Los 241 millones de facturas electrónicas que se emitieron en 2020 ahorraron 1.860 millones de euros a los autónomos

La factura electrónica permitió ahorrar a los autónomos más de 1.860 millones de euros el pasado año. Se trata de una herramienta que, si bien lleva años al alcance de los negocios, no está aún muy implantada en el colectivo. No obstante, y según un estudio de SERES, una empresa de servicios de intercambio electrónico que está especializada en facturas digitales, aquellos profesionales que sí la utilizan han experimentado un importante ahorro, tanto en costes de gestión como en tiempo, puesto que otra de las grandes ventajas de este tipo de factura es la automatización.

Los profesionales se van familiarizando poco a poco con esta forma de emitir facturas en sus relaciones comerciales y van conociendo las ventajas que éstas pueden tener para sus actividades. De salir adelante el Proyecto de la Ley Crea y Crece, el cuál ya ha sido aprobado por el Consejo de Ministros, estos documentos digitales pasarán a ser obligatorios. El Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha visto en las facturas electrónicas una oportunidad para acabar con la morosidad entre las empresas, utilizándolas para controlar los periodos de pago. Además, es su intención usarlo como freno al fraude fiscal. En este sentido, el ministerio creará un Observatorio de Morosidad Nacional, que se encargará del seguimiento y evolución de los datos de pago, y facilitará la tecnología y los conocimientos necesarios para confeccionarlas a los autónomos que no cuenten con esos recursos.

El uso de este tipo de factura digital se ha incrementado notablemente desde el inicio de la emergencia sanitaria puesto que evitaba el contacto interpersonal entre los trabajadores. Tanto es así, que el documento de SERES revela que durante el año pasado se enviaron 241 millones de facturas electrónicas, lo que supone un aumento del 16% respecto a 2019. A modo de curiosidad, el informe asegura que este tipo de recibos evitó la tala de 12.960 pinos, al no requerir papel para imprimir la información del tique, una cifra que supone el 86% de la masa forestal del parque de El Retiro de Madrid.

¿Qué más ventajas tiene la factura electrónica?

Según los expertos, un autónomo suele invertir una media de tres minutos en crear, modificar y enviar una factura a un cliente, tiempo que asciende hasta los 10 minutos para la recepción, verificación y archivo de los datos. Si bien a priori no parece demasiado, hay que tener en cuenta que los trabajadores por cuenta propia gestionan cientos de facturas al mes, por lo que, a la larga, puede llegar a ser una pérdida de tiempo para los profesionales. En cambio, contar con un programa de facturación electrónico "les ahorra más de 16 horas al mes", aseguraron en SERES.

A esto, hay que añadir todas las sanciones se pueden evitar los autónomos si empiezan a emitir y recibir recibos digitales. No está de más recordar que el artículo 201 de la Ley General Tributaria establece como infracción grave el incumplimiento de los requisitos exigidos por la normativa reguladora de la obligación de facturación -que implica todo el proceso de creación de una factura, desde la expedición hasta el deber de conservación de las mismas-.

Así, las principales ventajas del uso de la factura electrónica son:

• Ahorro de dinero y tiempo: no se producen gastos en papel y medios tradicionales para su elaboración y las facturas recurrentes o con recordatorios de pago automatizarán todo el proceso.
• Evitar sanciones de la Inspección.
• Controlar más exhaustivamente los ingresos y gastos: aparecen en mismo fichero todas juntas y es más fácil conocer en que estado se encuentra cada una a tiempo real.
• Vigilar si se cumplen los plazos de pago y reducir la morosidad.
• Posibilidad de crear facturas más personalizadas: donde se incluya la imagen de marca y el diseño del negocio.

Los pequeños negocios lideran el uso de este tipo de factura

Otro de los aspectos que destaca el informe de SERES es que, al contario de lo que pueda parecer, son los pequeños negocios los que lideran el uso de la factura electrónica. Así, los autónomos acumularon en 2020 el 35% de las emisiones totales y el 32% de las recepciones. A las actividades de menor tamaño, les siguen muy de cerca la mediana empresa con el 34,% de las emisiones de este tipo de facturas y el 25,11% de las recepciones. Por último, están las grandes compañías a las que se reconoce tan solo el 16% de las emisiones y el 13% de las recepciones.

Respecto a los sectores, el informe sitúa al sector servicios como el que encabeza el uso de la factura electrónica con casi el  62% de documentos emitidos y el 77% de los recibidos en este formato. En segundo lugar se encuentra la industria, con el 28% de facturas emitidas y el 28% recibidas. El sector primario se encuentra en último lugar con sólo el 0,46 % de los documentos emitidos y el 0,54 % de los documentos recibidos.

En este sentido, cabe destacar que el uso de la factura digital lo encabezan la Comunidad de Madrid, con el 37% del total de emisiones. Le sigue Cataluña con el 27% y Andalucía con un 11%. En el lado contrario, se encuentran Ceuta y Melilla (0,01%), Islas Baleares (0,14%) y Extremadura (0,21%), que son las comunidades autónomas donde se registraron los menores volúmenes de emisión y recepción con este mecanismo.

Datos que no pueden faltar en una factura electrónica

• El número y serie de la factura, que debe ser correlativa.
• Fecha de emisión.
• Fecha de las operaciones de la factura electrónica.
• Denominación social del negocio emisor y destinatario. En caso de que se trata de un particular, su nombre y apellidos.
• Número de identificación fiscal del emisor de la factura y del destinatario.
• Domicilio fiscal del emisor y destinatario.
• Operaciones o concepto de la factura, con una descripción de las mismas.
• Base imponible, tipo impositivo de IVA y retención de IRPF si corresponde.
• Cantidad total de la factura al sumar base imponible e IVA y restarle el IRPF.