Los negocios se ven obligados a cumplir hasta diez nuevas obligaciones laborales: éstas son la principales

Las modificaciones legislativas que se han ido poniendo en marcha en los últimos años han hecho que los autónomos y negocios tengan que cumplir con más obligaciones en materia laboral. En concreto, miles negocios acumulan hasta diez registros o protocolos esenciales, según los expertos (principalmente en materia laboral), que deben mantener actualizados para evitar sanciones, en algunos casos muy cuantiosas. 

Las últimas incorporaciones a esta lista son el Canal de denuncias o la activación del Protocolo contra el acoso LGTBI, que deberá estar implementado en las empresas a partir del próximo 2 de marzo. En ambos casos, no cumplir con la norma podría provocar importantes multas según el caso: las empresas que cometan infracciones muy graves podrán ser sancionadas por la Inspección con 300.000 euros -y hasta un millón en determinados casos-, y aquellas que no dispongan de medidas contra la violencia LGTBI podrían ser multados con entre 10.001 y 150.000 euros en las situaciones más severas.

Además, Luis San José, abogado laboralista de AGM Abogados, destacó a este medio el papel del registro retributivo, que debe ser anual, la implementación del Plan de Igualdad y el derecho de los trabajadores a la desconexión digital entre las obligaciones que “es necesario recordar a las empresas” de cara a su correcta gestión. 

Medidas contra el acoso laboral

Esta obligación aparece recogida de forma indirecta en el Estatuto de los Trabajadores (ET), pero es la Ley Orgánica 3/2007, para la igualdad efectiva entre mujeres y hombres, la que desarrolla con detalle cómo cumplir esta obligación empresarial, que se encuentra integrada dentro del denominado Plan de Igualdad. Para ello, los empresarios deben establecer una serie de medidas que minimicen y erradiquen cualquier forma de acoso en el ámbito laboral. 

En este caso, todas las empresas, independientemente de su tamaño, deberán elaborar este protocolo contra el acoso a partir de un manual de acción que permita prevenir y sancionar este tipo de conductas, y establecer canales a través de los que se pueda llevar a cabo su denuncia. 

En el caso de los negocios sin Plan de Igualdad (la mayoría de autónomos y pymes) deberán negociar el protocolo contra el acoso laboral con la representación legal de las personas trabajadoras o la representación sindical. 

Aquellos negocios que no cuenten con un protocolo de acoso pueden ser sancionados con multas que van de los 7.501 euros a los 225.018 euros.

Registro retributivo

Como aclaró el abogado laboralista, esta actuación de obligado cumplimiento “es para todas las empresas, no solo aquellas de más de 50 trabajadores”. Es un registro que debe realizarse anualmente y que entró en vigor en 2019. 

Al respecto, el Estatuto de los Trabajadores establece que “el empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo”. 

Según San José, el registro salarial tiene por objetivo garantizar la transparencia en la información retributiva de las empresas, “conformando un elemento más para confeccionar la auditoría retributiva, que se lleva a cabo en el Plan de Igualdad”. 

El abogado detalló que, además de tener que realizar por medio de este la valoración de los puestos de trabajo, hay que reflejar las medias aritméticas y medianas de las agrupaciones de los trabajadores de igual valor en la empresa, desglosados por sexo y desagregados por salarios, y sus complementos salariales y no salariales. 

Las sanciones graves por no realizar el registro retributivo son de hasta 6.250 euros, y cuando el documento concluye que efectivamente se está produciendo una desigualdad, hasta los 187.515 euros. 

Registro de jornada

Surge también del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, a partir del cual todas las personas trabajadoras deben rellenar un registro diario de su jornada, indicando las horas de la misma, las horas extra y las mensuales.

Las sanciones por no llevar a cabo el registro de jornada pueden alcanzar:

• Sanciones leves: entre 60 y 750 euros. 
• Sanciones graves: de 751 a 7.500 euros.
• Sanciones muy graves: entre 7.501 y 225.018 euros.

Prevención de Riesgos Laborales

La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligación de gestionar todos los riesgos derivados de cada puesto de trabajo, incluidos los riesgos psicosociales. 

