Miércoles. 12.12.2018

EVITAN FRAUDES Y FALSIFICACIONES

Los 6 documentos que nunca debes dejar de tener impresos

Los 6 documentos que nunca debes dejar de tener impresos

A pesar de la creciente digitalización de todos los procesos empresariales, todavía existe cierta documentación que requiere ser conservada en formato impreso. Y es que el papel sigue evitando fraudes y falsificaciones. Estos son los seis documentos que debes imprimir y guardar a buen recaudo.

Los 6 documentos que nunca debes dejar de tener impresos

Cada vez es más notoria la digitalización de la sociedad y, por ende, de los negocios: smartphones, ordenadores, nubes, e-commerce, estrategias digitales, redes sociales... No obstante, esta transformación de los procesos empresariales tiene ciertos límites.

Este límite se encuentra en la documentación, en la burocracia. A pesar de la llegada del Sistema Red y del SEDESS, la consultora Sage señala seis documentos que siempre deben guardarse en formato impreso.

Documentos que debes tener impresos

Progresivamente, los autónomos están empezando a convivir con el cloud computing, más conocido como ‘la nube’. Aquí es donde guardan todos los documentos relacionados con el negocio, algo que debe convertirse en costumbre para todo el colectivo.

Sin embargo, hay ciertos documentos que deben imprimir y conservar en formato físico. Y es que, según explica Sage, “cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos coexistan en ambos formatos”. Ya que, aunque los originales se conserven en papel, las copias digitalizadas de muchos de estos documentos se envían a diario por mail.

  • Contratos

El contrato es un documento con el que trata a diario cualquier autónomo: proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler o contratos de empleados, entre otros. Es necesario mantener la copia original del contrato en papel, porque es mucho más sencillo evitar falsificaciones. Incluso la consultora avisa de que es imprescindible firmar con bolígrafo azul porque facilita el proceso de identificar esta falsedad documental.

No obstante, a pesar de que es necesario conservar estas copias impresas, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos, para una mejor accesibilidad a ellos.

  • Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales o el alta en el registro industrial, por ejemplo, son algunos de los muchos documentos oficiales que los autónomos tienen que tener a disposición de una posible inspección.

Por este motivo, siempre es conveniente conservar una carpeta que solo guarde este tipo de documentos impresos para estos casos.

  • Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir ciertos documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos. Ya sean facturas, tickets de gastos y otros justificantes.

Sin embargo, Sage señala que “aquí también existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda”, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria. 

  • Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales. Además, son selladas en cada hoja por el notario y se ponen timbres del estado en cada folio. Por último se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento.

Por otro lado, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil a lo que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. “Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico”, explica la consultora.

  • Contraseñas de las cuentas

Hoy en día, debido a la digitalización, los autónomos conviven con un arsenal de contraseñas. Dado que la solución nunca es tener el mismo cifrado para todas las cuentas y guardarlas en un documento en el ordenador es carne de ciberrobo, la única opción viable es apuntarlas en papel y guardarlas a buen recaudo.

  • Tarjetas de visita

Sage es contundente respecto a este tema: “A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer, y el intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones”.

El motivo de que estas tarjetas se nieguen a extinguirse radica en el contacto social que ofrecen. A pesar de las facilidades que ofrecen las redes sociales, el contacto humano sigue siendo la mejor vía para relacionarse, tanto a nivel personal como empresarial.

Los 6 documentos que nunca debes dejar de tener impresos