Toda la documentación que deben conservar los autónomos de cara a Hacienda y Seguridad Social

La documentación de negocio que debe guardar un autónomo es importante de cara a cumplir con la ley, así como ante la posibilidad de tener que justificar información o bien poder recurrir alguna sanción o requerimiento. Los plazos son diferentes en cada caso y concepto y es conveniente tenerlos presentes. El archivo de negocio hay que tenerlo ordenado y al completo.

Hay una serie de documentación que el autónomo o dueño de un negocio conserva durante toda la vida, como son:

• Escrituras de constitución y los estatutos sociales.
• Elevación de acuerdos sociales.
• Otorgamiento o la renovación de poderes.
• Compraventa de participaciones, activos o acciones.
• Escrituras de disolución o liquidación.
• Libros de Actas.

Aunque, como apuntan desde la Asociación Española de Asesores Fiscales y Gestores Tributarios (ASEFIGET), “las escrituras de constitución, de disolución o liquidación y el otorgamiento o la renovación de poderes, dado que, como dichas escrituras son inscribibles, se puede solicitar un certificado de las mismas en el Registro Mercantil, en cualquier momento”.

También es necesario conservar y archivar todos los documentos relativos a licencias o autorizaciones municipales, de obras, de reformas, de salida de vehículos, así como aquellos de obligaciones por Ley, como pueda ser una inspección técnica del edificio o local del negocio, etc.

Los plazos los van marcando la legislación y las administraciones

Partiendo del artículo 30 del Código de Comercio, hay que saber que:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Es decir, se establece la obligación de conservar durante los citados seis años los libros que obligatorios para el negocio: diario, inventario y cuentas anuales, libro de actas y registro de acciones nominativas y de socios, además de todos los justificantes que aporten información de facturas emitidas y recibidas, tickets, documentación bancaria, etc. Este plazo de seis años empieza a contar desde del último asiento realizado.

Plazos de conservación de documentos que marca la normativa laboral y la Seguridad Social

La documentación que se debe conservar en materia laboral es la referente a: contrato de trabajo, registro de la jornada laboral, filiación, bajas, y justificantes de pagos del salario.

Las infracciones que un autónomo puede cometer en materia de normativa laboral tienen una prescripción de tres años. Y, en cuanto a la conservación de los resúmenes mensuales de los registros de jornada, el período es de cuatro años. Sin embargo, mientras las posibles infracciones relacionadas con la Seguridad Social prescriben a los cinco años.

Ahora bien, el art. 131 del Código Penal establece 10 años para conservar la documentación fiscal y laboral relacionada con delitos contra la Seguridad Social o Hacienda. Por lo tanto, en un proceso penal se podría exigir documentación laboral y fiscal con 10 años de antigüedad.

Plazos de conservación de documentos que marca la normativa tributaria

La Ley General Tributaria establece que debe cumplirse un plazo de cuatro años para guardar documentación al respecto. Y hay que tener en cuenta que el período empieza a contar desde la finalización del plazo voluntario de presentación de cada impuesto.

Ahora bien, en el caso de los créditos fiscales queda establecida, por parte de la Administración, la posibilidad de comprobar y emitir un requerimiento aunque sea sobre esos períodos ya prescritos. Por lo tanto, para créditos fiscales hay obligación de mantener toda la documentación al respecto.

Plazo de conservación de documentos para las subvenciones concedidas

Los documentos que justifican las subvenciones que solicitó autónomo y que le fueron concedidas, como por ejemplo los bancarios, los originales de los fondos recibidos, etc. hay que conservarlos durante todo el periodo de la subvención. Y siempre hay que leer bien las bases que se publicaron de manera oficial cuando se anunció la subvención, pues pueden indicar el plazo de conservación de la documentación de cara a una posible y/o futura comprobación o control por parte de la Administración.

Si la subvención tiene participación de fondos europeos, el plazo para conservar toda la documentación es de tres años a partir del 31 de diciembre siguiente a la presentación de las cuentas y gastos de dicha operación. Y, además, las facturas deben conservarse durante seis años.

Plazo de conservación de documentos para poder ejercer reclamaciones

Estos plazos son amplios y obligan a conservar mucha y posible documentación. Según el Código Civil, son seis años para posibles acciones a tomar o defenderse sobre bienes muebles; 15 años en cuanto a acciones personales; 20 años ante una acción hipotecaria y 30 años en lo referente a acciones sobre bienes inmuebles.