En ese sentido, el Gobierno establece como tal “las medidas adoptadas en todas las fases de actividad empresarial para evitar o disminuir riesgos en el trabajo”, es decir, “ la posibilidad de que un trabajador sufra un determinado daño derivado del mismo”.  Al respecto, recoge como daño “las enfermedades, patologías o lesiones sufridas con motivo u ocasión del trabajo”. 

La falta de un plan de PRL puede alcanzar sanciones graves de hasta 40.900 euros y muy graves de hasta 819.000 euros.

Acuerdos de trabajo a distancia

Las empresas en las que se presten servicios mediante teletrabajo deben formalizar por escrito los acuerdos de trabajo a distancia “siempre que las personas trabajadoras superen el 30% de su jornada semanal en esta modalidad”. 

Aquellas empresas que no formalicen estos acuerdos pueden acarrear sanciones muy graves que ronden entre los 7.500 euros y los 225.000 euros.

Protocolo de desconexión digital

Según el artículo 88 de la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales, todas las empresas, con independencia de su tamaño y actividad, “deben tener un procedimiento de desconexión digital, con el que garantizar este derecho a los trabajadores”, apuntó San José. 

Se trata de un documento en el que se exponen las medidas llevadas a cabo por la empresa para garantizar “el derecho a la desconexión digital de todos sus empleados”. 

Como aclaró San José, las multas para las empresas que incumplan este protocolo, perjudicando “la conciliación de la vida familiar y laboral”, pueden ir desde los 751 euros hasta 7.500 euros. 

Ley de Protección de Datos (LOPD)

Según la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, las empresas deben adoptar las medidas necesarias para “adaptar sus procedimientos, documentación e instalaciones a la LOPD”, evitando las incidencias al respecto, primando la privacidad de los usuarios y “determinando las medidas de seguridad que se van a implementar”. 

¿Qué empresas deben aplicar la LOPD?

Las personas físicas o jurídicas, así como las entidades privadas o públicas, que utilicen datos personales de terceros para el desarrollo de su actividad empresarial o profesional. 

En ese sentido, la Agencia Española de Protección (AEPD) aclara que si la empresa "trata datos sobre personas físicas que permitan su identificación, los utilizan con fines determinados y toman decisiones relacionadas con estos" , la empresa es "responsable de la actividad de tratamiento de estos datos”. Para aquellos que almacenan o procesan los datos o  información, “siguiendo las instrucciones de quien toma las decisiones sobre los fines y los medios en los que se procesan”, son “encargados” de la actividad del tratamiento de datos. 

Para fomentar su aplicación, la AEPD dispone de una hoja de ruta para la aplicación de la LODP y el Reglamento de Protección de Datos. 

Por último, según los expertos consultados, para cumplir con la Ley de Protección de Datos, las empresas que realicen tratamiento de datos deben:

• Establecer e informar de qué tipo de datos personales se van a recoger: información básica (datos identificativos), medias (preferencias y gustos), alta (datos sensibles). 
• Indicar el tratamiento que se va a dar a los datos y los riesgos.
• Integrar medidas de seguridad que eviten la filtración de los datos.
• Mantener un registro actualizado de su tratamiento.
• Comunicar la cesión de datos a terceros, solo para fines directamente relacionados con el consentimiento de la persona interesada. 
• Obtener el consentimiento expreso de las personas para realizar el tratamiento de sus datos e informarlas acerca de qué va a suceder con ellos. El consentimiento se realizará a través de una declaración o acción informativa. 
• Informar de la política de privacidad y aviso de cookies.
• Evaluar mediante auditoría el cumplimiento de la LODP.

Las sanciones por no cumplir con la LOPD son:

• Para infracciones leves: hasta 40.000 euros.
• Para infracciones graves: hasta 300.000 euros.
• Para infracciones muy graves: hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual (la cuantía que sea mayor), según lo estipulado por la AEPD.

