogramas
Ya hemos explicado cómo puedes beneficiarte de esta herramienta, al igual que los pasos para crearla. Sin embargo, no existe un solo tipo de cronograma. Aquí te explicamos tres clases de ellos que deberías conocer:
Cronograma de Gantt
El cronograma de Gantt es uno de los modelos de cronograma más utilizados a nivel empresarial, e incluso en proyectos no profesionales.
Su estructura es bastante simple y puede que la hayas visto en más de una ocasión. Se organiza en una tabla, en la que se definen las actividades en la columna vertical y los plazos de entrega y el control de los mismos se representan en una línea horizontal.
Permite visualizar el progreso de las tareas a lo largo del tiempo y gestionar los recursos de manera eficiente.
Cronograma de PERT
PERT son las siglas en inglés de Técnica de Revisión y Evaluación de Programas. Este tipo de cronograma se basa en representar actividades interconectadas. Cada tarea representa un nodo en la red y tiene líneas que representan las conexiones.
Este estilo es ideal para no confundir las tareas, pudiendo tener en cuenta las dependencias que se crean entre ellas. Es ideal para ver con más claridad cada etapa, al igual que su inicio y finalización.
Cronograma de hitos
Para cerrar, tenemos el cronograma o diagrama de hitos. Este es parecido al anterior, pues presenta diferentes actividades, llamadas hitos, junto con etapas de inicio y finalización.
Es útil para destacar los puntos clave del proyecto y mantener a todas las partes interesadas informadas sobre su progreso. Proporciona una visión general rápida del estado del proyecto y ayuda a centrarse en sus objetivos principales.
Cada tipo de cronograma presenta sus propias ventajas y se puede elegir según las necesidades específicas del proyecto y las preferencias del equipo.
