Estos son los tres informes que los autónomos deben solicitar con frecuencia a la Administración

Son tres los documentos importantes que deben comprobar y solicitar los autónomos, al menos una vez al año, sobre todo cando se está cerca de la jubilación. El primero es el Informe de Vida Laboral, que permite saber cuándo se ha estado dado de alta y el número de años y días cotizados; verificarlo y subsanar posibles errores será vital de cara a la jubilación. El segundo es un informe de bases de cotización, para conocer las bases de cotización que se ha tenido a lo largo de la vida laboral, lo que se utiliza para calcular la pensión de jubilación.

Y el tercero es el Informe de Períodos de Inscripción como Demandante de Empleo, importante, porque, a efectos de jubilación y si se está en paro, lo que interesa es que se pueda acceder a la jubilación porque se esté en situación de alta como demandante. Es una situación asimilada al alta en la cotización, que permite acceder a la jubilación, ya que es posible desde una situación de alta o asimilada al alta. Importancia que también se ve reflejada en los mayores de 52 años que se encuentran en desempleo, para que se pueda seguir cotizando a la Seguridad Social y se cobre una pequeña prestación.

Para los autónomos que contratan empleados, que éstos figuren como demandantes de empleo les puede suponer poder solicitar bonificaciones.

No hay datos para el Informe de Períodos de Inscripción como Demandante de Empleo de dos décadas, la de los años 80 y la de los 90

Comenzando, precisamente, por este último documento, es evidente que su interés administrativo y burocrático radica en los datos del último año o, en algunas situaciones, de algo más de un período anual. Es un documento acreditativo de alta y renovación de la demanda de empleo que tienen los ciudadanos que están inscritos en el Servicio Público de Empleo con el que pueden mantener vigente su demanda de empleo. Es el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) el que expide El Documento de Alta y Renovación de Demanda de Empleo (DARDE). Acredita la condición de demandante de empleo y debe renovarse cada tres meses para mantener su validez.

Ahora bien, cabría preguntarse si el histórico del DARDE no podría tener mayor importancia y justificación administrativa. Según explica el Ministerio de Trabajo y Economía Social: “todas las demandas de empleo se deben incorporar a un registro de demandas de empleo de los Servicios Públicos de Empleo. Este registro será centralizado y compartido entre el Estado y las Comunidades Autónomas. La Base de datos actual SISPE (Sistema de Información de los Servicios Públicos de Empleo) tuvo su inicio en el año 2005, y es el resultado de los procesos de adecuación e igualación de las demandas que estaban inscritas en esos momentos en los distintos servicios públicos autonómicos.  Hay que tener en cuenta que los datos del antiguo INEM no estaban informatizados en los años 80 ni 70, era un registro manual de información, por lo que, es, a partir de los años 90, cuando se tiene la información precisa para emitir estos informes de períodos de inscripción a los que pueden acceder los ciudadanos a través de los Servicios Públicos autonómicos en los que estén inscritos”.  

Es decir, al no estar informatizados dichos datos, tampoco quedan disponibles cuando una persona solicita su Informe de Períodos de Inscripción como Demandante de Empleo y, por lo tanto, no figuran en dicho documento. Son dos décadas de datos de posible demanda de empleo de una persona “sin información” precisa.

Es bueno comprobar cada año el Informe de Vida Laboral

El informe de vida laboral detalla todos los años y días cotizados de un trabajador desde que cursó la primera jornada de alta en su vida. Contiene las fechas efectivas de altas en el régimen de cotización correspondiente y aquellas en las que se cursó la baja. Para los trabajadores autónomos tiene especial importancia porque suelen cursar más períodos de alta y baja en la Seguridad Social que los trabajadores por cuenta ajena, saber cuánto tiempo llevan cotizado es una información muy valiosa.

Así mismo, aporta datos sobre la baja por enfermedad o por accidente, pues la cotización por Incapacidad Temporal de los autónomos da lugar a prestaciones y el informe de vida laboral arroja información sobre ello. Igualmente, para que un autónomo pueda pedir ayudas al SEPE o bien a la Seguridad Social es necesario saber cuántos días ha cotizado en su vida laboral

De cara a la jubilación, sirve para calcular la cuantía de la pensión y tomar decisiones sobre una posible modificación de la base de cotización. Del número de días cotizados y de la base de cotización dependerá el importa a cobrar en la pensión o estudiar la posibilidad de jubilarse anticipadamente.

El Informe de Datos de Cotización es imprescindible con el nuevo sistema

En cuanto al Informe de Datos de Cotización, permite a los autónomos conocer con detalle la información relevante sobre las cuotas que se pagó en el último año. El informe es anual, incluye la información registrada de los últimos 12 meses, así pues, si se quiere analizar el ejercicio completo de cara al nuevo sistema de cotización, lo más recomendable es solicitar el informe durante el mes de diciembre. 

A partir de 2023, los autónomos ya han empezado a cotizar a través del nuevo sistema que intenta ajustarse a los rendimientos netos que obtienen de sus negocios. Para ello, los trabajadores por cuenta propia deben presentar una previsión de rendimientos anuales al inicio de cada año. Uno de los primeros pasos que han dado los autónomos para conocer la cuota que tienen que pagar en 2023 es cuantificar los rendimientos netos que prevén obtener a lo largo de todo el año. Es decir, han tenido que hacer una aproximación de cuáles serán sus ganancias entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2023.

Con este nuevo sistema de cotización, los autónomos pueden cambiar su cuota cada dos meses, una novedad que les permitirá adaptar más fielmente el funcionamiento de su negocio al pago de sus cuotas. No obstante, si un autónomo soporta unas cotizaciones superiores a su nivel de rendimientos, la Seguridad Social le devolverá las cuotas abonadas de más. Por el contrario, si un autónomo cotiza menos, Hacienda comprobará lo que ha ingresado y tendrá que pagar la diferencia.

Llegados a este punto, lo más recomendable es que los autónomos cuenten con la máxima información posible relativa a su actividad, para poder realizar el cálculo de forma correcta ante este nuevo sistema de cotización por ingresos reales. Uno de los documentos informativos que puede resultar más útil para los autónomos es el Informe de Datos de Cotización.

Ahora bien, no es posible consultar toda la información del último año de golpe, ya que es necesario descargar un informe por cada mes. Es decir, el Informe de Datos de Cotización es individual para cada uno de los doce meses. En un mismo mes puede ser que se hayan dado distintos registros laborales o tramos de alta y de baja en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA), en este caso, se obtendrá un informe por cada periodo.