Canal de denuncias en los negocios 

Como se recoge en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, desde 2023, las empresas de más de 50 trabajadores deben contar con un buzón que permita a los empleados, o a cualquier persona que haya mantenido alguna relación laboral o comercial con la empresa, denunciar infracciones administrativas o penales que detecten en la empresa de manera segura. Mientras que las empresas grandes tuvieron que hacer frente a este cambio antes del pasado junio, las medianas tuvieron de margen hasta el 1 de diciembre de 2023 para hacer efectiva su puesta en marcha. 

Según detalló San José, este canal está concebido así con la finalidad de “proteger al denunciante y que no existan represalias”. Con ello, se permite denunciar infracciones a trabajadores y antiguos empleados, ”tanto si les afectan directamente, como a otros”. Por ejemplo, para denunciar que no está dado de alta un trabajador en la Seguridad Social, un caso de acoso sexual o la existencia de un falso autónomo.

Las multas con las puede sancionar la Inspección de Hacienda, según gravedad de la infracción y tamaño de la empresa, oscilan entre los 1.001 y los 300.000 euros, y para casos extremos, de hasta un millón de euros. 

Protocolos contra la violencia LGTBI

Las empresas de más de 50 trabajadores deberán incluir en sus protocolos de actuación contra el acoso un conjunto de medidas y recursos específicos contra la violencia hacia este colectivo, legislado por la Ley 4/2023. Éste “entró en vigor el pasado marzo de 2023 pero las empresas están obligadas a implantarlo antes del próximo 2 de marzo de 2024”, aclaró San José, “fecha en la que deberá estar acordado y en marcha”. 

Según establece la normativa, se amplían las causas de discriminación en las relaciones laborales a partir de factores como “la orientación sexual, identidad sexual, expresión de género y características sexuales, así como de las necesidades sanitarias específicas de las personas LGTBI”. 

Si bien aún está pendiente su desarrollo reglamentario, la ley recoge sanciones de entre 200 y 150.000 euros que la Inspección podrá imponer a partir de este marzo.

Plan de Igualdad

Las empresas que cuenten con más de 50 empleados tienen la obligación de contar con un Plan de Igualdad, aprobado, registrado, y que permita realizar un seguimiento sobre la implementación de sus medidas.

Según los expertos consultados, una de los principales cambios que trae consigo este proyecto es que, desde el pasado 1 de enero de 2023, las empresas que no cuenten con dicho plan “no pueden contratar con la Administración ni demás entidades del sector público”, dado que la LPGE del año pasado modificó la Ley 9/2017, de contratos del sector público, para este fin. 

En principio, se trata de una obligación para todas las empresas de más de 50 trabajadores desde 2022, a partir del RD 901/2020, de 13 de octubre, pero también puede afectar a aquellos pequeños negocios que tengan un convenio colectivo que así lo exija, las cooperativas con trabajadores por cuenta ajena y los casos en que se haya pactado así con las Inspección a cambio de evitar una sanción.

¿Qué debe incluir un Plan de Igualdad?

En el siguiente enlace se encuentra habilitado un servicio de asesoramiento del Gobierno a empresas en materia de planes de igualdad. Al respecto, el Ministerio competente establece que estos planes deben establecerse a partir de un diagnóstico previo, incluido en el propio plan, y que debe tratar las siguientes materias como mínimo:

• Proceso de selección y contratación.
• Clasificación profesional.
• Formación.
• Promoción profesional
• Condiciones de trabajo, incluida la auditoría salarial entre mujeres y hombres.
• Ejercicio corresponsable de los derechos de la vida personal, familiar y laboral.
• Infrarrepresentación femenina.
• Retribuciones
• Prevención del acoso sexual y por razón de sexo.

Según establece el propio servicio del Ministerio de Igualdad, en función de este diagnóstico se elaborará el conjunto de medidas, "evaluables y tendentes a alcanzar en la empresa la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres”, que conformarán el plan. Como explicó San José, el Plan de Igualdad “también debe incluir la auditoría retributiva, que se realiza a partir del registro retributivo”.

Su incumplimiento está sancionado con multas de hasta 225.000 euros.