Hacienda publica los tres requisitos que deben cumplir los autónomos para deducir un gasto en esta RENTA
Hacienda abrió el pasado 3 de abril el plazo para declarar el IRPF. Este 2024 va a ser la primera vez que todos los autónomos sin excepción tendrán que presentar la RENTA, independientemente de los ingresos que hayan tenido. Por ello, este año más que nunca es importante que los trabajadores por cuenta propia tengan en cuenta qué gastos son deducibles y cuáles no para poder optimizar al máximo su declaración y reducir los impuestos a pagar.
La Ley de IRPF marca como deducibles hasta una veintena de gastos que pueden tener los autónomos en su actividad a lo largo del año. Algunos de los más habituales son la compra de materias primas y existencias; la cuota; los arrendamientos; los suministros; los servicios profesionales; las primas de seguros; los gastos de manutención; o los sueldos de los empleados.
Además, e independientemente de que el gasto esté marcado como deducible en la Ley, Hacienda también exige distintos requisitos formales para poder incluirlo en la declaración de la RENTA. De hecho, la Agencia Tributaria tiene publicadas en su portal las tres condiciones que exigirá este año para que cualquiera de los gastos soportados por los autónomos puedan incluirse en la declaración de IRPF.
Los tres requisitos que exigirá Hacienda para deducir cualquier gasto en esta RENTA
A diferencia de las deducciones en IVA, que a veces pueden resultar algo confusas, la deducibilidad de los gastos en IRPF está más clara e incluso Hacienda reserva diferentes casillas para los distintos gastos que admitirá en la declaración de los autónomos.
En este sentido, la Agencia Tributaria explica en su sede electrónica los criterios que usa en IRPF para determinar la deducibilidad de los gastos.
Según la Administración tributaria, para considerarlos como "fiscalmente deducibles" en la RENTA se tienen que cumplir siempre tres requisitos básicos:
- Que el gasto se encuentre convenientemente justificado, preferiblemente con factura. Aún con todo, dependiendo del gasto, Hacienda también puede admitir que se acredite mediante un mensaje de Whatsapp o SMS; un email; una transferencia y hasta la geolocalización del teléfono o del vehículo.
- Que esté vinculado a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sea propios de la actividad que desarrolla el autónomo. Esto no siempre es fácil de acreditar, especialmente cuando se trata de gastos que se pueden compartir en la esfera privada y profesional, como por ejemplo, la línea móvil o de Internet.
- Que se halle registrado en la contabilidad o en los libros-registro que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.
Además, de estos tres requisitos, para admitir una factura como acreditación de un gasto, Hacienda marca algunos datos y elementos que deberá incluir obligatoriamente este justificante.
La factura también debe incluir los datos obligatorios para ser deducible
Según apuntaron desde la Agencia Tributaria, para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir con lo dispuesto en el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria, que dice que los gastos deducibles y las deducciones que se practiquen, cuando estén originados por operaciones realizadas por empresarios o profesionales, deberán justificarse, de forma prioritaria, mediante la factura entregada por el empresario o profesional que haya realizado la correspondiente operación. Ésta deberá cumplir además con los requisitos señalados en la normativa tributaria.
Esto significa que, antes de nada, para que un gasto sea deducible, la factura que lo justifica debe estar realizada correctamente. Según el reglamento de facturación, para que una factura cumpla los requisitos de la normativa tributaria y, por lo tanto, pueda servir como justificante de un gasto deducible debe de tener al menos, los siguientes datos:
- Número de la factura y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa.
- La fecha de su expedición.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
- Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto. También hay que incluir el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
- El tipo impositivo aplicado a las operaciones.
- La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado. (Será el importe deducible para el autónomo)
- La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.
- En el supuesto en el que cualquiera de las dos partes esté en un sistema especial (como el de criterio de caja), hacer una mención a ello en la factura
En algunos casos, se ha de justificar el gasto con documentos distintos a la factura
A pesar de ello, en IRPF, a diferencia de lo que ocurre en IVA, se permite deducir algunos gastos sin factura por la naturaleza que tienen. Éstos serían:
- Pólizas de seguros
- Salarios y seguros sociales
- Cuota de autónomos
- Gastos bancarios
- Gastos de contratos mercantiles (traspasos de locales, fianzas de alquileres o escrituras de la constitución de una sociedad)
- Impuestos y tasas municipales (IBI, tasa de basura, por ejemplo)
Eso sí, que no se exija factura no quiere decir que Hacienda no vaya a pedir el justificante correspondiente, como puede ser un extracto bancario del pago realizado, en el caso de la cuota o el seguro.
