Así funcionará el código QR que Hacienda pronto obligará a incluir a los autónomos en sus facturas

Dentro de unos meses, todos los autónomos y negocios que emitan facturas a otras empresas deberán incluir en éstas un código QR para que sus clientes puedan comprobar si éstos han cumplido con sus obligaciones y han comunicado a la Agencia Tributaria la información de la operación. Así se recoge en el nuevo reglamento de facturación que ya se ha aprobado, y cuya entrada en vigor está a la espera de la aprobación de la correspondiente orden de Hacienda.

En realidad, el reglamento recoge que serán los sistemas que los autónomos y negocios utilizan para emitir facturas deberán incluir este mecanismo de comprobación que, para los asesores fiscales consultados por este diario, supondrá “un cambio muy importante. Sobre todo, en las operaciones entre negocios, en las que va a ser obligatorio incluir el QR”, afirmó Juan Ramón Fernández, vocal de la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (Asefiget).

Esta obligación será de aplicación para los autónomos y negocios dedicados a la producción y comercialización de bienes nueve meses después de la aprobación de la orden de Hacienda, que según los asesores fiscales es inminente. Por su parte, el resto de los trabajadores por cuenta propia deberá tener adaptados sus sistemas de facturación, como máximo, el 1 de julio de 2025.

Tanto los asesores fiscales como fuentes de la Agencia Tributaria reconocieron que la obligación de incluir un QR en las facturas -tanto las que se envían en papel como las que se remitan en formatos digitales- aumentará la capacidad de Hacienda para realizar comprobaciones. Sin embargo, también explicaron que será una garantía para los negocios que sean clientes de estos autónomos, a efectos de la deducción de éstas en sus declaraciones de impuestos.

Los clientes del negocio podrán comprobar con el QR que la factura se ha enviado a Hacienda

¿Para qué servirá exactamente el QR que los autónomos deberán incluir en las facturas que emitan a otros negocios? En resumen, Arturo Jiménez, director del gabinete de estudios de la Asociación Española de Asesores Fiscales (AEDAF) explicó a este diario que, a través del código, “el destinatario de la factura va a poder comprobar si el negocio que la emite está dado de alta o ha remitido ésta a la Agencia Tributaria”.

En la misma línea, fuentes de la Agencia Tributaria afirmaron que el principal beneficiario será el propio receptor de la factura “si también es empresario, porque, por ejemplo, puede chequear que nos la ha mandado y así poder deducírsela con tranquilidad en sus declaraciones de impuestos.”

Así, “este QR va a tener que contener cierta información de los registros de las facturas, aunque no toda”, añadió Arturo Jiménez. En este sentido, desde la Agencia Tributaria recalcaron que “en ningún momento se trata de mandar las facturas completas mediante el código, sino sólo cierta información”, explicaron.

En resumen, la inclusión del QR en las facturas que emiten los autónomos y negocios funcionará como cualquier otro código de este tipo. “Con un móvil, el cliente puede escanearlo y enviar la información. Si el emisor está en Verifactu -el nuevo sistema de verificación y remisión de facturas a Hacienda en tiempo real- la Agencia Tributaria le dirá al cliente si ha enviado esa factura”, explicaron fuentes de la propia AEAT.

El código QR de las facturas aumentará el control de Hacienda sobre los autónomos y negocios

Desde una perspectiva diferente, la obligación de incluir un código QR en las facturas que emitan los autónomos y negocios dentro de unos meses conllevará, a su vez, un mayor control por parte de Hacienda, algo que han reconocido a este medio tanto los asesores fiscales como la propia AEAT.

Sobre todo, “en los casos en los que el negocio emisor no esté dado de alta en Verifactu, cuando tenga un sistema que almacena con los criterios de la norma del software pero no envía automáticamente la información. En esos supuestos, la acumulación de facturas enviadas por receptores puede ayudar al control tributario sobre el emisor”, explicaron desde la Agencia Tributaria.

Precisamente este es uno de los objetivos del nuevo reglamento de facturación. En concreto, la eliminación de los programas de facturación de doble uso que algunos autónomos utilizaban de manera fraudulenta para emitir facturas a sus clientes y después no tributar por ellas a Hacienda.

En la misma línea, Arturo Jiménez explicó que el control sobre los negocios y autónomos “evidentemente aumentará, porque el reglamento les faculta a acceder a estos sistemas informáticos de facturación y a descargar, cuando lo estimen conveniente, los datos de los registros de facturas, así como los eventos de esos programas de facturación. Es decir, qué se ha hecho en ese programa”, afirmó.

Ello es debido, según el director del gabinete de estudios de AEDAF, a que “Hacienda podrá saber que el receptor de la factura ha comprobado los datos, y vigilará a su vez que el emisor lo haya hecho. En caso contrario, podría realizar una comprobación. El QR va a enviar una notificación al sistema Verifactu de la Agencia Tributaria y va a devolver la información donde se ubica al destinatario”, relató.

Ante esta situación, los asesores fiscales reconocieron que los autónomos “van a tener que adaptarse a este sistema, porque muchos todavía no están acostumbrados a trabajar de este modo.” Por ello, “al menos en un primer momento, los asesores tendremos que dar un servicio adicional de formación, algo que también podría abrir una nueva vía de negocio”, valoró Juan Ramón Fernández.

La obligación de incluir un QR en las facturas podría comenzar este mismo año

Según se recoge en el nuevo reglamento de facturación, la obligación de que los sistemas de facturación que utilizan los autónomos y negocios incluyan un QR en las facturas entrará en vigor en diferentes etapas, dependiendo del caso.

Así, para los productores y comercializadores de bienes, esta obligación se pondrá en marcha nueve meses después de la aprobación de la orden ministerial. Según adelantaron los asesores fiscales, esto podría ocurrir entre febrero y marzo de este año, por lo que estos autónomos y negocios deberían comenzar a cumplirlo, incluso, a finales de 2024.

Por su parte, el resto de los autónomos y negocios que facturen a otras empresas, independientemente de su actividad, deberán incluir este QR en las facturas que emiten, “como tarde, el 1 de julio de 2025”, concluyeron recordando.